أتمتة التفاعل بين التجار وقسم المبيعات في مؤسسة كبيرة

تصميم نظام آلي للعمل مع التجار

يعد جذب التجار والاحتفاظ بهم أحد أهم مجالات العمل لمؤسسة التصنيع والتجارة. تعد شبكة الوكلاء الفعالة الواسعة بمثابة دخل ثابت للشركة وميزة جادة في نظر المستهلكين.



ومع ذلك ، غالبًا ما يحدث أن الزيادة في عدد التجار لا تستلزم ربحًا إضافيًا فحسب ، بل أيضًا زيادة في موظفي قسم المبيعات ، الذين ، بالطريقة القديمة ، يتلقون الطلبات المجمعة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني ويعالجونها يدويًا تكلفة مثل هذا التنظيم للعمل مرتفعة ، والعملية ليست فعالة.



"لنقم بإنشاء حساب شخصي" - هذه الفكرة تأتي بسهولة ومنطقية إلى رئيس الشركة. يوجد نظام محاسبة ، الموقع موجود بالفعل ، فلماذا لا تضيف زر "تسجيل الدخول" المطلوب إليه؟



سنجيب "بالطبع ، سنضيف" ، وسنعرض بالتأكيد القيام بذلك بشكل صحيح.



ماذا تعني كلمة "صحيح" ، وكيف نفعل ذلك - هذا ما تدور حوله مقالتنا. على سبيل المثال ، سوف نستخدم حالة أتمتة التفاعل بين التجار وقسم المبيعات لشركة روسية كبيرة لتصنيع المواد للبناء والتشطيب ، والتي حددت لنا هذه المهمة.



البناء والتشطيب - يمكن مقارنة هذه العمليات المعقدة بإنشاء نظام آلي. لكي يقف المنزل (النظام) بحزم ، ويعمل بشكل صحيح ويكون مريحًا للعيش (العمل) ، من الضروري البحث عن المكان والبنية التحتية والاتصالات واختيار المواد (التقنيات) وإنشاء مشروع معماري والتوصل إلى نمط الزخرفة وحساب التقدير بدقة. وعندها فقط ، لبنة لبنة ، ابدأ البناء.

• ماذا سيكون في حساب التاجر الشخصي؟
• ما عليك سوى طلب المستندات وإنشاء واحدة جديدة.

• في الواقع ، بسيط. من أين ستأتي الطلبات؟ كيف يتم إنشاؤها الآن؟ هل من الممكن التفاعل مع هذا النظام عبر API؟ من يمكنه إنشاؤها في نظامنا؟ ومن لا يستطيع؟ هل يمكنني الإلغاء؟ ماذا لو تم شحن الطلب بالفعل؟ من سيكون له حق الوصول إلى الطلب؟ ومتى وأين ستأتي الوثائق؟ هل من الممكن تفريغها؟ كيف ستتغير الأوضاع؟ هل سيتحكم شخص ما في تنفيذ الأمر؟ يمكن أن يحتوي الطلب على مواد ترويجية ، كما تقول؟ وأي نوع من المواد ، من الذي يصنعها ، من الذي يعلق على الأمر؟

وألف سؤال آخر لم يجيب عليها أحد حتى الآن. وإذا لم ينجح الأمر ، فأنت بحاجة إلى بدء بحث كامل.

دراسة

بحث المجال



أي عمل يقوم به المحلل ، أي أنه يشارك في البحث ، يبدأ بفهم أنشطة العميل. نحن نستعد للمحادثة الأولى ، ندرس بشكل مستقل مجموعة المنتجات وجغرافيا العمل والمنافسين والمزايا التنافسية وشروط تعاون الوكلاء - كل شيء يمكن العثور عليه في المصادر المفتوحة ، على سبيل المثال ، على موقع الشركة على الويب وفي المواد الإعلانية. وهكذا ، حتى قبل الاجتماع التمهيدي الأول ، يكون لدى المحلل فهم عام لعمل المؤسسة ، ويفهم المصطلحات ، وأعد قائمة بالأسئلة التي سيطرحها.



عميلنا هو أحد الشركات الروسية الرائدة في تصنيع مواد البناء والديكور. هذه مؤسسة ذات دورة كاملة: من استخراج حجر الجبس (تمتلك الشركة قاعدة المواد الخام الخاصة بها) إلى تعبئة وتغليف المنتجات النهائية. يتم تسليم منتجات الشركة إلى أكثر من 100 مدينة في روسيا ، وكذلك إلى دول أخرى في أوروبا وآسيا. لدى الشركة حوالي 150 تاجرًا يبيعون منتجات من شبكة البيع بالجملة والتجزئة. يجري العمل بشكل شامل لجذب التجار والاحتفاظ بهم. تدعمهم الشركة بقوة في الترويج للمنتجات ، وتشجعهم على البيع أكثر بحملات تسويقية مثيرة للاهتمام ونظام المكافآت.



مقابلات مع أصحاب المصلحة ، وتحديد أهداف العمل



في الاجتماع الأول ، يجتمع المحللون وممثلو العملاء. مهمتنا هي الاستماع ، والعميل هو أن يخبرنا عن المشاكل التي تحتاج إلى حل والأهداف التي نرغب في تحقيقها. نتيجة لهذا الاتصال ، يتم إنشاء مستند سيصبح أساس النظام بأكمله. وفقًا لذلك ، سيتم تطوير جميع المتطلبات الخاصة به وسيتم إنشاء جميع الحلول.







