يوفر الانتقال من IBM Notes إلى Microsoft Exchange أو Office 365 عددًا كبيرًا من الفوائد للمؤسسة ، لكن مشروع الترحيل نفسه يبدو شاقًا وليس من الواضح تمامًا مكان بدء الترحيل. لا يتضمن Exchange نفسه أدوات أصلية لترحيل Notes و Exchange بالكامل أو التعايش معًا. في الواقع ، بعض مهام الترحيل والتعايش مستحيلة بدون منتجات الجهات الخارجية. في هذه المقالة ، سوف نحدد سبع خطوات رئيسية يجب اتباعها وفقًا لأفضل الممارسات وتجربتنا مع عمليات الترحيل الناجحة.



يتضمن الترحيل الناجح الخطوات التالية:

1. التقديرات الأولية للهجرة.
2. ترسيخ التعايش بين الأوراق النقدية والتبادل.
3. التخطيط للحصول على دقة الترحيل المثلى.
4. تعظيم كفاءة الترحيل.
5. تشغيل ترحيل تجريبي.
6. تخطيط توقيت الترحيل لتقليل التأثير على المنظمة.
7. ابدأ الترحيل وتتبع تقدمه.

في هذه المقالة ، سنرشدك إلى كيفية إعداد الترحيل وإكماله باستخدام حلين من Quest - Coexesent Manager for Notes و Migrator for Notes to Exchange . بعض التفاصيل تحت الخفض.

الخطوة 1: تقييم الترحيل الأولي

جرد البيئة الحالية

بمجرد أن تقرر أن Exchange هو النظام الأساسي المناسب لمؤسستك ، فكل ما تبقى هو الانتقال إلى هناك. أولاً ، تحتاج إلى جمع معلومات حول البيئة الحالية ، وجمع معلومات المخزون حول البيانات التي تنوي ترحيلها ، وتحديد ما يمكن إزالته لتقليل استخدام القرص ، وحساب النطاق الترددي المتاح بين البيئات ، وما إلى ذلك. يجب أن يتضمن التقييم الأولي الأسئلة التالية :

• ما هو عدد نطاقات Notes وخوادم Domino الموجودة؟
• كم عدد صناديق البريد لديك؟ كم عدد لا تستخدم؟
• ما مقدار مساحة القرص التي تشغلها ملفات البريد الأساسية؟ كم عدد في الأرشيف؟ كم يوجد في النسخ المتماثلة المحلية؟
• أين المحفوظات؟
• كم عدد المستخدمين الذين يستخدمون التشفير؟ هل تحتاج إلى نقل المحتوى المشفر؟
• كم عدد المجلدات الشخصية الموجودة في البيئة؟
• ? ?
• ? , .
• Exchange *.pst Outlook?
• ?
  
  ?
• ?

تحتاج إلى تخطيط مشروعك بعناية لتقليل وقت التوقف عن العمل وتقليل الإنتاجية المفقودة.



على سبيل المثال ، من المهم النظر في التفويض بين المستخدمين - إذا قام المستخدم بالترحيل ولكن مندوبه بقي على النظام الأساسي الأصلي ، كيف سيؤثر ذلك على عملهم اليومي؟ على نطاق أوسع ، تحتاج إلى التفكير في كيفية تأثير مشروع الترحيل على جميع العمليات التجارية والعملية الهامة في الشركة.



من المهم أيضًا مراعاة نقاط الاتصال المهمة في Notes. على سبيل المثال ، عند العمل مع الرسائل ، من المهم تحليل التطبيقات والنظر في التفاعل بين توجيه البريد والتطبيقات لتجنب تعطيل عمليات الأعمال أثناء الترحيل وبعده. تأكد من طرح الأسئلة التالية:

• -?
• - ? , , , .
• ?
• ?
• ?
• - ?
• ?

قبل بدء الترحيل ، تحتاج إلى تحديد معايير قياس النجاح. على وجه الخصوص ، يجب أن تفهم أنه من غير المعقول توقع ترحيل البيانات بنسبة 100٪. ليس كل نوع من عناصر Notes له مكافئ Exchange (البريد النشط هو المثال الأكثر فظاعة). لذلك ، فإن الحقيقة هي أنه لن تكون جميع العناصر الموجودة في Notes موجودة في Exchange بعد الترحيل. هدف قابل للتحقيق والقياس - تم ترحيل 95٪ من العناصر لـ 95٪ من علب البريد. يعد قياس النتائج وتوثيقها أمرًا بالغ الأهمية لضمان نجاح الترحيل ، ولا يمكن تحقيق النتائج الحقيقية إلا إذا تم تحديد معايير النجاح في وقت مبكر من مشروع ترحيل البريد الإلكتروني.

