الاتصالات الداخلية في وضع العزل الذاتي: لماذا "العمل عن بُعد" لا يساوي العمل من المنزل

وجد العالم الحديث نفسه في وضع من إجراءات الحجر الصحي الصارمة للمرة الأولى ، لكن معظم الفرق في مجال تكنولوجيا المعلومات والمجال الرقمي تمكنت من التحول بسرعة إلى "التحكم عن بعد" ، مع الحفاظ على العمليات. يبدو أن العزلة الذاتية القسرية بشكل عام لم تفاجئ صناعة التنمية. يوجد العديد منها بالفعل في ظروف قريبة من مكتب رقمي: متتبع المهام ، والدردشة ، وتخزين المعلومات في أنظمة الويب والتخزين السحابي. بقي فقط لنقل اجتماعات الفريق وبين الفريق إلى الفضاء عبر الإنترنت. ولكن كلما عملنا لفترة أطول في العزلة الذاتية ، زادت وضوح التغييرات التي تحدث تدريجيًا في اتصالات الفريق الداخلية. ومع هذه التغييرات ، يجب أن تكون جاهزًا للعمل.







مرحبًا ، أنا أوليا - hr في شركة غاميديف صغيرة في سانت بطرسبرغ. نحن نعمل من المنزل منذ أكثر من ثلاثة أشهر. في هذا النص ، أود أن ألخص التجربة المكتسبة نتيجة مراقبة فرقنا خلال فترة العزلة الذاتية ومشاركة حالاتنا.

ما الفرق بين طاولة الكي وطاولة العمل؟ الفرق بين العمل من المنزل و "العمل عن بعد"

تخيل أنك تعمل باستمرار في مكتب. لكن الساعي ، الذي من المفترض أن يسلم الأريكة إلى منزلك ، اتصل في الصباح وقال إنه لن يكون يوم السبت ، ولكن اليوم خلال النهار. لقد حذرت فريق / Team Lead / hr team أن عليك العمل من المنزل اليوم. عند العمل من المنزل ، ستلتزم بالعمليات المكتبية العادية. هناك اختلاف واحد فقط - يصبح حضورك في الاجتماعات والتواصل مع الزملاء أمرًا افتراضيًا. سيتم تسليم الأريكة وستعود إلى المكتب غدًا.



في هذا اليوم ، عندما تضطر إلى العمل في المنزل ، يمكنك الحصول على جهاز كمبيوتر محمول على ركبتيك. إنها مسألة أخرى تمامًا إذا أصبح المكتب غير متاح لفترة طويلة ، على سبيل المثال ، لبضعة أشهر. عاجلاً أم آجلاً ، ستدرك أنك بحاجة إلى شيء أكثر راحة من الركبتين.... وإذا لم تكن هناك طريقة لوضع مكتب وكرسي بذراعين ، فأنت تبدأ في إيجاد "حلول عكاز". سيؤدون وظائفهم لبعض الوقت ، لكن هذا غير منتج وغير مريح. يحدث الشيء نفسه في الاتصالات والعمليات.



العمل عن بعد ، على عكس يوم أو يومين من العمل من المنزل ، ينطوي على أداء مهام العمل على مسافة ثابتة من منطقة صاحب العمل. في هذه الحالة ، تتم جميع اتصالاتك أيضًا من خلال وسائل الاتصال ، ولكن العمليات ، كقاعدة عامة ، يتم تكوينها بشكل مختلف إلى حد ما منذ البداية (حتى أنك قمت بتجهيز نفس مكان العمل لنفسك مقدمًا).



بشكل عام ، أعطتنا قصة الفيروس جميعًا فرصة جيدة لاختبار عملياتنا. إذا لم تنجح العمليات بالطريقة التي تريدها ، أثناء عمل قصير الأمد من المنزل ، فمن المحتمل ألا يتم تصحيحها. في المكتب ، كان الأمر أقل وضوحًا ، ولكن الآن بدأت ترى بالتفصيل السلبيات والنقاط التي تحتاج إلى إصلاح.