تم التعبير عن مثل هذه المشاكل لنا:

• يتم تنفيذ جميع الأعمال مع التجار عن طريق الهاتف والبريد الإلكتروني. يتم إجراء الطلب عن طريق البريد الإلكتروني ، وتتم مناقشة التحديثات عليه في الاتصالات الشخصية. الاتصال وطلب العمل اليدوي الذي يستغرق الكثير من وقت الموظفين.
• . . , .
• : , , , . , .
• , , , , .
• يتم تحليل المبيعات للتجار ، والأرصدة في مستودعاتهم ، وتخطيط الإنتاج يدويًا بواسطة محلل مؤسسة بناءً على التخمينات والافتراضات. يتم جمع جميع البيانات في ملف واحد بتنسيق Excel ، يتم إنشاء التقارير منه.
• لا يتلقى مديرو الأقسام معلومات دقيقة حول عمل موظفي إدارتهم ولا يمكنهم تخطيط عبء العمل بدقة ووضع خطط المبيعات.

وهكذا كانت أهداف العمل:

• تحسين كفاءة اتخاذ قرارات الإدارة التشغيلية فيما يتعلق بعمليات أعمال الشركة من خلال توفير معلومات موحدة لإدارة الشركة.
• إمكانية الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً عن أنشطة شركاء الشركة: هيكل وحجم مبيعات جميع مجموعات السلع ، وخصائص العمل ، وقنوات التوزيع ، ومندوبي المبيعات.
• , .
• .
• .

الصياغة الصحيحة لأهداف العمل هي مهمة المحلل ؛ لا يحتاج العميل إلى كلمات جميلة وعبارات معقدة. من المهم وصف توقعاتك وقيودك بأكبر قدر ممكن من الدقة والكاملة ، إذا كانت موجودة من الناحية الفنية والتنظيمية. من الممكن تحديد نطاق الميزانية ، وسيعتمد حجم العمل المخطط على ذلك.



في الاجتماع الأول ، نحاول أيضًا الحصول على معلومات عامة حول تنظيم العمل في الشركة ، والتعرف على رؤساء الأقسام والأقسام الذين سيتعين علينا العمل معهم ، وتحديد مواعيد الاجتماعات الأولى لإجراء البحوث ، والحصول على وثائق للدراسة (العقود ، الاتفاقيات ، القواعد الداخلية ، القوانين ، المراسيم الحكومية التي تتعلق بأنشطة المؤسسة).



في الاجتماع الأول مع عملائنا ، قمنا أيضًا بما يلي:



1. علمنا أن:

• يتم تنظيم جميع مبيعات الشركة حسب الأقسام ، التي تم إنشاؤها بمرجع جغرافي إلى دول ومناطق روسيا.
• لكل قسم قائد والعديد من المديرين الإقليميين الذين تم تعيينهم في مناطق ومندوبي مبيعات (تجار) في مدن محددة.
• يقوم التجار بدورهم ببيع منتجات الشركة لشبكة البيع بالجملة والتجزئة ، وتزويدهم بمواقع البناء.

2. تم الاستلام:

• اتفاقية الشراكة ،
• مثال على تقرير تحليلي عن الشحنات ،
• بيان المنتج،
• مواد ترويجية.

3. تعرفت على:

• المدير العام ،
• مخرج تجاري،
• رئيس قسم المبيعات،
• رئيس قسم التسويق.
• رئيس قسم اللوجستيات ،
• رئيس الحسابات.

لجعل المحادثة مثمرة ، نطلب عادةً من العميل التحضير لها:



أ) دعوة كبار المديرين المهتمين بإنشاء النظام وهؤلاء الموظفين الذين ينشئون عمليات الأعمال الآلية ويشاركون فيها إلى الاجتماع. لا ينبغي أن يكون هناك العديد من المشاركين ، يكفي 5-6 أشخاص ، وسنتحدث بالتأكيد إلى الجميع لاحقًا. لن يستغرق التواصل مع الجميع الكثير من الوقت ، طالما أنه من المهم بالنسبة لنا أن يكون الموظف على دراية بالمشروع ، ويعطي إحداثياته ​​للتواصل التشغيلي ، ومستعد للمشاركة في بحث العمليات التجارية ؛



ب) فكر جيدًا وكن مستعدًا للحديث عن توقعاتك من النظام الجديد ، وأهداف إنشائه.



ج) اختيار موظف مسؤول سيتعامل مع المشروع من جانب العميل. يجب أن يكون الموظف على دراية بأنشطة الشركة ، ويفهم مهامها ومشاكلها ، ويتمتع بثقة زملائه. سيتعين عليه التواصل كثيرًا وتحديد المواعيد وتنسيق نتائج عمل المحللين.