الخطوة 2: إنشاء التعايش بين Notes و Exchange

بالنسبة لمعظم المؤسسات ، تعتبر الترحيل عملية وليست حدثًا. لذلك ، يجب أن تتبع عمليات ترحيل علب البريد وترحيلات التطبيقات جدولًا يناسب الأعمال والعمليات بشكل أفضل ولا يعتمد على المتطلبات الفنية.

تطوير استراتيجية التعايش

لإضافة قيمة من الهجرة ، يجب وضع خطة تعايش كاملة وتنفيذها في وقت مبكر من عملية الهجرة. قد يختلف تعريف "التعايش" من منظمة إلى أخرى. تستخدم بعض المؤسسات بيانات التوفر / الانشغال بنشاط ، بينما لا يستخدم البعض الآخر هذه الوظيفة على الإطلاق. يركز البعض على ترحيل بيانات التقويم ، بينما يركز البعض الآخر على صياغة عملية ترحيل دليل مستخدم كامل بعناية. من المهم العمل مع كل صاحب مصلحة للحصول على صورة واضحة لما يهم حقًا ولمساعدة الجميع على فهم أهمية استراتيجية تعايش فعالة.



يتطلب الانتقال من Notes إلى Exchange و Office 365 التخطيط لترحيل صندوق البريد والتطبيق في نفس الوقت. يجب الحفاظ على الوظيفة الحالية لتطبيقات Notes لجميع المستخدمين ، بغض النظر عن منصة البريد الحالية. نظرًا لأن المستخدمين الذين تم ترحيلهم إلى Exchange و Office 365 ، يجب أن يكونوا قادرين على الوصول إلى تطبيقات Notes واستخدامها في مهام سير العمل الحالية الخاصة بهم. يجب أن تستمر هذه الإمكانية حتى يتم ترحيل تطبيقات Notes إلى SharePoint أو نظام أساسي آخر.



بالإضافة إلى تواجد التطبيقات ، يجب تنفيذ التفاعل بين المستخدمين على منصات مختلفة قبل بدء الترحيل. يتضمن ذلك التوجيه التلقائي للدليل والتحديث ، وحالات التوفر / الانشغال والتقويمات لجميع المستخدمين بغض النظر عن نظامهم الأساسي الحالي.



أخيرًا ، تحتاج إلى مراعاة التعاون ليس فقط في خدمة البريد الإلكتروني ، ولكن أيضًا في التقويمات والموارد المشتركة مثل غرف المؤتمرات. يجب أن يكون المستخدمون قادرين على تحميل المعلومات حول جداول الاجتماعات. يتضمن هذا كلاً من المواعيد لمرة واحدة والمتكررة. سواء تمت جدولة المواعيد قبل الترحيل أو تم إنشاؤها أثناء الترحيل ، يجب الحفاظ على دقة بيانات التقويم طوال المشروع. تحتاج إلى التأكد من أنه يمكن للمستخدمين ، على سبيل المثال ، تغيير غرفة المحادثة لاجتماع قادم من المواعيد المتكررة أو إلغاء اجتماع واحد دون التسبب في حدوث تعارضات وارتباك في الاجتماعات اللاحقة.

الخطوة 3: التخطيط لدقة الترحيل المثلى

يتطلب التخطيط للترحيل من Notes إلى Exchange أو Office 365 فهم عدد من الاختلافات المحددة بين الأنظمة الأساسية.

عناوين البريد الإلكتروني

تحتوي بيانات Notes عادةً على عناوين ملكية تظهر في عدة أماكن: في رؤوس الرسائل ، ومضمنة في الأرشيف ، وجهات الاتصال الشخصية ، والقوائم الموزعة. كجزء من عملية الترحيل ، يجب تحديث عناوين الملكية هذه إلى عناوين SMTP للحصول على الوظائف الكاملة في بيئة Exchange. تختار العديد من المؤسسات أيضًا تحديث نطاق SMTP الخاص بها أو عنونة المعيار أثناء الترحيل. عندما يتعلق الأمر بمؤسستك ، من المهم أن تفهم أن بعض حلول الترحيل تقوم تلقائيًا بتحديث مثيلات عنوان SMTP التاريخي لكل مستخدم.

