في الولايات المتحدة ، لم يكن العمل عن بعد عجبًا لفترة طويلة. لمدة عام بالفعل في عام 2003 ، ترك عروفتنا في إحدى التجمعات أثناء المحادثة الصغيرة التمهيدية الإلزامية أنه كان جالسًا في منزله في كاليفورنيا بملابسه الداخلية. ثم ذكروه له لعدة أشهر ، وأنا شخصياً ، وأنا في الموقع في ولاية آيوا المجيدة ، شاهدت رد فعل غير لفظي حيوي من "الأعمال" على مثل هذا الوحي. لم تحدث كل هذه الفوضى مع بدء تشغيل المرآب ، ولكن بين الشركات ذات السمعة الطيبة. كان RP من شركة IBM ، وهو مشروع لأحد أكبر بنوك الدولة.
كنت في جانب التطوير ، والآن سيتم استدعائي مدير مشروع تقني ، أو قائد فريق ، أو مهندس معماري. لا يهم ما تسميه ، الشيء الرئيسي هو أن التطوير تم تنفيذه أيضًا من قبل فريق موزع من موسكو ومينسك ونفس الولايات ، بل كان هناك رجال من مصر. مناطق زمنية مختلفة ، لغة وعقلية مختلفة. لكن كل شيء سار بشكل رائع!
منذ تلك اللحظة ، تدفق الكثير من المياه تحت الجسر ، ولكن حدث أن كل خبرتي كانت مرتبطة بدقة بتنظيم عمل الفرق البعيدة. عملت لفترة طويلة مع Vega ECM Solutions ، والتي كانت ميزتها هي تنفيذ المشاريع في فرق موزعة جغرافيًا ، حيث يعمل جميع الموظفين من المنزل. حتى عندما افتتحت الشركة مكتبًا لائقًا جدًا في Irvine CA ، كان غالبًا فارغًا وكان يعمل بشكل أكبر كوظيفة تمثيلية. فضل الناس العمل من المنزل ، ولم تتدخل الإدارة في ذلك. لماذا ، عندما يعمل كل شيء بشكل جيد وفعال؟
سيقول أحدهم ، "حسنًا ، هذه شركة أمريكية ، شركتنا مختلفة." على الاطلاق. تعمل مبادئ إدارة التطوير عن بعد بنفس الطريقة في كل مكان. إنهم يتصرفون بنفس الطريقة مع الأمريكيين والهنود والروس والأوكرانيين والمصريين. تمتلك شركة Logic Biznesa الروسية عدة مكاتب جغرافية وشكلت فرق إنتاج من موظفين من مكاتب مختلفة. كان شخص ما في مكتب في موسكو ، شخص ما في أوفا ، شخص ما في كراسنويارسك. عمل العديد من الناس من المنزل. كل شيء سار بفضل نفس المبادئ ، والتي ستتم مناقشتها لاحقًا.
مع ملاحظة ما حدث غالبًا في بعض الشركات الروسية الكبيرة جدًا هذا الصيف ، غالبًا ما يطرح السؤال - ما هو الخطأ؟ لماذا تطفو الاتصالات ، ولماذا أصبح التقدم في التراكم أبطأ ، وكيف نفعل شيئًا على الإطلاق؟ هناك إجابة محددة لكل سؤال من هذه الأسئلة ، لكن الجذر المشترك ، أرض التكاثر التي تنشأ منها كل هذه المشاكل ، هو مستوى منخفض جدًا من الإدارة. إنها ليست منهجية وليست منتظمة ومتفاعلة. أصبح التقاعد الإجباري في بعض الشركات الطفل من القصة الخيالية الشهيرة. والملك عاري ...