كما هو أو وصف العمليات التجارية الحالية ، وتحديد المشاكل ، وجمع متطلبات المستخدم

بعد الاجتماع الأول ، تبدأ فترة بحث طويلة قد تستغرق ما يصل إلى شهرين. نحدد جميع مستخدمي النظام الجديد ، ونلتقي على حدة مع كل منهم ونكتشف كيف تتم هذه العملية أو تلك ، ولماذا يتم تنظيمها بشكل كبير ، وما هو السيئ فيها ، وما هو الجيد ، وما الذي يمكن تغييره.



مثال على قائمة الموظفين للتواصل:

• مدير عام؛
• ( );
• ( );
• ( );
• ;
• ;
• ;
• -;
• ;
• ( ).

يمكن أن يكون هناك عدة اجتماعات إذا كانت المهام معقدة وتتطلب من المحلل الغوص بعمق في التفاصيل. بعد كل اجتماع ، يتم تشكيل وصف لعمل الموظف على شكل رسوم بيانية في رموز مختلفة أو في شكل نص ، وكذلك قائمة بمتطلباته ورغباته للنظام الجديد.



مثال على وصف للوضع الحالي:



لكل تاجر كتالوج لمنتجات الشركة وقائمة أسعار صالحة. تعتمد قائمة الأسعار على المدينة التي توجد بها شركة التاجر ، وقد تعتمد أيضًا على المنشأة النهائية التي يتم توفير المواد لها (بالنسبة إلى الوكيل نفسه ، قد يتم تقديم خصم لمنشأة معينة).



لتقديم طلب ، يرسل التاجر خطاب طلب إلى عنوان البريد الإلكتروني للمدير المعين للشركة. يشير في الطلب إلى:

1. أسماء وكميات البضائع المطلوبة ،
2. تفاصيلك؛
3. عنوان المرسل إليه حيث يجب شحن البضائع ؛
4. النقل لإرسال البضائع إلى ؛
5. تاريخ الشحن المطلوب.

ينشئ مدير المبيعات طلبًا جديدًا للتاجر في نظام 1C:

• يختار المنتجات من القائمة. يتم تحديد التوافر الفعلي للبضائع في المستودع من خلال عدد البضائع المتبقية ، التي يتلقاها المدير في شكل جدول من الإنتاج في الصباح. لا يعرف المدير الكمية التي طلبها التجار الآخرون للشركة (ليس في قسمه) من نفس المنتج ، لذلك يقدم طلبًا بدون معلومات دقيقة عن التوفر ؛
• يضيف خصومات مناسبة (في حالة وجود عنصر خاص أو ترقية عابرة) ؛
• إنشاء طلب منفصل مع البضائع للترويج (إذا كان هناك ترقية) ؛
• يحدد بشكل مستقل عدد المركبات للتسليم (يتم إنشاء طلب منفصل لكل مركبة) ؛
• , , ;
• ;
• ;
• :
• -;
• ; ( );
• .

بعد تقديم الطلب ، يتم تشكيل طلب نقل له ، والذي يتم إرساله إلى قسم اللوجستيات.



مثال لمتطلبات المستخدم للنظام الجديد:



أ) أتمتة إنشاء أمر بواسطة تاجر ، ومنحه الفرصة لتحصيل أمر الشراء ووضعه بنفسه ، ومراقبة حالة تنفيذه ، والاطلاع على سجل جميع طلباته أثناء عمله مع الشركة ؛

ب) لتمكين التجار من تقديم طلبات مسبقة لمدة أسبوع ليكونوا قادرين على التنبؤ بإنتاج البضائع وإرسالها ؛

ج) لتمكين مدير المبيعات من رؤية مخزون البضائع في المستودع ؛

د) السماح للمدير بتحديد عدد المنصات والمركبات تلقائيًا حسب حجم الطلب ؛

هـ) حفظ جميع المستندات لجميع طلبات التاجر وإتاحة الفرصة لتنزيلها لجميع الأطراف المعنية (مدير ، مدير ، محاسب ، تاجر).



في هذه المرحلة ، من المهم أن يتلقى المحلل المساعدة من العميل:



أ) من الضروري إبلاغ الموظفين بأن قرار إنشاء النظام قد تم اتخاذه بشكل نهائي ، سواء أرادوا ذلك أم لا. أولئك الذين لا يحتاجون إلى أي تغييرات يكونون كافيين دائمًا. لقد اعتاد الناس على العمليات الحالية ، ولا يريدون إضاعة الوقت في تعلم أشياء جديدة ، أو ، على سبيل المثال ، لا يريدون الانفتاح في عملهم ، لأنه يحدث أن القواعد والإجراءات لا يتم اتباعها ، والروابط الشخصية والتفضيلات مهمة في العلاقات. يساعد فهم ماهية النظام وجعله أفضل للجميع على المشاركة في العملية وتقديم الملاحظات اللازمة.







ب) لا تقصر المحلل على عدد الموظفين في الوظيفة الواحدة وعدد اللقاءات معهم. لا يستطيع أحد ، حتى أكثر المتخصصين خبرة ، التعبير على الفور عن كل التفاصيل الدقيقة لعمله. في كثير من الأحيان ، تظهر التفاصيل أثناء الاتصال عند النظر إلى المخططات ، عند الإجابة على أسئلة إضافية ظهرت نتيجة اجتماع مع زميل. بالإضافة إلى ذلك ، قد يواجه الموظفون المختلفون مشاكل مختلفة ويعبرون عن وجهات نظر معاكسة تمامًا بشأن نفس الإجراء. يتيح لك التواصل مع عدد كبير من الموظفين الحصول على صورة أكثر اكتمالاً لما يحدث.



