من هم "المقاولون من الباطن"؟
الشركات التابعة هي الأشخاص الذين يعملون في أقسام أخرى من الشركة ومتخصصون في مجال معين. يتم تعريف المقاولين من الباطن على أنهم أولئك الذين يتفاعل معهم مديرو المنتجات بانتظام ، لذا يجب معرفة من هم.
أولاً ، دعونا نلقي نظرة على مبدأ التقسيم إلى أقسام باستخدام مثال شركة تكنولوجيا المعلومات:
أي أن هناك بنية واضحة - كتل منفصلة تضم متخصصين من رتب مختلفة. وإليك مثال آخر في التوزيع:
كما ترى ، تمتلك الشركتان اللتان تعملان في اتجاهات مختلفة هيكلًا مختلفًا تمامًا للأقسام ، ونتيجة لذلك ، فإن المقاولين من الباطن. هذا يشير إلى أنه لا يوجد نظام عالمي للتقسيم داخل المنظمة ، كل شيء يعتمد على تفاصيل ونطاق النشاط.
يتم تقسيم الأقسام حسب مجالات المسؤولية والتأثير داخل الشركة لتبسيط التوجيه بين الأقسام. من خلال معرفة البنية الواضحة للمقاولين من الباطن ، ستفهم بسرعة أين ومن الذي يمكنك الاتصال به في الوقت الحالي بشأن المشكلة أو المشكلة التي نشأت.
لماذا نحتاج إلى "مقاولين من الباطن" ولماذا يستحيل بدونهم؟
بعد النظر في أمثلة تقسيم الشركة إلى أقسام وإدارات ، يطرح السؤال: لماذا نحتاج إلى مقاولين من الباطن ، ولماذا يعمل العديد من الأشخاص في المؤسسة ولماذا يكون من المستحيل بدونهم؟ إنها مطلوبة حتى لا يقوم مدير المنتج بواجبات الآخرين.
يرتبط عمل المنتج ، كما تعلمون ، بتوقيع العقود والأفعال وغيرها من الوثائق. في الشركات التي يتعطل فيها تنظيم الأقسام ، غالبًا ما يتحدث مديرو المنتجات عن الحصول على تعليم عالي في القانون على طول الطريق ، حيث يتعين عليهم فهم القوانين واللوائح وأشياء أخرى للعمل مع المستندات بشكل صحيح.
إنه أمر رائع عندما يتحمل المنتج المسؤولية ويقوم بالعديد من الأعمال المتعلقة بالمنتج. ولكن عندما يبدأ في أداء واجبات المتخصصين الآخرين ، فهذا أمر سيئ. أولاً ، ليس هناك ما يضمن أنه سيؤدي هذه الواجبات بشكل صحيح بسبب مؤهلاته المنخفضة في مجال أو آخر. ثانيًا ، سيبدأ المنتج في التضحية بالمهام الأساسية ، ونتيجة لذلك يتم تدمير سلامة سير العمل.
يتم توضيح كسر العمل المستقر بوضوح من خلال لعبة "Jenga". يوضح الشكل الأيسر (1) حالة عندما يقوم منتج بواجباته المباشرة ، وينقل مهام أخرى إلى مقاولين من الباطن من أقسام مختلفة وفقًا للمؤهلات. يوضح الشكل الصحيح (2) عدم التقسيم إلى أقسام وإدارات عندما يتعين على مدير المنتج أداء مهام لا تتعلق بمؤهلاته.
وبالتالي ، هناك حاجة إلى مقاولين من الباطن في الشركة للتوزيع المختص لإجراءات العمل وفقًا للمؤهلات. يمكن أن يكون أي عدد من الأقسام ، الشيء الرئيسي هو أن الهيكل مستقر.
كيفية العمل مع الإدارات الأخرى التي لديها مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها؟
إن تصحيح هيكل الشركة وتقسيم الأقسام ليس سوى نصف المعركة. من المهم بنفس القدر فهم كيفية العمل بشكل صحيح مع الإدارات الأخرى ، خاصة إذا كان لديهم مؤشرات أداء رئيسية مختلفة. سيؤدي عدم القدرة على التفاعل مع المقاولين من الباطن إلى كفاءة منخفضة.
ابدأ ببناء دائرة. ضع "نفسك" في الجزء المركزي ، وحولها - أقسام وإدارات مختلفة مع وصف حول الأسئلة التي يمكنك الاتصال بها.
يرجى ملاحظة: يوجد تحت كل قسم ملصق يحتوي على وصف لمؤشر الأداء الرئيسي - مؤشر يحدد من خلاله المتخصصون فعالية العمل.
من الملائم العمل مع هذه البطاقة ، حيث يمكنك إزالة أو إضافة قسم / قسم جديد في أي وقت.