إذا تحدثنا عن مثال شركتنا ، فحتى قبل حدوث الوباء كان هناكتم تنفيذ معظم عملياتنا في البداية في وضع "المكتب الرقمي". لم يتطلب الأمر منا الكثير للانتقال إلى العمل من المنزل. نعم ، لقد ازداد التواصل في المحادثات ، وبدأت جميع الاجتماعات في التكبير. لقد غيرنا ساعات العمل قليلاً. قمنا بنقل دروس اللغة الإنجليزية والرياضة والحفلات عبر الإنترنت. جلبنا المعدات والأثاث إلى المنزل لأولئك الموظفين الذين أرادوا ذلك. كل أسبوعين ، تم إرسال الحزم إلى جميع أعضاء الفريق بشيء لطيف (هدايا جيدة ، هدايا صغيرة على شكل أقنعة ذات علامات تجارية وسماعات رأس لاسلكية ، وحتى الكحول). يبدو أننا تكيفنا بسرعة ونجاح ، ولم تتغير العمليات كثيرًا. ولكن بحلول نهاية الشهر الثاني من العمل من المنزل ، بدأت تظهر بعض التحولات في مجال الاتصالات.



في المجموع ، لدي 9 فرق ، لكل منها قائد فريق خاص بها ، وهناك مدير مشروع يراقب المواعيد النهائية والموارد. نقوم دائمًا بتنفيذ المهام في تعقب المهام. كل فريق لديه موقف يومي. هناك اجتماعات الفريق وعبر الفريق للمزامنة. جميع الفرق رائعة وباردة ، لكن كل فريق فريد من نوعه. من وجهة نظر الاتصالات الداخلية ، يمكن تقسيمها إلى ثلاثة أنواع.

ك - فريق

الناس الذين يشتركون في القيم المشتركة. كقاعدة عامة ، لدى الفريق هدف مشترك يعرفه الجميع ويكافح من أجله. يمكن صياغة هذا الهدف بطرق مختلفة ، ولكن المعنى هو نفسه - منتج مربح عالي الجودة.



الناس في هذه الفرق يعرفون منتجهم ويفهمونه بعمق ، ويبذلون الجهد ويقلقون بصدق بشأنه. غالبًا ما يكمن دافع الموظفين في التأثير على المشروع ورؤية كيفية تحقيق نتيجة جهودهم الخاصة وتحقيق نتائج (شعبية المنتج / ردود فعل إيجابية من مستخدمي المنتج / منتج مربح ، وما إلى ذلك).



نموذجي لهذه الفرق:

• الشفافية ؛
• مستوى عال من الثقة في بعضهم البعض ؛
• وعي الناس ؛
• الكثير من الاتصالات.

كل عضو في الفريق لديه حق الوصول إلى جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع. هذا لا يعني أن كل شخص يراقب أي مشكلة بشكل عشوائي ويتواصل معها. ولكن الجميع يعرف مجال مسؤوليتهم ويمكنهم الوصول بحرية إلى المعلومات الضرورية لحل مشاكلهم دون "عوائق". بالإضافة إلى ذلك ، هذا منع من " عامل الحافلة ": يمكن لأعضاء الفريق بسهولة تولي مهام أحد الموظفين إذا لم يتمكن فجأة من العمل.



للوهلة الأولى ، تبدو مثالية. يسعى العديد من المديرين التنفيذيين والموارد البشرية لخلق هذا النوع من بيئة العمل. إنه لأمر رائع إذا نجحت. هذا صعب حقا تحقيقه. ولكن - وهنا يعتمد كل شيء على أهدافك - في بعض الأحيان لا تحتاج الشركة إلى هذه الفرق. وينطبق هذا بشكل خاص في الحالات التي يمكن فيها تفكيك مهامك وتقسيمها بين فناني الأداء.

ك- الأمر على "البعيد"

اتضح أنه الأصعب على هذه الفرق. الثقة والشراكات هي نتيجة العمل اليومي لكل فريق. الغرض من العديد من التواصل بين الأقران هو الحفاظ على التفاهم المتبادل والقيمة والفهم للمشروع. يستغرق وقتا وجهدا. في بيئة مكتبية ، يكون إنشاء مثل هذه الاتصالات أسهل بكثير من إنشاءها عبر الإنترنت. ترى الزملاء ، من الأسهل بالنسبة لك العثور على وقت مشترك ، وتناول القهوة معًا ، وبدء محادثة وعصف ذهني لميزة جديدة لمشروع ، أو رؤية حل أبسط لمشكلة ما. في المكتب ، سيكون من الأسهل ملاحظة ما إذا حدث شيء ما لشخص ما - يمكنك طلب المساعدة والمساعدة على الفور.