ج) تدقيق البيانات التي يجمعها المحلل والاستنتاجات التي توصل إليها والتحقق منها. بعد كل اتصال ، نقوم دائمًا بإضفاء الطابع الرسمي على جميع المعلومات الواردة وتقديمها إلى الموظف الذي تلقيناها منه ، وأحيانًا إلى مديره. من ناحية ، نحصل بهذه الطريقة على تأكيد بأننا فهمنا كل شيء بشكل صحيح ، ومن ناحية أخرى ، فإننا نحفز للحصول على تفاصيل إضافية غالبًا ما تظهر في العقل عند قراءة المعلومات المقدمة بالفعل.



د) تنظيم الاتصال مع مجموعة من الموظفين أو قسم بأكمله في جو حر أو حتى غير رسمي. على سبيل المثال ، عند العمل مع عملائنا ، كانت المشاركة في المؤتمر النهائي السنوي للشركة الروسية عمومًا نجاحًا خاصًا. خلال النهار ، تمكنا من التحدث مع تجار من مدن أخرى (حتى من فلاديفوستوك) ومعرفة ما يرغبون في الاحتفاظ به أو تغييره. في بيئة غير رسمية ، خارج جدران المكاتب ، يكون التواصل أسهل وأسرع ، والناس أكثر انفتاحًا وتحدثًا.



هـ) يجب أن نتذكر أن المشكلات التي عبر عنها الموظفون غالبًا ما تتجاوز نطاق المشروع قيد المناقشة. على سبيل المثال ، عند مناقشة العمل مع التجار ، قد يتضح أنه لم يتم تكوين كل شيء بشكل جيد ومريح في النظام الداخلي للمؤسسة ، وقد حان الوقت لتغيير بنية الدليل. هذا الموقف طبيعي ، لكن لا يجب أن تجمع كل ما يتم التعبير عنه في مشروع واحد وتحل جميع المشكلات دفعة واحدة. في إطار المشروع ، يجدر ترك فقط ما يتعارض أو لا يسمح على الإطلاق بتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.

دراسات ميدانيه

من الأفضل دائمًا أن ترى مرة واحدة بدلاً من أن تسمع مائة مرة. غالبًا ما تكون المحادثات غير كافية ، فمن الأفضل بكثير النظر إلى العملية من الداخل. لهذا ، يتم استخدام تقنيات خاصة ، عندما يجلس المحلل حرفيًا خلف ظهر موظف أو تاجر ، ويطرح عليه أسئلة في كل موقف غير مفهوم. نتيجة لمثل هذه الملاحظات والتواصل أثناء العملية ، تكون نقاط المشكلة مرئية بشكل أفضل ، وغالبًا ما تظهر من المشاركين في البحث ولدى المحلل اقتراحات حول كيفية تحسين شيء ما ، والقيام بشيء أسرع وأكثر كفاءة.







للمساعدة في عمل الباحث ، يمكنك اللجوء إلى القليل من الحيل وتقديمه كمتدرب يحتاج إلى تعليمه كيفية العمل مع العملاء. المعلومات التي يتم الحصول عليها بهذه الطريقة أكثر قيمة ، فالموظفون لا يسعون إلى تجميل الواقع والتحدث عن العمليات بصدق.

ميزات تقنية

لفترة طويلة لا توجد مثل هذه المؤسسات التي لن تستخدم أي برامج وأدوات خاصة في عملها (على سبيل المثال ، 1C). في مرحلة البحث ، من المهم فهم البيانات الواردة في هذه البرامج ، ومدى ضرورتها ، وما إذا كانت مناسبة من حيث الشكل ، والأهم من ذلك ، كيفية استخراجها أو استخدامها نتيجة التكامل مع النظام.



لعمل الحساب الشخصي لعملائنا ، كانت هناك حاجة إلى كتالوج للسلع وبيانات التجار (المقاولين). يتم تخزين كل هذا في نظام 1C: Enterprise. هيكل الكتالوج ليس هو الأمثل ، ومن غير الملائم استخدامه (ليس من الواضح بشكل حدسي الفئة التي يوجد بها المنتج ، وعلى التاجر الآن أن يبحث عنها بمفرده) ، لا يتم ملء البيانات دائمًا (لا توجد أوصاف ، العبوة مختلطة).



يتطلب العمل في هذه المرحلة مشاركة متخصصين تقنيين من كل من المصمم والعميل ، لأنه سيتعين علينا وصف البنية وواجهة برمجة التطبيقات بشكل كامل ، وإيجاد طرق للتكامل وتخطيط تبادل البيانات.



من الضروري معرفة التفاصيل والمشكلات في أقرب وقت ممكن ، لأنه أثناء تقدم تصميم نظام جديد ، يمكن أن يكون لديك الوقت لترتيب جميع البيانات أو إنشاء واجهة برمجة تطبيقات أو حتى الانتقال إلى برنامج جديد.



