تقرير مرة أخرى؟ كم يمكنك؟

مرحبا هبر!



عدد كبير جدًا من موظفي الشركات الكبيرة ، وأعتقد أن على الجميع تقريبًا القيام بذلك وتقديم التقارير. الغالبية العظمى من هذا النوع من النشاط يسبب رد فعل سلبي. دعونا نلقي نظرة على ما هي التقارير في جوهرها ، ولماذا هناك حاجة إليها ، والأهم من ذلك مقدار تكاليف المتعة.

لماذا تحتاج التقارير على الإطلاق؟

لاتخاذ أي قرارات ذات مغزى ، تحتاج إلى معلومات. في أبسط الحالات ، عندما تكون مشاركًا شخصيًا بشكل مباشر في العملية أو في نفس الغرفة ، فإن جميع المعلومات الضرورية تأتي إليك تلقائيًا عبر القنوات السمعية والبصرية ، حتى لو كنت لا تريدها حقًا. أنت تعرف ما يفعله الصغار ، وكم مرة وبشأن المشكلات التي يتم سحبها ، وعدد المرات في اليوم ، ومدى جودة غسل عاملة التنظيف للأرض ، يمكنك أن ترى سبب إبطاء الكود في أداة التعريف الموجودة على جهازك مباشرةً وأنت تعرف عدد الفئران الاحتياطية الموجودة في الخزانة. ليست هناك حاجة عمليا للإبلاغ الرسمي في هذه الحالات. سترى المشكلة على الفور وستكون قادرًا على حلها. يعمل هذا بشكل رائع في الشركات التي يوجد بها العديد من الموظفين وكل شيء موجود فعليًا في نفس الغرفة. كل شيء يتغير بشكل كبير في وجود حاجز مادي أو ،عندما تنمو الشركة ولا يمكنك المشاركة بشكل شخصي في جميع العمليات. لكن المسؤولية لا تختفي في أي مكان. كونك في غرفة أخرى ، لم تعد ترى ما يحدث بشكل مباشر ، ولكن يجب عليك اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب. بناءً على الأمثلة المذكورة أعلاه ، قد ترغب في تلقي معلومات مثل هذه بانتظام:

• كم عدد المهام التي لدينا في قائمة الانتظار ، ما هو قيد التطوير ، كم عدد المهام التي تم إغلاقها للفترة؟
• كم عدد المكالمات التي تم إجراؤها على مكتب المساعدة ، ما نوعها ، كم عدد المكالمات التي تم إغلاقها بنجاح؟
• الغاء الجدول.
• سجلات التطبيق الخاص بك من جهاز المستخدم.

سيتم إنشاء بعض هذه المعلومات يدويًا (من المنطقي وضع سياج على نظام محاسبة التنظيف فقط لشركة تنظيف كبيرة). بعضها في شكل بيانات أولية غير منظمة (سجلات الجهاز). لكن المعلومات الأساسية ستكون مطلوبة في شكل تقارير في شكل جداول أو رسوم بيانية ملائمة وتعكس الواقع بشكل واضح وموثوق. (ترد أمثلة على الرسوم البيانية التي لا تعكس الواقع بشكل واضح وغير دقيق في هذه المقالة الرائعة ). فقط عندما تكتشف في الوقت المناسب أن موظف مكتب المساعدة يلعب دور الأحمقيمكن اتخاذ تدابير مناسبة (زيادة عدد الموظفين ، ودفع مكافأة للعمل الصدمي ، ومحاولة القضاء على سبب الطعون الجماعية). بدون معرفة ذلك ، من المستحيل تنظيم العملية بشكل طبيعي. هذا لا ينطبق فقط على المديرين. يحتاج المطورون والمطورون أيضًا إلى معرفة ما يحدث محليًا للمستخدمين ، وكيفية تحميل الشبكة ، والخوادم ، وعدد الطلبات إلى الخدمة المصغرة لكل وحدة زمنية ، وما إلى ذلك. في الواقع ، هذه هي التقارير نفسها وبدونها من المستحيل حل مشاكلهم.

المتطلبات الأساسية للتقارير

لنقم بصياغة المتطلبات الأساسية للتقارير:

1. الرؤية وسهولة الإدراك.
   