في بيئة على الإنترنت ، من الممكن الحفاظ على مثل هذه العلاقة القوية ، ولكنها تتطلب المزيد من الطاقة والمزيد من الوقت للتواصل. قد ينتهي بك الأمر إلى الإرهاق بكمية لا تصدق من المواعيد للمزامنة بحيث لا يكون لديك وقت لإكمال المهام.



في حالتنا ، دفعت رغبة الموظفين في الاستثمار في المشروع الرجال إلى حقيقة أنهم بدأوا في العمل الزائد واللحاق بمهام تتجاوز وقت العمل. هناك العديد من العيوب التي واجهناها:

• , . — . , : , , , ( , ).
• : .
• - , . . , .

?

ربما تعرف من يغرق في فريقك أكثر من أجل التواصل - مع درجة عالية من الاحتمال ، فإن هؤلاء الأشخاص أنفسهم يغرقون في العمل المكتبي. امنحهم المزيد من الوقت. أصعب شيء بالنسبة لهم هو التكيف مع الواقع الجديد. توجيه أنشطتهم الاجتماعية في الاتجاه الصحيح.



كن مستعدًا لحقيقة أن الأشخاص الذين "هم سائقو الاتصالات" سيظلون يشعرون عاجلاً أم آجلاً بأن هناك تواصل أقل وأن أهمية القيم القديمة قد ضعفت قليلاً. هذا سيجعلهم غير مرتاحين. سيبدأ الموظفون الأفراد في التفكير بأن "العصر قد ولت" ، وقد تقودهم هذه الأفكار إلى البحث عن فريق جديد.

مختلط

هنا مجتمعون لديهم قيم مشتركة. شخص ما يقسمهم ، ولكن بالنسبة لشخص ما "هم فقط". قصة مشابهة ذات هدف مشترك. يقوم الأشخاص بمهامهم ، ويتواصلون مع بعضهم البعض بمستوى جيد إلى حد ما ، ويقومون بالمزامنة حسب الحاجة. لكن دافعهم هو الأداء عالي الجودة لمهامهم وردود الفعل الإيجابية من قائد الفريق / المدير ، ونموهم المهني الخاص.



يمكننا القول أن هذا "نموذج مختلط". هناك أشخاص لديهم ميول تواصل مختلفة ، وبشكل عام يكملون بعضهم البعض في الفريق. يسعى شخص ما للحفاظ على عدد كبير من الاتصالات ، شخص ما يضع إطارًا لعددهم.

فرق نائية مختلطة

أقل أهمية هنا هو أن الموظفين بدأوا يفقدون الاتصال مع بعضهم البعض. لكن الحمل على Team Lead زاد بشكل كبير. إذا لم يكن هناك ما يكفي من المعلومات / الفهم ، كان الرجال بحاجة إلى انتباهه والوقت الذي لم يكن كافياً للجميع. هذا ، في الواقع ، كان الفريق في بعض اللحظات يفتقر إلى الاستقلال ، لأنه يمكن حل العديد من القضايا دون مشاركة القائد. لكن الفريق لم يفهم ذلك تمامًا في البداية.

ماذا أفعل؟

تصرفنا ببساطة شديدة وربما بقسوة. تركنا الفريق لحل المشكلة بدون قائد الفريق. بالطبع ، شاهد العملية من الجانب وقدم التأمين. لكنه لم يتدخل في العملية ، إذا لم تكن هناك حالات حرجة. تدريجيا ، بدأ عدم الاستقلال يزول. في الواقع ، لم تكن هناك تغييرات جذرية في الفريق المختلط. هذا مجرد مثال جيد على أهمية التوازن والأشخاص الذين يكملون بعضهم البعض.