نتيجة لمرحلة البحث ، لدينا عادة:

1. الأهداف والغايات التي وضعتها الإدارة لإنشاء الحسابات الشخصية ؛
2. الفهم العام والوصف التفصيلي للعمليات التجارية التي سيتم أتمتة نتيجة إنشائها ؛
3. قائمة بمتطلبات المستخدم لكل نوع من أنواع المستخدمين في الحساب الشخصي ؛
4. قائمة الأنظمة التي سيكون من الضروري التفاعل معها ووصفها وبياناتها الفنية.

يمكنك الآن تحديد كيفية إنشاء الحسابات الشخصية: استخدام CRM جاهز (إذا كانت جميع المتطلبات المذكورة تتناسب مع المجموعة القياسية لوظيفة CRM) أو تطوير مهاراتك الخاصة (إذا كانت المتطلبات غير قياسية). عند العمل مع عملائنا ، تقرر تصميم نظامنا الخاص.

التصميم

ليكون أو تصميم عمليات تجارية جديدة وسيناريوهات المستخدم

وصف لكيفية عمل كل شيء الآن ، والاستلام ، والتعبير عن الرغبات - يمكنك البدء في تصميم كيفية عمل كل شيء.



في هذه المرحلة ، يكون التواصل بين العميل والمحللين أكثر كثافة من أي وقت مضى ، لأنه من الضروري الآن تحديد القواعد والأساليب الأساسية للتفاعل ، لبناء سيناريوهات عمل مناسبة ومثالية. يتم إنشاء السيناريوهات على أساس متطلبات النظام التي يعبر عنها المستخدمون.



متطلبات المستخدم لرئيس القسم:



رؤية واضحة وملائمة وسريعة للبيانات المنظمة عن مبيعات القسم الخاص بك. بناءً على هذه البيانات ، قم بتقييم الصورة العامة لمبيعات القسم ، وتتبع الاتجاهات ، ووضع الخطط ، وحل المشكلات المحددة والمحتملة.



السيناريوهات المحتملة بناءً على هذا المطلب:

1. , . . « » , .
2. , 3 . .

لتخطيط الشحنات للأسبوع المقبل ، أراد المستخدم رؤية الأرصدة في مستودعات تجار القسم لكل نوع من المنتجات. للقيام بذلك ، في قسم الإحصائيات ، وجد أرصدة المخزون للأسبوع الماضي ، محسوبة بالنظام باستخدام صيغة خاصة ، ثم قارن هذه المعلومات بمساحة مستودعات التجار. ثم ذهب المستخدم إلى قسم التخطيط واطلع على المعلومات التي قدمها التجار أنفسهم.



يتم وصف كل سيناريو بتفصيل كبير ، مع كل الفروق الدقيقة في تنفيذه. يتم ذلك عادة في شكل رسوم بيانية. يجب التفكير في كل شيء: ماذا لو تم إرجاع المنتج؟ ماذا لو كان هناك فائزان في حملة تسويقية؟ بأي معايير يتم إنشاء تقرير المبيعات؟ هل يمكن للمدير تعديل خطة قائمة بالفعل؟ من الإجابات على الأسئلة ، تنشأ قواعد جديدة للعمل الآلي للشركة.

إبراز الحد الأدنى من مجموعة البرامج النصية للتشغيل

من الضروري أن نفهم أن تنفيذ جميع السيناريوهات في وقت واحد سيستغرق وقتًا طويلاً ، لذلك سيكون من الأفضل اختيار السيناريوهات الأكثر أهمية وضرورية من القائمة بأكملها أو السيناريوهات التي يمكن البدء في تنفيذها الآن ، دون إعداد أولي (على سبيل المثال ، بدون تكوين إضافي لنظام 1C). سيتم أخذ مثل هذه المجموعة (MVP - الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق) كأساس ، وبعد الإطلاق ، سيتم إضافة المزيد والمزيد من الميزات الجديدة من الميزات المحددة مسبقًا.



مثال MVP:



الحسابات الشخصية:

• المدير العام ،
• قائد الشعبة ،
• مدير المبيعات،
• المسوق (شطب) ،
• موظف لوجستيات (شطب) ،
• كبير المحاسبين (شطب).

أمثلة على السيناريوهات لقائد القسم:

• وضع خطة مبيعات للموظفين ،
• وضع خطة مبيعات بموجب عقد للتجار ،
• السيطرة على حالات الطلب (شطب) ،
• الحصول على إحصائيات مبيعات التقسيم من قبل الموظفين.
• الحصول على إحصاءات المبيعات لقسم من قبل التجار ،
• عرض معلومات التاجر.

أمثلة على سيناريو التاجر:

• الاطلاع على شروط العمل مع الشركة وخطة البيع.
• تقديم طلب (شطب) ،
• عرض إحصائيات المبيعات الشهرية ،
• نشر طلب استلام مواد تسويقية (شطب) ،
• المشاركة في العرض الترويجي (ملغاة).

المتطلبات الوظيفية

يتم تقسيم جميع الرغبات (متطلبات المستخدم) الواردة من المشاركين في البحث ، مع مراعاة النصوص التي تم إنشاؤها لهم ، إلى وظائف يجب تنفيذها. نتيجة لهذا العمل ، يتم الحصول على قائمة طويلة من المهام ، والتي ستشكل أساس هيكل النظام وسيتم وصفها بالتفصيل في الاختصاصات.