هيكل المجلد

في العديد من المؤسسات ، يستخدم المستخدمون علب البريد والمحفوظات الخاصة بهم ، لذلك من المهم الحفاظ على هذه البيانات. تؤثر أيضًا قدرة المستخدمين على عرض بنية المجلد الكاملة الخاصة بهم على تجربة المستخدم كنتيجة للترحيل. من المهم تحديد الحلول والعابرات التي تحافظ على سلامة المجلد وهياكل البيانات.

النسخ المتماثلة والمحفوظات المحلية

من أجل التحكم في تكاليف التخزين وإدارة نمو البيانات بشكل أفضل ، تقوم العديد من المؤسسات بتعيين الحصص النسبية لصناديق البريد. غالبًا ما تكون النتيجة غير المقصودة لهذه السياسة زيادة في عدد وحجم المحفوظات. يجب تقييم مصادر البيانات الإضافية هذه ويجب أن يؤخذ في الاعتبار ترحيلها عند التخطيط للهجرة. يمكنك تزويد المستخدمين بمكون الخدمة الذاتية الذي يسمح لهم بترحيل البيانات المهمة فقط. لتحسين تخزين Exchange ، نوصي باستخدام منتج آخر من منتجات Quest - وهو Archive Manager for Exchange ، والذي يتمتع على وجه الخصوص بوظائف مفيدة لإزالة تكرار المرفقات ، على غرار DAOS في Notes.

ACL والتفويض

تعد قوائم التحكم في الوصول المسموح بها (ACLs) والتفويض من العناصر الأساسية لغرفة العمليات في بيئة Notes ، كما أنها ضرورية لحماية التكامل. نتيجة لذلك ، من المهم تحويل الحقوق المرتبطة وحقوق الوصول بدقة إلى حقوق مكافئة في Exchange Server و Office 365. من الناحية المثالية ، يتم ذلك تلقائيًا ، مما يسرع العملية ويزيل الأخطاء البشرية. للحفاظ على فعالية حماية أصول معلومات مؤسستك ، يجب إجراء تحويل ACL والتفويض بالتزامن مع بيانات البريد. تحاول بعض المؤسسات تعيين حقوق مكافئة يدويًا أو باستخدام البرامج النصية بعد اكتمال ترحيل البيانات. ومع ذلك ، يمكن أن يؤثر هذا النهج سلبًا على الأداء ويضيف ثغرات أمنية إلى بيانات المؤسسة.

محتوى الملاحظات الخاصة

نفس البريد النشط. هناك مشكلة أخرى شائعة عند الترحيل من IBM Notes وهي تواجه الكثير من النص المنسق. لا يدعم Exchange و Office 365 الجداول المبوبة المتكاملة والأزرار والنماذج المحفوظة ومحتويات الملكية الأخرى في Notes. نتيجة لذلك ، ستحتاج إما إلى الاستعداد لفقدان هذه الوظيفة أو الاستثمار في حل ترحيل يمكنه تحويل هذه العناصر إلى تنسيق محمول. دعنا نقول على الفور أن الحلول من Quest لا تقوم بتحويل هذا بأي شكل من الأشكال ويمكنها فقط نقل مثل هذه الرسائل كمرفقات بحيث يمكن للمستخدم فتحها من خلال عميل Notes.

المجموعات ودفاتر العناوين الشخصية

تستفيد العديد من المنظمات بشكل مكثف من القوائم البريدية العامة للاتصال الداخلي

والخارجي. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يجد مستخدمو Notes أنه من المهم الاحتفاظ بجهات اتصال العمل في دفاتر العناوين الشخصية الخاصة بهم. تعتبر مصادر البيانات هذه ضرورية للعمليات التجارية ويجب تحويلها بشكل فعال أثناء الانتقال إلى نظام Microsoft الأساسي. نتيجة لذلك ، من المهم تحضير المجموعات تلقائيًا للترحيل إلى Active Directory وتحويل جميع العناوين الشخصية بكفاءة ، حتى تلك المخزنة في محطات عمل المستخدم.

التعامل مع تطبيقات الملاحظات

تعتبر نقاط التكامل بين التطبيقات وخدمة البريد ، مثل عمليات التسوية ، مهمة عند تخطيط عمليات الترحيل وجدولتها. لدى IBM Notes تكامل أقوى بين البريد الإلكتروني والتطبيقات أكثر من الأنظمة الأساسية الأخرى. يمكن أن تتضمن عمليات الدمج هذه كل شيء بدءًا من روابط المستندات البسيطة وحتى العمليات التجارية.