فريق العمل

بالطبع ، نسعى جاهدين لضمان الحفاظ على القيم والحفاظ عليها في كل فريق. ولكن لهذا النوع من الفريق ، فإن الدافع هو في المقام الأول استكمال المهام في الوقت المحدد وبكفاءة. الأهم للناس:

• تبسيط العمليات ، وردود الفعل في الوقت المناسب على عملهم ؛
• اختصاصات واضحة من قائد الفريق أو عميل داخلي والقرار الذي يتم تلقيه منهم في الوقت المناسب "مقبول" ؛
• مهام غير تافهة والقدرة على بناء خبرتك ومحفظتك.

هناك رأسي معين يحلل المهام ويقسم الفريق إلى فنانين ، مما يمنح كل منهم معارفه التقليدية. لا يقضي الموظفون الكثير من الوقت في التواصل وبناء شراكات في فريق. إن الهدف من العمل بالنسبة لهم هو إكمال المهمة على مستوى جيد ، لإعطاء نتيجة عالية الجودة. التالي هو مهمة قائد / قائد الفريق ، كيفية دمج هذه النتيجة في المشروع.



يتم تشكيل مجموعات العمل هذه في أغلب الأحيان عندما يكون عدد كبير من المهام ليست مهام فريق ، وهناك حاجة إلى مؤدي واحد فقط لحلها.

مجموعات العمل عن بعد

ربما تم تكييف هذا النموذج في البداية بشكل أفضل للعمل عن بعد. لم يلاحظ أعضاء فريقنا هذا الفرق في الواقع عندما دخلوا في عزلة ذاتية. وهم ليسوا في عجلة من أمرهم للعودة إلى المكتب.



ومع ذلك ، حتى في مجموعات العمل هذه ، لدينا أحيانًا مهام للفريق بأكمله. وهذا يعني التزامن بين جميع المشاركين في العملية. في ظروف العمل من المنزل ، كان من الصعب على الرجال القيام بذلك. استمروا في أداء المهمة في وضع "أقوم بعملي ، والباقي لا يهم".



تخيل: ساشا ، شخص منفتح يحب العمل بمفرده ، يحصل على مهمة جماعية. إنه مجبر على أن يجد نفسه في موقف لا يستطيع فيه المرء الاستغناء عن التزامن مع زملائه الآخرين. في السابق ، في المكتب ، كان ساشا يتحول بهدوء إلى أقرب زميل له. ومعه بالفعل ، كنت أخرج تدريجياً بطريقة ما للتواصل مع الفريق بأكمله. والآن كل شيء بعيد بنفس القدر ، وقد يكون لدى ساشا المشروط عقبة اجتماعية في الوقت المناسب.



يمكن أن تكون أسباب الكتلة مختلفة ، على سبيل المثال ، الشعور بأن الجميع مشغولون ، وانخفاض مشاركة الزملاء في العمليات المشتركة ، وما إلى ذلك. من الصعب التغلب على هذه الكتلة عن بعد. ربما ساشا زميل جيد وقادر على ذلك. ولكن ماذا لو قرر انطوائيه الخروج عن النطاق لفترة "بعيد"؟ بالطبع ، سنقوم باختبار اتصال ساشا. لكنك تحتاج إلى تخصيص وقت لحقيقة أنه سيكون عليك معرفة ما هو مانع ساشا ، ومساعدته. في الواقع ، يتم حل المشكلة ببساطة عن طريق وقت إضافي للتواصل ، واثنين من اجتماعات الفريق وميسر جيد.

ماذا أفعل؟

الإنسان كائن اجتماعي. وعلى الرغم من عدم وجود الكثير من الاتصالات في هذه الفرق ، يحتاج كل من موظفيك إلى نوع من الإشباع باحتياجاتهم الاجتماعية من أجل الشعور بالأهمية والحاجة في المشروع. تأكد من أن رفاقك ، بسبب نقص المهام المشتركة ، ينفذون هذه الاحتياجات بطريقتهم الخاصة وبشكل منفصل عن الفريق. شخص ما يلعب ألعاب الكمبيوتر في المنزل ، يركز شخص ما على التواصل مع الأصدقاء ، شخص يساعد الأطفال في أفريقيا. ويحصل شخص ما على تجارب جديدة ويلبي احتياجاته الاجتماعية أثناء السفر ، لأن الأشخاص الذين يعملون عن بُعد باستمرار هم الذين يسافرون غالبًا.