متطلبات المستخدم لرئيس القسم:



رؤية واضحة وملائمة وسريعة للبيانات المنظمة عن مبيعات القسم الخاص بك. بناءً على هذه البيانات ، قم بتقييم الصورة العامة لمبيعات القسم ، وتتبع الاتجاهات ، ووضع الخطط ، وحل المشكلات المحددة والمحتملة.



المتطلبات الوظيفية التي تلي ذلك:



1. انظر المعلومات العامة عن الشحنات إلى التجار في قسمك مع إمكانية الاختيار المتعدد والمتزامن:



أ) الفترة الزمنية (الأسبوع ، الشهر ، السنة) ؛



ب) مجموعات السلع (CCS ، SCS ، GSP ، PGP) ؛



ج) منتج معين.



د) المنطقة / المدينة ؛ مدير محدد



ه) تاجر معين.



2. إنشاء وتعديل خطة الشحن الشهرية لكل مدير قسم.



3. راجع خطة الشركة للشحنات للتجار في قسمها مع إمكانية الاختيار المتعدد والمتزامن:



أ) الفترة الزمنية (الأسبوع ، الشهر ، السنة).



ب) المنطقة / المدينة ؛



ج) مجموعات السلع (CCS ، SCS ، GSP ، PGP) ؛



د) منتج معين.



هـ) مدير محدد.



و) تاجر معين.



4. قارن (انظر في وقت واحد) المؤشرات المخططة مع المؤشرات الفعلية من أجل رؤية الانحرافات والاتجاهات. إمكانية الاختيار المتعدد والمتزامن مطلوبة:



أ) الفترة الزمنية (الأسبوع ، الشهر ، السنة) ؛



ب) مجموعات السلع (CCS ، SCS ، GSP ، PGP) ؛



ج) منتج معين.



د) المنطقة / المدينة ؛ مدير محدد



ه) تاجر معين.



5. انظر المعلومات العامة حول المبيعات الثانوية للتجار في القسم الخاص بك مع إمكانية الاختيار المتعدد والمتزامن:



أ) الفترة الزمنية (الأسبوع ، الشهر ، السنة) ؛



ب) مجموعات السلع (CCS ، SCS ، GSP ، PGP) ؛



ج) المنطقة / المدينة ؛



د) مدير محدد.



ه) تاجر معين.



6. وضح عدد التجار الذين قدموا المعلومات.



7. انظر المعلومات العامة حول هيكل المبيعات الثانوية للتجار في قسمك مع إمكانية الاختيار المتعدد والمتزامن:



أ) الفترة الزمنية (الأسبوع ، الشهر ، السنة) ؛



ب) مجموعات السلع (CCS ، SCS ، GSP ، PGP) ؛



ج) المنطقة / التقسيم والمدينة ؛



د) مدير محدد.



ه) تاجر معين.



8. للاطلاع على معلومات عامة حول الذمم المدينة لتجار القسم الخاص بك مع إمكانية الاختيار المتعدد والمتزامن لمصطلح الدين:



أ) عام ؛



ب) ما لا يزيد عن 14 يومًا ؛



ج) 15-30 يومًا ؛



د) 31-45 يومًا ؛



هـ) 46-60 يومًا ؛



و) أكثر من 61 يومًا.



9. اطلع على قائمة بجميع مدفوعات التجار في قسمك مع إمكانية الاختيار المتعدد والمتزامن:



أ) الفترة الزمنية (الأسبوع ، الشهر ، السنة) ؛



ب) المنطقة / المدينة ؛



ج) مدير محدد.



د) تاجر معين.



10. انظر توقعات شحنات المنتجات من التجار في قسمك مع إمكانية الاختيار المتعدد والمتزامن:



أ) الفترة الزمنية (الأسبوع ، الشهر ، السنة) ؛



ب) مجموعات السلع (CCS ، SCS ، GSP ، PGP) ؛



ج) منتج معين.



د) المنطقة / المدينة ؛



ه) نوع النقل.



و) مدير محدد.



ز) تاجر معين.

إنشاء هيكل النظام وحقوق المستخدم

ننظم جميع الوظائف التي تم الحصول عليها في مجموعات متجانسة وقريبة منطقيًا. إذا كنا نبني منزلًا ، في هذه المرحلة يتم وضع الاتصالات ، وإقامة الجدران ، والتخطيط للمباني. وفي الخزانة المستقبلية ، تظهر الأقسام والصفحات والنماذج والأزرار.



عادة ، يتم إنشاء هيكلين في وقت واحد: عام (في شكل اسكتشات) لنظام كامل ونسخة أكثر دقة لـ MVP. هذا ضروري لمراعاة جميع الميزات الهامة للنظام. قد تقرر عدم استخدام السباكة في منزلك خلال الأشهر الستة الأولى من العمر ، لكن بناء الجدران ثم البدء في وضع الاتصالات يعد خيارًا سيئًا للتصميم.