دعونا نلقي نظرة على مثال صغير بناءً على خريطتنا. لنفترض أن إحدى الشركات قررت إطلاق متجر عبر الإنترنت. أولاً ، نكتشف القسم الذي سنكلفه به ، ثم نحدد مؤشر الأداء الرئيسي ونصف قضايا (مسؤوليات) القسم الجديد. يتم ذلك في بضع دقائق ؛ من أجل بناء مريح لخريطة ذهنية ، استخدم خدمات خاصة (على سبيل المثال ، ميرو).
القاعدة الذهبية للتفاعل مع المقاولين من الباطن هي أن تأخذ في الاعتبار في وقت واحد المقاييس الرئيسية لكل منها. حدد الأهداف التي تأخذ في الاعتبار مصالح جميع الزملاء ، ثم يسود السلام والهدوء في المنظمة ، وتتوقف كفاءة العمل عن نطاقها.
بالمناسبة ، لهذا الغرض ، يُسمح بتقسيم المتخصصين ليس وفقًا لنوع النشاط ، ولكن وفقًا للمقاييس التي يسترشدون بها في عملهم.
دعونا نلقي نظرة على مثال محدد لجعل عملية التفاعل المناسب مع المقاولين من الباطن أكثر وضوحًا. لنفترض أنك مسؤول عن بطاقة منتج في متجر عبر الإنترنت.
يتضمن وصفًا للمنتج والخصائص التقنية والصور وكتلة مع زر شراء. أنت تعلم أنه على حساب الزر ، تحصل على مليون روبل في الشهر. وفقًا لذلك ، تتبع جميع المقاييس ذات الصلة التي تؤثر على المحصلة النهائية. أقرب مقياس مهم في هذا المثال هو عدد النقرات من كتالوج المنتج إلى البطاقة (في حالتنا ، 10٪ من إجمالي عدد زوار المتجر عبر الإنترنت).
يظهر قسم المبيعات ويقترح إجراء التغييرات: إضافة لافتة منبثقة إلى الكتالوج تؤدي إلى صفحة تحتوي على معلومات حول التعاون مع الكيانات القانونية.
مندوبو المبيعات يتنبأون: ستؤدي إضافة نافذة منبثقة (نافذة منبثقة) إلى زيادة عدد العملاء المحتملين من 50 إلى 100 (مرتين). في البداية ، يبدو أن النمو المزدوج يمثل نقطة ممتازة لتطوير متجر على الإنترنت. ولكن أولاً ، فكر في الآثار المترتبة على ذلك: ما الذي يمكن أن يحدث للمقاييس المهمة للأقسام الأخرى؟ في حالتنا ، عدد التحولات من الكتالوج إلى بطاقات سلع محددة.
من المتوقع تمامًا أن تؤدي إضافة نافذة منبثقة إلى تقليل عدد الانتقالات من الكتالوج إلى البطاقات (في هذا المثال ، مرتين - حتى 5٪). وفقًا لذلك ، من زر "الشراء" ، لن تتلقى شهريًا مليون روبل ، بل 500 ألف روبل فقط.
ثم ماذا تفعل؟ أضف نافذة منبثقة أو اتركها كما هي؟ اتخذ قرارًا بعد إجراء القليل من التحليل ، ستساعدك أرقام محددة في الاختيار الصحيح. في حالتنا ، هناك خسارة قدرها 500 ألف روبل ، لذلك نحتاج إلى تقدير الربح من الابتكارات ومقارنتها بالمؤشرات الحالية.
زيادة تؤدي إلى 100 عميل محتمل في الشهر ستعطي 300000 روبل إضافية في الشهر. وبالتالي ، سوف تتلقى 800000 روبل في الشهر. هذا أقل من الربح الحالي ، لذلك ، يجب التخلي عن الابتكار. يبقى نقل القرار بشكل صحيح إلى مندوبي المبيعات ، مع مناقشة ذلك مع الحسابات. ثم لن يسيء أحد ، سيبقى الجو الجيد في الفريق وسيستمر العمل المنتج.
تكوين التجارب السلبية
يشكل تشكيل السلبية إحدى المشاكل الرئيسية لكثير من المنظمات. يتراكم أثناء العمل ، عندما لا تتطابق مهام الأقسام المختلفة مع بعضها البعض بسبب مقاييس مختلفة. ونتيجة لذلك ، يبدأ الخلاف في العمل ، ويظهر رأي حول عدم كفاءة بعض الموظفين ، ولا أحد يفهم أي شيء ، إلخ. كل هذا هو تكوين تجربة سلبية تقلل من إنتاجية عمل الأقسام ككل وكل اختصاصي على حدة.