من المهم التأكد من أن كل موظف في الفريق لديه الفرصة لتحقيق هذه الرغبات ، إن لم يكن في الفريق ، ثم في الشركة ، ربما عند التواصل مع الزملاء من الفرق الأخرى. عاجلاً أم آجلاً ، سيؤدي هذا دورًا إيجابيًا لكل من الموظف وفريقه.

ما هو الحد الأدنى؟

يمكن رؤية التغييرات الواضحة الأولى داخل الفرق بنهاية الشهر الثاني من العزلة الذاتية. في تلك اللحظة ، أصبح الفرق بين العمل من المنزل و "العمل عن بعد" واضحًا. بعد ثلاثة أشهر خارج المكتب ، يمكننا القول أننا بدأنا بالفعل "العمل عن بعد" القسري والكامل. في مكان آخر ، لا تزال التغييرات جارية.



في الواقع ، يبدو الحل لجميع الفرق بسيطًا بما يكفي - ابحث عن التوازن. عندما ينسى الموظفون الحاجة إلى المزامنة عند الانتهاء من مشروع مشترك ، ضع ميسرًا جيدًا وعقد اجتماعات منتظمة مع المبنى المجاور. عندما يكون هناك الكثير من الاتصالات غير التجارية ، أوضح للفريق أن الاتصالات الخارجية يجب أن تظل خارج نطاق المهام.



على سبيل المثال ، قمنا بإنشاء "مطبخ عبر الإنترنت". في السابق ، كان بإمكان الموظفين الاختلاط بشكل غير رسمي في المطبخ أثناء الغداء. في غياب مثل هذه الفرصة ، يمكنهم سحب مسيرات العمال ، واستخدامها للتواصل في غير العمل ، ليسألوا بعضهم البعض كيف حالهم. لذلك ، عقدنا اجتماعًا أبديًا ، يمكن للجميع الانضمام إليه في أي وقت ، وحثنا الجميع على إجراء محادثات غير رسمية في الفيضان. التواصل غير الرسمي مهم للجميع - وبهذه الطريقة نتعرف على بعضنا البعض بشكل أفضل ونتنبأ بسلوك الزملاء في مواقف معينة.



وبالطبع ، من المهم الاستماع إلى مشاعر أعضاء الفريق الفردية. هذا يسمح لك بملاحظة في الوقت المناسب أن شخصًا غير مستوحى من التغييرات في الفريق ، والرد بسرعة على ذلك.



لأنفسنا ، قررنا أن نبقي عملنا في المكتب. ونحن نفتحه بالفعل بسلاسة لأولئك الذين تعبوا من بيئة المنزل ويشعرون براحة أكبر في المكتب. في الوقت الحالي ، لا تزال لدينا الفرصة للعمل هناك وهناك.



في البداية ، كان هناك 13٪ ممن يرغبون في العودة إلى المكتب. لكن 4٪ فقط خرجوا بالفعل. الأسباب الرئيسية لهذا الانخفاض (إذا استبعدنا الأسباب المرتبطة بالفيروس التاجي) هي:

1. الانضباط الذاتي. لاحظ البعض أنهم اعتادوا بالفعل على العمل من المنزل ، وكان من الصعب عليهم إجبارهم على الذهاب إلى المكتب.
2. غياب الموظفين الآخرين في المكتب - يرى الكثيرون المكتب كفرصة للتواصل المباشر ، وحتى زيارته على الأقل من نصف الزملاء ، فلا فائدة من القدوم. هذا يدل على أن التواصل هو سبب قوي لاختيار مكتب ، ولا يمكن تجاهل هذا الجانب.

إنه لأمر رائع إذا تمكنت من النجاة من نظام "العمل من المنزل" القسري الطويل مع الفريق. قد تميل إلى التبديل إلى هذا الوضع على أساس دائم. نصيحتي هي الاهتمام بالاتصالات الداخلية ، والتي ستكون مختلفة جدًا عند العمل عن بُعد عما اعتدت عليه عند العمل من المنزل. تذكر أن توصيل جميع الاتصالات عبر الإنترنت ليس التغيير الوحيد الذي ينتظرك على طول الطريق.