مثال على هيكل مكتب الوكيل ، * تم وضع علامة على إصدار MVP:



1. صفحة تسجيل الدخول *



2. سطح المكتب *



3. شركتي



أ) الملف الشخصي *



ب) الاتفاقية والتعديلات *



ج) الشروط التجارية *



د) حول الشركة *



- الموظفون *



- المستودعات *



- منطقة العمل *



- عقود الشركات المصنعة الأخرى *



- الأقسام المتخصصة *



- المتطلبات والمزايا *



هـ) المرسلون *



و) الأشياء *



4. الكتالوج



أ) قائمة المنتجات



ب) عربة التسوق



ج) الخروج



5. الطلبات والمدفوعات



أ) طلباتي



- الطلبات



- الشحنات



ب) مدفوعاتي



ج) الحسابات المدينة



5. الترويج



أ) مواد نقاط البيع



ب) العروض الترويجية



ج) المكافآت



6. التسليم تقرير *



7. مساعدة *



8. الإعدادات *



9. جهات الاتصال *



10. الإخطارات *



أ) الإشعارات التلقائية *



ب) الرسائل *



ج) اكتب رسالة *



في هذه المرحلة ، نقرر أيضًا كيف سيعيش السكان في مكتب المنزل: هل سيكون بإمكانهم الزيارة هل يوجد جدار بين المطبخ وغرفة الطعام. قد يستغرق هذا التعريف لحقوق المستخدم وقتًا طويلاً ، خاصة إذا كان هناك العديد من المستخدمين.



هذه هي الطريقة التي يمكن بها تعيين الحقوق:



يعمل مدير المبيعات مع التجار وأوامرهم ، لكنه لا يمكنه إضافة تجار جدد ورؤية تقدم الشحن. يرى خطته ، لكنه لا يرى الخطة العامة للقسم. يرى مجموعة متنوعة من المنتجات ، لكنه لا يضيف منتجات إليها ، يمكنه متابعة استلام الهدايا الترويجية ، لكنه لا ينشئ عروض ترويجية. ولكن يمكن رؤية نتائج الإجراء بنفس الطريقة التي يراها موظف قسم التسويق.



في الوقت نفسه ، تنشأ بنية جميع البيانات: قائمة طويلة من الكائنات وسماتها وأنواعها ومصادرها. على سبيل المثال ، الطلب له تاريخ واسم التاجر الذي أرسله وقائمة بالمنتجات المطلوبة والتكلفة الإجمالية والحالة وتاريخ الشحن والعديد من البيانات الأخرى ذات الصلة. كل هذا يحتاج إلى جمعه وتنظيمه ووصفه.



يتم دائمًا تمثيل بنية البيانات كمخطط:







نصائح:

• , , , , .
• , . - . , .
• , . , , .

من أجل تسهيل التنقل في البيانات والمخططات ، يتم إنشاء تخطيط مرئي للنظام المستقبلي. لا يوجد تصميم بعد ، ويمكنك التركيز على الشيء الرئيسي: الوظائف والبيانات ، والتحقق من جدوى السيناريوهات ، والعثور على مناطق المشاكل. ما إذا كان التنقل مناسبًا ، وما إذا كان الزر مفهومًا ، وما إذا كنت قد نسيت التحذير - تظهر مثل هذه الأسئلة ويتم حلها الآن ، وغالبًا ما تجبرك على العودة إلى المرحلة السابقة مرارًا وتكرارًا وتكملة البيانات وتذكرها ونقلها وتغيير السيناريوهات.

مهمة فنية

يتم إنشاء الاختصاصات في الغالب للمطورين ، لأن العميل قد وافق بالفعل على السيناريوهات والهيكل ومنطق العمل وحتى المظهر العام. تصف المعارف التقليدية الوظائف بكل تفاصيل تنفيذها في كل صفحة من الخزانة وفي كل حالة استخدام. عادةً ما يكون هذا مستندًا ضخمًا وخطيرًا يكمل مرحلة التصميم ويسمح لك بالانتقال إلى مرحلة التطوير.



مقتطفات من الاختصاصات:



3.1.1.1.1. المستودعات



الجزء الرئيسي من الصفحة يتضمن العناصر التالية:



1. قائمة مستودعات الشركة المضافة بالفعل على شكل بطاقات وإمكانية إضافة مستودع جديد (زر "إضافة مستودع" - رابط إرساء للنموذج في أسفل الصفحة). يتم تحديد ترتيب عرض بطاقات المستودع في القائمة حسب تاريخ ووقت إضافة المستودع ، فكلما تمت إضافة المستودع مبكرًا ، زاد ارتفاعه في القائمة. يتم عرض البيانات التالية لكل مستودع:

• اسم (عنوان) المستودع ؛
• المدينة التي يقع فيها المستودع ؛
• منطقة المستودعات (متر مربع) ؛
• علامة الانتماء لمستودع الشركة. إذا تم تحديد مربع الاختيار هذا ، فسيتم أخذ بيانات منطقة المستودع في الاعتبار في المعلومات الإحصائية حول المستودعات في الحساب الشخصي للموظف. منطقة المستودعات التي لا تحمل هذه العلامة لم تؤخذ بعين الاعتبار في هذه الإحصائيات ؛
• معلومات إضافية: نص يصف المستودع.