الموارد وقواعد بيانات البريد

تستخدم العديد من المؤسسات قواعد بيانات حجز الموارد وقواعد بيانات البريد وقواعد البيانات الشائعة الأخرى في Notes. نتيجة لذلك ، تلعب قواعد البيانات هذه دورًا مهمًا في تشغيل المنظمة. لضمان استمرارية الأعمال وإنتاجية الموظفين ، من المهم جدًا مراعاة النهج والجدول الزمني للتسليم من أجل:

• إنشاء صناديق بريد الموارد في البيئة المستهدفة ؛
• نقل البيانات من قاعدة البيانات الاحتياطية إلى Exchange ؛
• التأكد من أن مستخدمي كلا النظامين يمكنهم التعاون واستخدام الموارد في Notes و Exchange.

الخطوة 4: تعظيم كفاءة الترحيل

بالإضافة إلى ضمان دقة البيانات ، من المهم أيضًا ضمان نقل أكثر كفاءة ممكنة ، مع مراعاة متطلبات المنظمة. لا تعتمد كفاءة الترحيل بشكل مباشر على التكاليف المباشرة فحسب ، بل تعتمد أيضًا على درجة التأثير على الأعمال.

هندسة حلول الهجرة

أحد أهم العوامل التي تؤثر على الكفاءة هي بنية حل الترحيل. من المهم جدًا اختيار حل بهندسة متعددة مؤشرات الترابط تسمح لخادم ترحيل واحد بحمل عدة مستخدمين في نفس الوقت. تقلل البنية متعددة الخيوط من متطلبات الأجهزة للترحيل وتزيد من سرعة الترحيل ، مما يقلل بشكل كبير من التكلفة الإجمالية للمشروع. لا تنخدع بحلول الترحيل التي تدعي أنها ذات مؤشرات ترابط متعددة ولكنها في الواقع تقوم بترحيل مستخدم واحد فقط في كل مرة وتتطلب إضافة محطات عمل لترحيل المزيد من المستخدمين في وقت واحد. اعتمادًا على التكوين والبيئة ، تكون الحلول الحقيقية متعددة مؤشرات الترابط أكثر كفاءة بنسبة 30 إلى 5000 بالمائة عند ترحيل البيانات إلى Exchange و Office 365.

عملية الهجرة

تتضمن عملية الترحيل العديد من الخطوات ، ويجب أن تتم العمليات في الوقت المناسب لضمان انتقال سلس. لتقليل اضطراب الأعمال وتعظيم فوائد الترحيل ، يجب دمج جميع العمليات والتحكم فيها بواسطة تطبيق واحد يمكنه إكمال كل خطوة من خطوات الترحيل في الوقت المناسب.

المرونة والخدمة الذاتية

سيحتاج بعض المستخدمين والإدارات إلى الانحراف عن عملية الترحيل القياسية. على سبيل المثال ، قد يكون لدى القسم القانوني متطلبات تخزين مختلفة ، أو قد يحتاج المسؤولون التنفيذيون إلى ترحيل صندوق البريد بأكمله وجميع الأرشيفات. لذلك ، من المهم اختيار حل ترحيل مرن يسمح لفريق الترحيل بالتكيف بسهولة مع هذه المتطلبات. واحدة من أكثر الطرق فعالية لتحقيق هذه المرونة هي استخدام الخدمة الذاتية لمجموعة فرعية من المستخدمين. على سبيل المثال ، قد يُسمح لبعض المستخدمين بترحيل بيانات إضافية من ملفات البريد الرئيسية أو البيانات المحلية لتحويلها إلى أرشيف شخصي على الخادم.

الخطوة 5: تشغيل الترحيل التجريبي

بمجرد الانتهاء من تقييم ما قبل الترحيل ، والانتهاء من استراتيجية التعايش ، وتحديد خطط التحسين ، من المهم للغاية الحصول على التحقق من الاستراتيجية من خلال واحد أو أكثر من عمليات الترحيل التجريبية.



الغرض من الترحيل التجريبي هو التحقق من صحة الإجراءات المطورة وتحديد المشكلات التي قد تنشأ بعد بدء الهجرة الكاملة ، مما يجعل من الممكن حلها قبل بدء الهجرة القتالية. نتيجة لذلك ، ينبغي للمرء أن يتوقع بل ويرحب بالمشكلات أثناء الترحيل التجريبي.

