- المشاكل التي ووجهت وكيف تم حلها ؛
- المعدات التقنية (التي أخذها المكتب المنزلي معهم) ؛
- الاتصالات الداخلية والخارجية للفرق.
يقول دينيس ، قائد فريق البرامج الثابتة ، إن
المشاكل كانت
متاحة لموظفي Bright Box حتى قبل الوباء للعمل من المنزل يومين في الأسبوع ، عادة يومي الثلاثاء والخميس. عندما أصبح المنزل مكتبًا ، بدأت الصعوبات النفسية في المقام الأول - وجد الكثيرون صعوبة في إعادة إنشاء سياق العمل في المنزل. تدخلت العلاقات الأسرية والعادات وخلفية المعلومات.
بادئ ذي بدء ، واجهنا في الفريق مشكلة النظام المنهار ، والتي تحولت في شكل متطرف إلى أرق. لقد طالب السؤال بإدخال روتين يومي - لقد حددنا بدقة وقت بدء العمل ، وفترات الراحة فيه ونهايته. علاوة على ذلك ، اتخذ الفريق قرارًا بشأن الحاجة إلى فصل مساحات العمل عن أماكن العمل. قام شخص ما بتجميع مكتب عمل ، وقام شخص ما بتجهيز غرفة ، وشخص آخر شرفة. اعتنى مدراء الموارد البشرية والمكاتب بالموظفين وقدموا لهم كل شيء من أجل الراحة - العثمانيين ومصابيح الطاولة وكراسي المكاتب. كل شيء بحيث يرتبط العمل بمساحة معينة ، فدخوله يعني بداية التركيز على المهام ، والخروج يعني الاسترخاء أو الانتقال إلى الأعمال المنزلية.
على الجانب الإيجابي ، لاحظنا أن قلة الضوضاء المكتبية زادت من سرعة تنفيذ المهام. وعلى الرغم من حقيقة أن الاجتماعات الإضافية وتنظيم تدفق المعلومات الجديدة أعاد جزئيًا هذه الخلفية ، زادت إنتاجية الموظفين مقارنة بالمكتب.
لقد عانى التآزر بين أعضاء الفريق أكثر من غيره في الانتقال إلى العمل عن بُعد ، وهو أمر بالغ الأهمية لإكمال المهام المعقدة بشكل أكثر كفاءة وإيجاد حلول أفضل.
معدات تقنية
أخذ المبرمجون معهم أجهزة الاتصال عن بُعد العاملة لثلاثة إصدارات من منتجنا من أجل إجراء الدعم عن بُعد وتطوير وظائف جديدة. كانت المجموعة التقريبية للأجهزة لكل منها على النحو التالي: 9 أجهزة عن بُعد من الإصدارات الثلاثة الأخيرة ، و 4 مبرمجين ، وتسخير لتوصيل المحاكي ، وأجهزة الإرسال ذات الأحزمة ، و CAN Hacker ، وإمدادات الطاقة المختبرية ، و 3 تاكوغرافات ، وموسع منفذ USB.
الاتصالات
إن خصوصية عمل فريقنا هي أننا نجري أبحاثًا على السيارات ومن المهم بالنسبة لنا أن يكون لها وجود مادي بالقرب من المكتب ، أو فرصة للعمل في منطقة العميل. كتابة الكود وتصحيح الأخطاء ، يتم إجراء الاختبارات الوظيفية أيضًا على السيارات الحقيقية.
ولكن بسبب الوباء ، حولنا تركيزنا إلى البحث عن بعد. يتم تعيين موظف مختص في المكاتب المحلية أو من جانب العميل. بمساعدة مهندسنا عن بعد ، يقوم بعمل بحثي ، ويجمع ويرسل المعلومات للتحليل ، ويؤدي الحد الأدنى من الاختبارات. بناءً على ذلك ، يقدم الفريق حلاً. هذا النهج محفوف بالقيود ، لكنه في الوضع الحالي يسمح لك بمواصلة جزء من العمل المخطط له دون الانتقال ورحلات العمل. يقوم الموظفون جزئياً بالعمل على مركباتهم الخاصة أو مركبات زملائهم.