يمكن للشريك تعديل أو حذف أي مستودع في أي وقت. في نفس الوقت ، عند حفظ البيانات ، يرى الشريك الرسالة: "شكرًا لك على معلوماتك!" أو "تم حذف المستودع بنجاح" ، ويتلقى مدير الشريك ورئيس القسم الخاص به إشعارًا على شكل إشعار تلقائي ، بالإضافة إلى رسالة في قسم "الإخطارات" تفيد بأن الشريك قام بتحرير أو حذف المستودع. يتم أخذ البيانات الجديدة عن مساحة مستودع الشريك في الاعتبار في إحصائيات الشهر الذي تم فيه إجراء التغييرات ويتم عرضها على الفور فيه.



إذا أجرى المستخدم عدة تغييرات في شهر واحد ، يجب أن تأخذ الإحصاءات في الاعتبار أحدث البيانات المقدمة. وبالتالي ، يتم تخزين المؤشر الحالي لمستودع الشريك في الساعة 23:59 من اليوم الأخير من الشهر وهذه البيانات تظهر كمؤشر لهذا الشهر.



2. نموذج لإضافة مستودع جديد مع الحقول التالية * الحقول المطلوبة المعلمة:

• اسم (عنوان) المستودع (سلسلة نصية) * ؛
• مدينة المستودع (سلسلة نصية) * ؛
• المستودع الخاص (مربع الاختيار) * ؛
• مساحة المستودع ، م 2 (العدد) * ؛
• معلومات إضافية (حقل نصي).

يمكن أن يحتوي كل حقل على شرح لما يجب إدخاله من معلومات. يتم تحرير التفسيرات في كود الصفحة.



عند إضافة مستودع ، يرى الشريك الرسالة: "شكرًا لك على معلوماتك!" ، ويتلقى مدير الشريك ورئيس القسم الخاص به إشعارًا على شكل إشعار تلقائي ، بالإضافة إلى رسالة في قسم "الإشعارات" تفيد بأن الشريك قد أضاف مستودعًا جديدًا. تضاف مساحة المستودع الجديد ، بشرط تمييز المستودع على أنه مستودع الشركة الخاص ، إلى إحصائيات مناطق المستودعات للشهر الذي تم فيه إضافة المستودع الجديد وعرضه فيه فورًا. يتم عرض المستودع الذي أضافه الشريك على الفور في قائمته.



إذا لم تتم إضافة أي مستودع إلى الصفحة حتى الآن ، فسيرى المستخدم رسالة حول هذا: "لم تقم بإضافة أي مستودع بعد. يرجى القيام بذلك باستخدام النموذج أدناه "واستمارة إضافة مستودع.



إذا لم يتم تغيير البيانات في الشهر الحالي ، يتم أخذ نفس المعلومات في الاعتبار للإحصاءات كما في الشهر السابق.



إذا أضاف المستخدم عدة مستودعات في شهر واحد ، فمن الضروري بالنسبة للإحصاءات مراعاة أحدث التغييرات.

دعونا نلخص

نتيجة لتطوير نظام مصمم بشكل صحيح ، يتلقى العميل أداة تلبي مهامه وتساعد حقًا في عمله. يمكن تطوير هذه الأداة وتكميلها بوظائف جديدة ، ويتم توثيق عملها ومفهومه لجميع جوانب المشروع.



تلقى عميلنا:



1. حساب شخصي لمتعاملي الشركة بالإمكانيات التالية:

• قم بتجميع وتقديم طلب لمنتجات الشركة بشكل مستقل ، راجع حالة المعالجة والتسليم إلى المستودع ،
• إجراء الطلبات المسبقة ، وبالتالي توفير فرصة لتخطيط الإنتاج والنقل للتسليم ،
• الاطلاع على شروط التعاون والتقدم المحرز في خطة المشتريات والديون وجميع المكافآت والهدايا المستلمة من الشركة ،
• لتزويد الشركة بمعلومات حول ميزان البضائع في المستودع ، وهيكل مبيعات شبكتها ، والطلب على مجموعات متنوعة من المنتجات في السوق

2. الحسابات الشخصية لموظفي الشركة بالقدرات التالية:

• تخطيط المبيعات للتجار مع مراعاة المعلومات الحالية حول توافر البضائع في مستودع الشركة ،
• تلقي ومعالجة أوامر من التجار في إطار سلطتهم والخطوات المتتالية في عملية الترتيب الشاملة ،
• تلقي معلومات حول مبيعات التجار ، وتفاصيل عملهم في كل منطقة مع كل مجموعة من السلع ، وتحليل هذه المعلومات واتخاذ قرارات استراتيجية بناءً على البيانات ،
• مراقبة عمل موظفيك ، وتلقي تقارير عن تنفيذهم للخطة ،
• تخزين ومعالجة نتائج الحملات التسويقية.

نتيجة لأعمال التصميم ، أتيحت للمشاركين في المشروع الفرصة لاختيار تقنية تطوير تلبي جميع المتطلبات (تقنيات الويب باستخدام أطر عمل مثبتة) ، مما جعل من الممكن بشكل كبير (7-8 مليون روبل بدلاً من 70 مليون) تقليل تكلفة التطوير مقارنةً بالتطوير في استنادًا إلى منتجات برمجية معروفة ، مثل SAP.