   
   
   ليس هناك معنى مباشر من 5 غيغابايت من السجلات الأولية ، فستحتاج إلى المعالجة والتجميع على الأقل قبل أن نعرف شيئًا مفيدًا.
2. , .
   
   
   
   « 19/20 ». ! , 19 « », 20 . «» , .
3. .
   
   
   
   . IP , % , . .
4. توقيت.
   
   
   
   سيكون من غير السار معرفة أن القناة بدأت في التباطؤ منذ أسبوع وأن نصف المستخدمين قد غادروا بالفعل ، تاركين مراجعات غاضبة. ويمكن حل المشكلة في 30 ثانية عن طريق توصيل سلك التصحيح. ونفد لدينا الفئران في المستودع ، لم يشتروا في الوقت المحدد. تافه ، ولكن أيضا غير سارة.
5. التكلفة المقبولة للإنشاء والاستخدام.

دعنا نتناول النقطة الأخيرة بالتفصيل. إذا كان من الممكن أن يُدعى بحق جزئيًا في السابق "كابتن واضح" ، إذن لسبب ما ، لسبب ما ، غالبًا ما يكون هناك تجاهل كامل للواقع. دعونا نمزق الحجاب!

كل شيء يكلف مالاً

مرة أخرى ، القليل من رأس المال. في عالمنا ، لا شيء عمليًا مجاني. لا تنمو الكعك على الأشجار ، ولا يوجد سانتا كلوز . أي عمل يتطلب المال والوقت وبعض الموارد الأخرى. إذا كنت بحاجة إلى تقرير عن عدد ديدان الأرض لكل متر مربع. متر ، ثم يمكننا تقدير قيمتها. دعنا نقدر التكاليف:

1. مخلوق. يكلف C المال. سنقوم هنا أيضًا بتضمين العديد من التحسينات والتحديثات - سنقوم بتعيين C _m
   
   
   
   ويمكن أن يكون هذا هو كتابة رمز يقوم بإنشاء تقرير من قاعدة البيانات. الخروج بنموذج في Excel للملء اليدوي. تعليم الموظف الغبي والموهوب بدلاً من ذلك كيفية دفع الأرقام بشكل صحيح إلى خلية وحفظ ملف.
2. التحضير المنتظم. يكلف ف مال / يوم (حسنا ، أو فترة أخرى ، وليس النقطة).
   
   
   
   يجب على الموظف أن يأخذ مجرفة وأن يحفر بضعة أمتار مربعة من الأرض. عد الديدان المكتشفة وادفع البيانات إلى اللوحة
3. العمر المفيد (الاستهلاك). أيام تي. يتضمن هذا أيضًا مقدار المراجعة التي سيتم استخدامها والتحديث - T _m .

يمكنك استخدام تقرير واحد دون تغييرات لعدة سنوات ، أو يمكنك الخروج بمؤشرات جديدة وتغيير نموذج العرض كل يوم.



في المجموع ، تكاليف هذا التقرير في اليوم الواحد

$$

$$/T+ / T+$$

لنأخذ مثالا. دع الأمر يكلف 10000 من اعتمادات المجرة لإعداد تقرير سيتم استخدامه لمدة عام ونصف تقريبًا على الأرض (لنأخذ 500 يوم للبساطة) ، ثم سيخرجون بشيء جديد تمامًا. أيضًا ، خلال هذه الفترة ، ستكون هناك حاجة إلى مراجعة طفيفة لـ 1000 رصيد. الإدخال اليدوي للبيانات اليومية (لا يمكن الحصول على كل شيء من قاعدة البيانات تلقائيًا) يكلف 100 نقطة. في المجموع ، لدينا:

10000/500 + 1000/500 + 100 = 122. إذا كان هناك 243 يوم عمل في السنة ، فهذا يكلفنا حوالي 30 ألف يوم عمل ، الصيغة بسيطة بشكل عام. يمكن للمهتمين نقل البيانات إلى جدول بيانات واللعب مع المعلمات. إذا توصلت إلى أعمدة جديدة ، وطلبت منك تغيير لون الرسم البياني أسبوعيًا ، أو تم عمل التقرير نفسه يدويًا لمدة نصف يوم ، فمن السهل الحصول على تكاليف بمئات الآلاف. في هذه المرحلة ، يجدر التفكير بجدية: هل هذه المعلومات مهمة حقًا وهل تستحق المال؟