بقلم بافيل ، رئيس فريق الدعم الفني في روسيا
المشاكل
نشأت صعوبة العمل عن بعد في فريق بشكل رئيسي بين الموظفين الذين لديهم أطفال. اعتمادًا على سنهم ، قد لا يفهم الأطفال أن الوالد يحتاج إلى العمل طوال اليوم ولا يمكنه اللعب معهم.
بالإضافة إلى ذلك ، لا يزال الحضور الجسدي للفريق غائبًا بشكل كبير. لكننا نحاول حل هذه المشكلة أيضًا. لدعم روح الفريق وتوعية الموظفين ، يعقد فريق الموارد البشرية عددًا من الأحداث أسبوعياً.
المعدات التقنية
لم يكن علينا ابتكار أي شيء جديد لعملنا. نستخدم جميع الأدوات كل يوم ، حتى خارج فترة العزلة الذاتية: الاتصالات الهاتفية عبر بروتوكول الإنترنت ، ونظام لتتبع الحوادث ، والخدمات الداخلية للعمل مع المعدات ، إلخ.
مجال الاتصالات
عملائنا ينقسمون إلى نوعين. عملاء ما بعد البيع الذين اشتروا أجهزة لسياراتهم ومشغلي مشاركة السيارات. نحن نقدم هذا الأخير فقط مع دعم المعلومات. أما بالنسبة لعملاء ما بعد البيع ، فنحن نساعدهم عن بعد ، كما هو الحال دائمًا. يمتلك متخصصو الدعم الفني جدولًا زمنيًا للعمل بنظام الورديات ، لذلك كان الحال في السابق أنه إذا انخفض التحول يوم السبت أو الأحد ، فإنهم يساعدون العملاء من المنزل. يتصل العملاء بالخط الأول من الدعم ، مما يساعدنا على بدء الطلبات إلى نظام الحوادث ، أو الكتابة إلى البريد ، الذي يبدأ تلقائيًا نفس الطلبات. بعد ذلك تأتي المساعدة عن طريق الهاتف أو البريد.
بقلم إيفان ، رئيس فريق تطوير المنتجات:
المشاكل
بالنسبة لنا ، حدث الانتقال إلى العمل عن بُعد بشكل غير محسوس ، نظرًا لأن فريقنا عمل سابقًا بتنسيق مماثل. لقد انتهزنا دائمًا فرصة العمل من المنزل يومي الثلاثاء والخميس ، لذلك أنشأنا منذ فترة طويلة نظام اتصال عن بُعد يحل محل جهات الاتصال الشخصية في المكتب بالكامل. مع ظهور العمل عن بُعد ، حل فريقنا المشكلات التي حدثت - جميع الموظفين متاحون أثناء ساعات العمل عن طريق البريد ، والهاتف ، والمراسلة الفورية ، ولا داعي للبحث عنهم في الشوارع الخلفية للمكتب.
في بداية الفترة الانتقالية ، كان الجميع قلقين بشأن حالة عدم اليقين. كان الكثيرون على استعداد للذهاب إلى العمل في مدينة / بلد آخر ، لكنهم لم يجرؤوا ، فقد يضطرون للعودة إلى المكتب الشهر المقبل. الآن هذا السؤال قد اختفى. لن نعود إلى مكاتبنا حتى نهاية مارس 2021 ، أو قد ننتقل تمامًا إلى تنسيق عن بعد.