لكي لا يكون العمل عن بعد شريرًا ، بل طريقة فعالة وعملية للعمل معًا ، لا يلزم الكثير. تحتاج فقط إلى تنظيم العملية باستخدام آليات بسيطة وواضحة. للحكم، وعدم ترك كل شيء يأخذ مجراه ، والاختباء وراء عبارات حول "التنظيم الذاتي". المبادئ الواردة أدناه تتعلق بالبعد عن بُعد ، ولكن هل يتعلق الأمر به فقط؟
المبدأ 1. العمل بدقة وفقا للمهام في المتعقب
المبدأ واضح ، تمامًا مثل الحاجة إلى غسل يديك. ومع ذلك ، ليس الجميع ولا يغسلون أيديهم دائمًا. حتى الآن ، في بعض الشركات ، يمر عدد معين من المهام بواسطة المتعقب. أو المهام ، كما كانت ، في المتعقب ، ولكنها لا تتوافق دائمًا مع ما يتم فعله بالفعل. إذا كان هذا مقبولًا إلى حد ما أثناء العمل المكتبي - كل شيء في الأفق ، فعندئذ يكون تتبع جميع المهام المهمة عن بُعد أمرًا إلزاميًا. ما هي "مهمة كبيرة" يتم تحديدها تجريبيا. معياري هو "أي مهمة لا يمكن إنجازها في 15 دقيقة". في هذه الحالة ، لا داعي للوقوف مع جهاز ضبط الوقت. إذا كان من أجل نوع من الاستشارة ، وتحليل خطأ ، وما إلى ذلك. إذا لم يستغرق الأمر 15 دقيقة فجأة ، ولكن 16 دقيقة ، أو حتى 17 دقيقة ، فقد لا يدخل المتعقب ، بشرط أن يكون هناك عدد قليل من هذه المهام. وبالمثل في الاتجاه الآخر. إذا كانت المهمة تستغرق 5 دقائق ،ولكن خلال هذه الدقائق الخمس ، يقوم المطور بإجراء تغيير في الكود ، ثم يجب تسجيل هذه المهمة. وإلا ، كيف ستحدد في غضون عام سبب تغيير هذا السطر من التعليمات البرمجية فجأة؟
أي متتبع يجب علي استخدامه؟ الجواب هو كل ما اعتدت عليه وهو مناسب. عملت فريقي مع الدهون. Redmine جيد أيضًا. حتى تريلو.
لكن ...
تخيل أنك تعمل في مؤسسة حيث يتم مراقبة المتعقب بشدة. يتم حساب مؤشرات أداء مختلفة ومتعددة ويعرف شخص آخر ماذا بالضبط. على هذه المؤشرات ، يتم عقد الاجتماعات ، وبناء التقارير ، ويتم توجيه المديرين المباشرين إلى الرؤوس بحثًا عن الانحرافات. بشكل عام ، يتم إنجاز الكثير من العمل المهم والمفيد.
هل من الممكن تنظيم التتبع الطبيعي للمهام في مثل هذه الظروف؟ الجواب لا. يمكن أن تؤدي أي خطوة مهملة إلى انتهاك المقياس ، لكننا نريد فقط العمل والتخطيط وجعل الحياة أسهل ...
وإذا اتضح العكس - كل شيء معقد للغاية ، فعندئذ تنهار فكرة بسيطة وجيدة للعمل على جهاز تعقب. بالطبع ، يتتبع الفريق شيئًا ما ، ولكن بحجم ضئيل حتى لا تفسد التقارير ...
فكرة ضارة ... ولكن ماذا لو تم تنفيذ تتبع العمل الحقيقي في نظام بديل؟ Trello ، على سبيل المثال.
المبدأ 2. تقرير يومي عن الوقت المستغرق
كانت هناك نقاشات عنيفة حول هذا الموضوع في المجتمع لفترة طويلة وليس لدي رغبة في المجادلة بشكل تجريدي حول موضوع "جيد" / "سيئ" . أصف ما يصلح وما هو منطقي.
وفقًا للمبدأ 1 "العمل بدقة وفقًا للمهام في جهاز التعقب" ، يتم تتبع جميع المهام معنا. في نهاية يوم العمل ، يتذكر كل موظف المهام التي قام بها اليوم ويدخل فيها الوقت الذي يقضيه مع وصف موجز لما تم إنجازه. قد يكون الوصف جيدًا "فكر كثيرًا". من أجل شطب وقت "المهام الصغيرة" ، يمكنك إنشاء مهمة منفصلة - "تفريغ" مشروط. من الواضح أنه يجب أن يكون هناك القليل من وقت العمل ، لأن المهام "غير ذات أهمية". لمثل هذه المهام ، من الضروري أيضًا وصف ما تم إنفاق الوقت فيه. على سبيل المثال ، "استشارة أنجيلا". بالمناسبة ، إذا رأيت أنه يتم كتابة الكثير من الوقت في مهمة "التفريغ" ، فهذه إشارة إلى حدوث خطأ ما ويجب القيام بشيء حيال ذلك. وظيفة المدير هي سماع الأجراس واتخاذ الإجراءاتلتصحيح الوضع.