المثال الأكثر شيوعًا يتعلق بالتسويق. الرجال من قسم الإعلان لديهم فكرة رائعة لزيادة الأرباح عدة مرات. يقدمونها إلى الإدارة ويحصلون على موافقة بدعم.
فكرة "تنحدر" للمطورين من المديرين التنفيذيين ذوي الأولوية العالية مع مواعيد نهائية ضيقة. عليهم أن يتعاملوا مع التنفيذ الفني في ظروف الطوارئ وبحد أدنى من التخطيط ، بالإضافة إلى أن جميع المهام اليومية الأخرى تتحرك ، والتي لم يقم أحد بإزالتها من الخطة.
في معظم الحالات ، الأفكار التي تم تنفيذها على عجل "لا تطلقوا النار" ، أي أن الشركة لا تتلقى الزيادة الموعودة في الأرباح عدة مرات. ونتيجة لذلك ، يطور المطورون تجارب سلبية مع جهات التسويق التي تعطل الاتصالات بينهم.
لا يجب أن يكون تطوير الأفكار الجديدة سريعًا وعفويًا. قيل في وقت سابق في المقالات أكثر من مرة: ما يبدو رائعًا جدًا بالنسبة لك لا يأتي دائمًا إلى المستخدم. لذلك ، نفذ العمل في 4 مراحل:
- . , .
- . .
- . (MVP, ) «» . .
- . , — .
وبناءً على ذلك ، إذا لم تكن الفكرة قد اجتازت المرحلة الثانية أو الثالثة - تخلي عنها ولا تأخذ وقت المطورين. بالمناسبة ، من الأفضل تنفيذ المرحلتين الثانية والثالثة عدة مرات من أجل الحصول على المفهوم الأكثر "سلاسة" ، والذي سيدخل لاحقًا في العمل الكامل.
عند تنفيذ العمل وفقًا لهذا المخطط ، سيكون من الممكن تجنب تكوين تجربة سلبية. لن تكون هناك خلافات وجو سيئ ، وسيتعامل جميع أعضاء الفريق مع بعضهم البعض باحترام وتفهم ، وهذا هو مفتاح العمل المنتج.
إطار وتصور عملية التفاعل
في الكتلة الأخيرة ، ناقشنا التجارب السلبية التي غالبًا ما تنشأ عند التفاعل مع المقاولين من الباطن. لا يمكن دائمًا العمل وفقًا للمخطط الأمثل ، المرتبط بالمقابلات مع المستخدمين والنماذج الأولية ، بسبب غموض العملية.
على سبيل المثال ، لن يفهم المسوقون الحاجة إلى ذلك ، والمواعيد النهائية "حرق" ، بل يحتاجون إلى تنفيذ وظائف جديدة بسرعة. ونتيجة لذلك ، تنشأ خلافات جديدة. لتجنب ذلك ، يجب أن تكون الأفكار شفافة لجميع المتخصصين في الشركة ، وسيساعد تصور عملية التفاعل في ذلك.
لوحة كانبان
دعونا نحاول معًا أن نتصور سير العمل داخل الشركة أو ، كما هو مألوف أن نقول الآن ، لبناء إطار من التفاعلات. دعونا نبدأ بإنشاء لوحة kanban. يمكنك تشكيلها بأي طريقة مناسبة ، ولكننا نوصي باستخدام Miro - تحتوي هذه الخدمة بالفعل على قوالب جاهزة تعمل على تبسيط العرض وتسريعه.
ستساعد لوحة kanban على تسجيل جميع المعلومات الواردة في مكان واحد: الأفكار والرسائل من البريد الإلكتروني والمراسلات الفورية وقنوات الاتصال الأخرى من المقاولين من الباطن والمهام الحالية وما إلى ذلك. إمكانيات الأداة في هذا الصدد لا حصر لها ، قم بلفها بالطريقة التي تريدها.
سيساعدك إصلاح المعلومات في مكان واحد على التركيز بشكل أفضل وعدم الاحتفاظ بالعشرات من الأفكار في ذهنك مثل "لذلك ، قال Gosha من التسويق للتحقق من ذلك وذاك ، تحتاج إلى تدوينه في مكان ما." بالمناسبة ، غالبًا ما تفكر الإدارات المختلفة في نفس الشيء ، وتقدم نفس الأفكار. من خلال عرض كل شيء في مكان واحد ، يمكنك دمجها بسهولة وتبسيط سير عملك.