معدات تقنية
منذ تأسيس الشركة ، تم تصميم الأدوات والحلول التقنية التي نستخدمها في عملنا لتحقيق أقصى قدر من تنقل الموظفين. كل شخص لديه جهاز كمبيوتر محمول ، حتى أن البعض لديه جهازي كمبيوتر ، لذلك لا توجد مشاكل في الوصول وسير العمل بسلاسة. إذا كسر شخص ما معدات العمل الخاصة به في مكان بعيد ، فيمكن لقسم تكنولوجيا المعلومات لدينا إرسال جهاز كمبيوتر محمول على وجه السرعة لاستبداله. كل شخص لديه حق الوصول الضروري إلى مواقع المكاتب أو السحابة التقنية
مجال الاتصالات
يعمل فريقنا بالاكتفاء الذاتي قدر الإمكان ، لذلك يتم تقليل التفاعل مع الفرق الأخرى ، وفي حالة العمل عن بُعد ، فإنه ليس أمرًا بالغ الأهمية لأداء مهامنا. على العكس من ذلك ، فقد أتاح لنا فرصًا جديدة ، على سبيل المثال ، يمكنك الذهاب إلى منحدر جبلي أو إلى البحر لفترة طويلة ، ومواصلة العمل عن بُعد وزيادة المناعة.
بقلم سيرجي ، رئيس قسم إدارة المشاريع في مكتب
المشكلات
كان الانتقال إلى العمل عن بُعد سهلًا وسلسًا إلى حد ما. في البداية ، كان يُنظر إلى النقل إلى الحجر الصحي على أنه مؤشر على اتخاذ إجراء. ولكي نكون صادقين ، أولاً وقبل كل شيء ، فكروا أكثر فأكثر في استمرارية تنفيذ العمليات التجارية ، والحفاظ على جميع أنشطة المشروع. بمجرد اقتناعنا بأن جميع العمليات مستمرة في التنفيذ على المستوى المناسب ، بدأنا في تحسين الاتصالات وحل المشكلات "اليومية" ومراقبة حالة الموظفين عن بُعد. في هذه المرحلة ، كان من المهم تلقي التعليقات من الموظفين والاستجابة بسرعة. ساعدت الشركة الموظفين بنشاط في خلق بيئة عمل مريحة في المنزل. لقد أصبح من الممارسات الجيدة مناقشة القضايا المتعلقة بالعمل عن بعد أثناء الاجتماعات الشخصية عبر الإنترنت مع الموظفين ، وكذلك الاجتماعات كجزء من التقييمات السنوية والمؤقتة المنتظمة.لم تكمن الصعوبات الرئيسية في مستوى القدرة التقنية على أداء واجباتهم الوظيفية عن بُعد ، بل في مجال تنظيم مساحة العمل عن بُعد ودمج الحياة العملية في الحياة المنزلية.
المعدات التقنية
في الأيام الأولى من الحجر الصحي ، كان الجميع يحل مشكلاتهم اليومية ، ويحاولون تجهيز مكان عمل في المنزل. أتاحت الشركة الفرصة لطلب من المكتب تسليم أي معدات ضرورية وأثاث مكتبي. كان على شخص ما تغيير جهاز التوجيه الخاص به إلى جهاز أكثر قوة ، واضطر شخص ما إلى شراء هوائي إضافي وتغيير تعرفة الهاتف المحمول لتوفير قناة اتصال موثوقة في منزل ريفي أو في البلد. جميع الموارد الأخرى المطلوبة للعمل متاحة بالفعل على الإنترنت.
مجال الاتصالات
العمل مع الموظفين عن بعد ليس جديدًا علينا. إنها ليست بدعة بالنسبة لنا ، ولكن نقل جميع الموظفين في نفس الوقت إلى هذا النمط من العمل تسبب في بعض الصعوبات. عند إدارة فريق بعيد ، تحتاج إلى تخصيص المزيد من الوقت لاتصالات الفريق والاجتماعات الفردية. ليس من المستغرب ، في البداية ، أن تكون جميع الفتحات المتاحة للمكالمات والاجتماعات عبر الإنترنت ممتلئة تمامًا لمدة 2-3 أسابيع مسبقًا. تم إجراء أنشطة إضافية مع الموظفين التي تتطلب إدارة دقيقة ومتابعة أكثر تكرارًا لمناقشة قواعد العمل عن بُعد ، وطريقة التوفر ووقت الاستجابة لطلبات الزملاء.