تحديد حجم الهجرة التجريبية

يجب أن يكون الترحيل التجريبي كبيرًا بما يكفي لجمع عينة تمثيلية من البيانات والإجابة على الأسئلة ذات الصلة التي قد يتم مواجهتها أثناء الهجرة القتالية. إذا كنت تقوم بترحيل عدة آلاف من علب البريد ، فيجب أن تكون العينة كافية. بالنسبة للهجرات الكبيرة جدًا ، قد تكون النسبة أقل.

اختيار البيانات والأنظمة

من المهم استخدام البيانات القتالية وأنظمة القتال أثناء عملية الترحيل التجريبية. هذا مهم جدًا لعدة أسباب:

• عليك أن تفهم كيف ستتصرف بيئة القتال. لن تكون البيئة المُنشأة صناعياً ممثلة لبيئة القتال.
• يمكنك الحصول على مزيد من المعلومات حول الرسائل المشفرة ، وتكرار أنواع الرسائل غير الموجودة في Exchange ، ومتطلبات التخزين استنادًا إلى عينة البيانات.

تحديد التوقعات

توفر عملية الترحيل التجريبية أيضًا فرصة ممتازة لاختبار معايير النجاح المحددة للمشروع ومعايرة التوقعات لعملية الترحيل المتبقية. إذا كانت التعديلات مطلوبة ، فيجب توثيقها وأخذها في الاعتبار أثناء الهجرة القتالية.

الخطوة 6: جدولة أوقات الترحيل لتقليل التأثير على المؤسسة

تجميع المستخدمين

لتقليل التأثير على المستخدمين والمؤسسة ككل ، يجب عليك في نفس الوقت ترحيل المستخدمين الذين يعملون معًا. تشمل العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند إنشاء هذه المجموعات التفويض. ابحث عن حل يمكنه التوصية بالمجموعات للترحيل بناءً على معلومات علاقة المستخدم في بيئة المصدر.

الجدول الزمني للهجرة

بعد الانتهاء من ترحيل المجموعة ، تأكد من تضمين جدولك الأوقات التي يكون فيها

التأثير على هؤلاء المستخدمين ضئيلًا. يمكن أن يعني هذا جدولة نافذة ترحيل في أوقات محددة من اليوم لتجنب عمليات الترحيل أثناء ساعات العمل ، في نهاية شهر السنة ، أو أثناء نوافذ الصيانة. على سبيل المثال ، ربما لا ينبغي أن تنتقل فرق المبيعات في نهاية الربع ، ومن المرجح أن يكون لدى إدارات المحاسبة والقانون حدود زمنية لترحيلهم.

الخطوة 7: ابدأ الترحيل وتتبع تقدمه

باستخدام الأساليب التي تم التحقق من صحتها لترحيل البيانات ، يجب أن تصبح عمليات الترحيل القتالية أحداثًا روتينية. من المحتمل أن تكون هناك تعديلات طفيفة طوال العملية لتلبية احتياجات مجموعات معينة. وستظل المراقبة الدقيقة ضرورية لضمان أخذ جميع حالات الطوارئ في الحسبان أثناء مرحلتي التخطيط والتجريب. ومع ذلك ، يجب أن تصبح العملية آلية أكثر فأكثر. من المهم توثيق والإبلاغ عن التقدم الذي تحرزه المنظمة بأكملها للوفاء بجدول مكافحة الترحيل لضمان تلبية التوقعات. تظل المراقبة والتغذية الراجعة من الجوانب الرئيسية لعملية الترحيل الناجحة طوال العملية برمتها.

خاتمة

لقد غطينا الأشياء التي يجب مراعاتها عند ترحيل خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كنت الآن بصدد اختيار حل ترحيل أو كنت تفكر فيه فقط ، فمن المهم مراعاة كل هذا. نحن نعمل مع حلول ترحيل Quest ومستعدون للتوصية بها باعتبارها أكثر الحلول فاعلية لتقليل عدد الخطوات اليدوية وزيادة كمية البيانات المنقولة نتيجة الترحيل.



إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول الأساليب الفعالة للترحيل ، فاترك طلبًا في نموذج الملاحظات على موقعنا على الويب أو اتصل فقط ، ويمكنك أيضًا دراسة مواد إضافية على الروابط أدناه:



مقالة Habr: ترحيل IBM Lotus Notes / Domino إلى Microsoft Exchange



Quest Migrator لـ ملاحظات للتبادل في Gals



Quest Coexesent Manager للحصول على Notes في موقع Gals



Quest Migrator for Notes to Exchange Quest



Quest Coexistence Manager for Notes Quest