مثال على تقرير غير فعال للغاية من تجربة شخصية طويلة المدى

موقف. للشركة اتجاهان رئيسيان غير متداخلين في مكتب واحد: تجارة الجملة في الحبوب (نشتري من المزارعين في المنطقة) وبيع مولدات الكهرباء التي تعمل بالديزل (العملاء الرئيسيون هم عمال النفط في مناطق بعيدة جدًا). في ذلك الوقت ، لم يكن لدى أحد هواتف نقالة. اتصل الجميع على الهواتف السلكية العادية. كانت المكالمات إلى المنطقة (منطقة التعريفة> 100 كم) رخيصة جدًا. وفي إقليم كراسنويارسك والشرق الأقصى وما إلى ذلك ، فهو مكلف للغاية. عملت الشركة بربح جيد ، لكن تكاليف الاتصال كانت خطيرة للغاية في المجموع. في حين أن المصدر الرئيسي للتكاليف كان واضحًا للجميع ، طالب الرئيس التنفيذي بالتفصيل حسب القسم. لم يكن لدينا سجلات PBX. عرف Electrosvyaz (الآن Rostelecom) كيفية إرسال المعلومات في شكل لفة ورق. في المجموع ، استغرق زميلي أكثر من أسبوع من وقت العمل ،لتحليل كل هذا وإنشاء التقرير المطلوب. بدا الاجتماع الذي كان من المفترض أن ينظروا فيه إلى هذا التقرير ويستخلصوا النتائج كما يلي:



عام: "يورا (رئيس بائعي المولدات) ، ماذا قال لك كثيرًا؟"

يارا: "حسنًا ، نحن نعمل!"

عام: "حسنًا ، أحسنت!"



أي أنهم في الواقع لم يتعلموا شيئًا جديدًا ومفيدًا بسعر مرتفع. الوضع يشبه





للحصول على إرشادات كافية ، تحتاج إلى الحصول على معلومات في شكل تقارير. إذا كان التقرير غير مريح ، فأنت بحاجة إلى التفكير في كيفية تحسينه ، وربما إضافة معلومات مفقودة. ولكن في الوقت نفسه ، يجب على المرء أن يفهم بوضوح أنه سيكلف مالاً. ربما الكثير من المال. يجب أن يكون السؤال الصحيح: "هل الحصول على المعلومات X يستحق مجموع Y؟"



أمثلة:



"هل من المفيد معرفة لون الفئران في المستودع (العمود في التقرير) 5000 روبل؟" (الإجابة سلبية إلى حد ما ، نظرًا لأن هذه المعلومات مطلوبة نادرًا جدًا وذات فائدة قليلة بحيث تقترب تكلفتها من الصفر)



"هل معرفة مدى تعقيد المهام المنجزة في الإصدار السابق والمخطط لها بقيمة 50000 روبل الحالية؟ (الإجابة إيجابية إلى حد ما ، حيث يجب أن نفهم في أقرب وقت ممكن أن هناك خطرًا من عدم التواجد في الوقت المحدد. في هذه الحالة ، يمكننا إيجاد حل من خلال مناقشة المشكلة مع قائد الفريق والعميل أو عن طريق تعيين موظف مستقل لبعض المهام).



هناك أيضًا نقطة مهمة: يمكن أن تفقد المعلومات أهميتها. أي أن المستلم لم يعد مهتمًا به كليًا أو جزئيًا ، لكننا نواصل إنشاء التقارير. ومع ذلك ، فإن المستلم ليس لديه دافع معين لإلغائها.



إذا كان الفطرة السليمة غير كافية ، على مستوى الشركة ، يمكن تنظيم العملية بشكل فعال على النحو التالي. يجب على متلقي كل تقرير "تمويلها" في حدود ميزانية الوحدة. بمعنى ، إذا كنت بحاجة إلى تقارير 1 ، 2 ، 3 ، 4 ، 5 بقيمة إجمالية قدرها X روبل ، يتم توزيع التكاليف في المحاسبة الإدارية وفقًا لذلك. في هذه الحالة ، عليك أن تحافظ على نفسك في إطار العمل وتتطلب فقط المعلومات ذات الصلة حقًا ، دون شك في التخلص من المعلومات غير الضرورية.