لذلك يؤخذ في الاعتبار كل وقت العمل ، ويجب أن يكون مقداره 8 ساعات في اليوم. أو 40 ساعة في الأسبوع. من الأصح الانتباه إلى الرصيد الأسبوعي مقارنة بالرصيد اليومي. من الطبيعي أن يعمل الأشخاص الحقيقيون أحيانًا أكثر ، وأحيانًا أقل. هناك مواقف مختلفة ، وأداؤنا موحد تمامًا كما هو منصوص عليه في الجداول الزمنية.
على عكس مبدأ "العمل بدقة وفقًا للمهام في المتعقب" ، عادة ما يكون تطبيق مبدأ المحاسبة اليومية أكثر صعوبة. من المهم أن يحذف الناس وقتهم كل يوم ، وليس في نهاية الأسبوع أو الشهر أو عند وصول ركلة من الرئيس. عليك أن تفهم أن مبدأ تتبع الوقت يأخذ الشخص من منطقة الراحة الداخلية ، وهذا يسبب مقاومة داخلية وهذا هو السبب في أنه يضمن فعالية العمل عن بعد.
لتنفيذ أي تعهد ، يجب عليك أولاً شرحه ، وبعد ذلك ، خاصة في المرحلة الأولى ، قم بمراقبة التنفيذ وفرض القاعدة بانتظام. الحتمية أكثر فعالية من العقوبة القاسية والعشوائية للفشل.
من خلال تطبيق مبدأ تتبع الوقت في العديد من الفرق ، سمعت دائمًا نفس عبارة الأسئلة في خيارات إبداعية مختلفة " الآن ، بدلاً من التطوير ، سنقضي كل الوقت في شطب الوقت ". قد يكون كذلك. لديك كل الحق في أن تأخذ في الاعتبار الوقت الذي تقضيه في الشطب في وقت المهمة. من السهل حساب ... كم من الوقت يستغرق الوصول إلى الدهون ، والعثور على مشكلة ، وتقدير المدة التي استغرقتها المهمة ، وما الذي تم إنجازه وكتابة بعض الأرقام وعبارات قليلة؟ دع 5 دقائق... نادرًا ما يعمل المطور في أكثر من 5 مهام يوميًا. في المجموع ، في أسوأ الأحوال ، سوف يستغرق الأمر 25 دقيقة لشطب الوقت. يمكن للشركة تحملها.
اعتراض شائع آخر هو " كيف أعرف. كم من الوقت قضيت؟ " الجواب هو أنك لست بحاجة إلى ساعة توقيت . يجب إدخال الوقت المقدر في نهاية اليوم. كما هو الحال مع أي تقييم ، الأخطاء مقبولة.
خدعة مبدأ تتبع الوقت هي أنه يجبر كل لاعب في الفريق على إجراء "رجعي" فردي يومي. بعد كل شيء ، عليك أن تتذكر ما فعلته. لفهم ما إذا كان يعمل أم لا ، وكم من الوقت وما استغرق. المعلومات المتعلقة بعمليات الشطب متاحة للمدير والفريق ، لذلك لن تعمل كتابة غير كافية. إنه مجرد عار. إن معرفة أنه في نهاية اليوم ستحتاج إلى القيام بإجراءات الإبلاغ عن الوقت يعد علاجًا جيدًا
كيف لا تفعل ...
عند تقديم أي ابتكار ، يجب أن تتأكد بنفسك من فوائده. نهج - والجميع يفعل هذا ، ولكن تعليمات من "أعلاه" جاءت لقتل الفكرة. إذا لم يكن هناك اقتناع داخلي بالحاجة إلى استخدام نوع من أدوات الإدارة ، فمن الأفضل التخلي عنها بدلاً من نقل عدم اليقين والشكوك إلى الفريق.
المبدأ 3. اجتماعات تخطيط الفريق المنتظمة
التواصل في فريق العمل عن بعد مهم جدًا. يجب أن يكون الجميع على دراية بما يحدث في المشروع ، وما هي التغييرات الخارجية ، ومن يواجه المشاكل ، ومتى يتوقع إكمال المهام ، وما إلى ذلك. من المهم أن نفهم ونشعر أننا فريق ، وأن كل شيء في سياق واحد ، وهناك فهم مشترك ليس فقط للأهداف ، ولكن أيضًا لما نحن فيه الآن. حتى لو كنت في مكان مظلم وغير سار ...