من المستحسن أن يتمكن جميع المقاولين من الباطن من الوصول إلى اللوحة. هذا سيوفر عليك من المكالمات المستمرة مع الأسئلة "كيف تسير الأمور بفكرتنا؟" يكفي أن تذهب إلى اللوحة وترى حالة المهمة. ميرو ، على سبيل المثال ، لديه القدرة على ترك التعليقات ، مما يبسط التواصل ويزيل المكالمات القصيرة التي تستغرق ساعات العمل.
قم بتعيين أي مهمة لموظف معين: المطور ، المسوق ، مندوب المبيعات ، إلخ. كما أنه يجعل التواصل أسهل ، حيث سيعرف الزملاء الآخرون الشخص الذي يجب الاتصال به إذا كانت لديهم أسئلة. كل هذا بسيط وسريع التنفيذ في ميرو.
هذا هو أحد الخيارات لتصور سير العمل. على مر السنين ، أثبتت قيمتها أكثر من مرة ، مما أدى إلى زيادة إنتاجية مئات الفرق. لكن هل هذا هو الخيار الوحيد؟ وإذا كنت بحاجة إلى وصف المهمة بمزيد من التفصيل؟ دعونا نلقي نظرة على خيار بديل - Project Canvas.
قماش المشروع
لقد تحدثنا بالفعل عن نماذج اللوحات القماشية - هذه جداول كتلة تساعد في الوصف التفصيلي لنماذج الأعمال. وإذا كان من الممكن ، بمساعدة أداة ، تفكيك مؤسسة إلى مكوناتها ، فلماذا لا تحاول أن تفعل الشيء نفسه بفكرة أو مهمة؟
شاهد عينة من جدول البيانات ، تم تجميعها في ظروف حقيقية. تحتوي كل كتلة على العديد من الملصقات بمعلومات أساسية تساعد في تنفيذ الفكرة. مرة أخرى ، يتم جمع كل شيء في مكان واحد في لمحة ويسهل قراءته.
لاحظ أيضًا أن بعض الملصقات في نفس الكتلة مختلفة في اللون. هذا ليس حادثًا ، بل تدرجًا خاصًا: تم تعيين لون معين لكل قسم من أقسام الشركة لتبسيط اتجاه المنتج والمطورين. أي أن الجدول يتم مشاركته عبر جميع الأقسام (المشاركين في المشروع) ويقوم الاختصاصيون المعنيون بإدخال البيانات اللازمة في الكتل.
هذا مثال آخر على التصور الناجح للتفاعل. قيل في وقت سابق أن الفكرة الرئيسية للتغييرات يجب أن تكون شفافة لجميع الإدارات للعمل المنتج. Project Canvas هي أداة رائعة لتحديد هدف مشترك سيكون واضحًا لجميع مستويات المهارة.
ماذا يحدث إذا لم تفعل؟
تجنب التصور ، الذي يساعد على تحديد هدف مشترك لجميع المقاولين من الباطن ، سيؤدي إلى جو سيئ داخل الفريق وتشكيل تجارب سلبية. من المستحيل تحقيق الأهداف المحددة وأداء المهام في مثل هذه البيئة. لذلك ، تصور العمليات ، اجعلها "شفافة" للفريق.
من الأمثلة الجيدة على تراكم الخبرة السلبية والتقاعس عن العمل بدء تشغيل "العصا اللانهائية". تم إطلاقه في عام 2014 ، وكان المنتج عبارة عن محرك أقراص محمول بسيط يفتح الوصول إلى تخزين البيانات السحابية على الإنترنت.
في البداية ، طورت الشركة بنجاح ، وكان التنفيذ الفني على قدم وساق ، وكانت هناك شائعات حول الاهتمام من Microsoft. بعد فترة ، تم تقليص المشروع ، وكان أحد أسباب الإغلاق يسمى الصراعات المستمرة في الفريق. كما ترون ، حتى الفكرة التي تبدو رائعة جدًا يمكن أن تكون محكوم عليها بالفشل بسبب عدم وجود تصورات لسير العمل.
المقالة تقترب من نهايتها ، لذلك حان الوقت لتلخيص كل ما قيل. أولاً ، المقاولون من الباطن هم زملاء يعملون في أقسام وأقسام أخرى في الشركة. ثانيًا ، يتفاعل مدير المنتج معهم بانتظام لحل مجموعة متنوعة من المشاكل. ثالثًا ، من المهم أن تكون قادرًا على توصيل الأهداف إلى الأقسام ذات مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة ، لتحديد مقياس مشترك لتحقيق إنتاجية عمل عالية.
في الأخير ، يساعد تصور التفاعلات أو إطار سير العمل كثيرًا. تصف المقالة طريقتين - لوحات kanban وقماش المشروع ، والتي أثبتت قيمتها في الممارسة. وفي كل مرة تفكر في عدم جدوى التصور ، تذكر تاريخ "العصا اللانهائية" الناشئة.