بالإضافة إلى ذلك ، خلال فترة الحجر الصحي ، وقعنا عدة عقود جديدة ، بما في ذلك مع العملاء الحاليين. واحد منهم هو مشروع كبير نوعا ما مع شريكنا في دولة الإمارات العربية المتحدة ، حيث شارك فيه العديد من المهندسين من موسكو. قاد المشروع موظف في المكتب الهنغاري ، وكان المستشار موظفًا من المكتب في دبي. كجزء من المشروع ، كان علينا تنظيم عمل الموظفين في المكتب ، لأننا احتجنا إلى الوصول إلى السيارة قيد الدراسة ومعدات محددة ، وكذلك تنسيق رحلة عمل إلى دبي مع الشركة الأم. اتضح أن تنظيم الرحلة كان مطلبًا ، لأنه على الرغم من التصريحات الرسمية للسلطات حول فتح اتصالات جوية مع الإمارات العربية المتحدة ، كان من المستحيل ببساطة شراء تذكرة طائرة في البداية. بالطبع انتهى كل شيء بنجاح ، اجتاز الموظف جميع الفحوصات الطبية اللازمة ،أكمل جميع الإجراءات الرسمية لبلد المرسل وبلد المقصد وأكمل جميع المهام بنجاح. في ظل الظروف العادية ، يعد تنظيم رحلة عمل في شركتنا عملية تجارية راسخة ولا تتطلب مطلقًا مشاركتك. ومع ذلك ، هذه المرة تابع الفريق بأكمله عن كثب تنظيم رحلة العمل وتحركات الزميل ، حيث كانت الرحلة حاسمة لإغلاق مرحلة كبيرة من المشروع.حيث كانت الرحلة حاسمة لاختتام مرحلة كبيرة من المشروع.حيث كانت الرحلة حاسمة لاختتام مرحلة كبيرة من المشروع.
منذ عام 2017 ، أصبح Bright Box جزءًا من مجموعة التأمين الدولية زيورخ ، والتي تركز على صحة وسلامة الموظفين في جميع الشركات التي يتكون منها هيكلها. لذلك ، نحن لسنا في عجلة من أمرنا لفتح مكاتبنا ، ولا نرسل أشخاصًا في رحلات عمل ، ونقوم بتعويض الموظفين عن تكاليف اختبارات فيروس كورونا حتى يتمكنوا من العمل في المكتب ، إذا كان ذلك ضروريًا للغاية. واليوم ، عند تعيين فريق ، نركز بدرجة أقل على "الأشياء الجيدة" في المكتب ونركز أكثر على قائمة المزايا الحقيقية "للعمل عن بُعد". ها هم:
- يمكن للموظف العمل من أي مكان في وجود الإنترنت ؛
- خبرة عمل جديدة - لقد وجد مهندسونا طريقة لاختبار المركبات عن بعد.
- لا حاجة لإضاعة الوقت على الطريق.
- توفير المال لتناول طعام الغداء ، يمكنك الالتزام بنظامك الغذائي ونظامك الغذائي ؛
- جدولة ساعات العمل كما يحلو لك ؛
- فرصة لقضاء المزيد من الوقت مع عائلتك ؛
- رفع مستوى التنظيم الذاتي والمسؤولية ؛
- دفء انتظار لقاء زملائك ؛
- توفير المال على صيانة المكاتب (شراء اللوازم المكتبية ، الشاي ، القهوة ، إلخ) ورحلات العمل ؛
- المزيد من الفرص للتعلم عن بعد. أصبح الموظفون أكثر نشاطًا في التعليم الذاتي ويسعدون بأخذ دورات عبر الإنترنت على المنصة التعليمية لمجموعة Zurich Insurance Group.
ذات مرة ، كان من الصعب علينا تخيل أنه في لحظة ستتحول جميع الشركات إلى تنسيق العمل عن بُعد. أخذناها مرتين في الأسبوع ، لذلك تمكنا من إعادة البناء بسرعة. لكن معظم الموظفين ما زالوا يعترفون بضرورة التواصل مع زملائهم يعيشون على الأقل عدة مرات في الأسبوع. إذن نحن لسنا مستعدين بعد للتخلي تمامًا عن المكتب الفعلي ، أليس كذلك؟