لقد دعوت هذه الاجتماعات المنتظمة للفريق "اجتماعات التخطيط" ، وليس اجتماعات سكرم اليومية. سكرم هي منهجية واحدة فعالة في بعض المواقف ، ولكنها لا تنطبق على الإطلاق في حالات أخرى. إن تمدد سكرم على كل الكائنات الحية فكرة غريبة وغير مفهومة.
لذلك ، فهي " اجتماعات التخطيط"، على الرغم من أنها تشبه اليومية من حيث المعنى والشكل. نناقش الحالة ، تمهيدية. ننقل الأسئلة المطولة إلى اجتماعات منفصلة. أوصي بتحديد المدة بـ 15-30 دقيقة. التكرار الأمثل في وقت الهدوء هو 2-3 اجتماعات التخطيط في الأسبوع ، في فترة ساخنة - مرة واحدة يوميًا.
أثناء جلسات الإحاطة ، انتظام مهم. من الأفضل إضافتها مباشرةً إلى تقويم الفريق بأكمله. وفي التقويم. على udalenke أداة إدارة إلزامية ووقتك ووقت الفريق. احترم الأعراض. أحتاج إلى مناقشة شيء مهم ، لكني أحترمك خططكم لذلك أدعوكم للاجتماع مقدما. إذا كان الوقت المقترح غير ملائم فيمكننا تأجيله وإذا كانت لديكم أسئلة أولية حول الغرض من الاجتماع يمكنكم طرحها وكذلك رفض الاجتماع.
المبدأ 4. اتصالات 1x1
عندما يعمل الفريق بأكمله في مكتب واحد ، تنشأ الاتصالات التلقائية باستمرار. بالقرب من آلة القهوة ، في المطبخ ، أمسك شخص ما بشخص ما في الممر لبضع كلمات. لا توجد مثل هذه الرفاهية في وضع العمل عن بعد. لا يوجد سوى رسل فوري ، هاتف. يختلف الأشخاص ، فهم غالبًا ما يكونون انطوائيين في مجال تكنولوجيا المعلومات ، لذلك قد تنشأ حالة يكون فيها أحد الموظفين "ضائعًا" ، وينقطع الاتصال بين الأشخاص ، وهو أمر مهم جدًا ليس فقط لتحقيق النتائج ، ولكن أيضًا للتنشئة الاجتماعية للموظفين. نحن بشر ونريد التواصل ، حتى الانطوائيون الراسخون.
هنا ، يمكن أن تساعد الاتصالات شبه الرسمية "التلقائية" ، عندما يناقش قائد الفريق مشكلة 1x1 مع أحد الموظفين. يمكن أن يكون السؤال تنظيميًا أو تقنيًا. والأهم من ذلك ، يبدأ قائد الفريق بشكل دوري في إجراء حوار مع الجميع. الصوت هو الأفضل ، ولكن في بعض المواقف قد تكون هناك رسائل نصية. الصوت أفضل بكثير! لا ينبغي أن يحدث هذا وفقًا لجدول زمني ، ومن الجيد الحفاظ على متوسط تكرار مثل هذه الاجتماعات مرتين على الأقل في الأسبوع.
يأتي هذا المبدأ من المهارة القديمة الجيدة غير المتصلة بالإنترنت للقائد الجيد - للتواصل مع الموظفين ، والاهتمام بهم. في وضع عدم الاتصال بالإنترنت ، تنشأ مثل هذه الاتصالات بشكل طبيعي من تلقاء نفسها. في الوضع البعيد ، يجب البدء بشكل خاص. لا تنسى الناس.
لقد وصفت أربعة مبادئ أساسية للعمل عن بعد لجعله منتجًا وفعالًا ومريحًا للموظفين. واحد لا يتطلب العودة إلى المكتب ، وهو في حد ذاته مفيد اقتصاديًا للشركة. بالطبع ، لا تقتصر كفاءة القائد على هذه المبادئ ، ولكن اتباعها ، بكل بساطة ، يمكن أن يغير بشكل كبير الموقف تجاه العمل عن بعد. نحن نغطي مسؤوليات الإدارة الرئيسية - يوفر تتبع المهام التخطيط والتحكم والتفويض. يؤدي التخطيط للاجتماعات والاجتماعات الفردية إلى إنشاء حقل معلومات واحد. يتم حل المشكلات التي تظهر على الفور أو إضافتها إلى المتعقب لتحديد الأولويات.
لا شيء معقد.