المحادثات 1-1. محرك الاتصالات

أعتقد أن موضوع المحادثات الفردية ، 1-1 أو أيًا كان ما يسمونه ، كان من الممكن أن يضع الأسنان على حافة الهاوية قليلاً. لكن الحديث عن الحاجة للمحادثات مع الموظفين وعدم ذكر المحادثات الشخصية الدورية هو نفسه الحديث عن جهاز السيارة ولكن تجاهل المحرك.



هنا أريد أن أشارك مبادئي الخاصة بالمحادثات 1-1 ، والتي ، في رأيي ، تختلف قليلاً عن تلك الكلاسيكية ، بالإضافة إلى إعطاء أمثلة على الأسئلة التي يجب أو لا ينبغي طرحها في مثل هذه المحادثات ، وكيف من الأفضل القيام بذلك بطريقة رسمية وغير رسمية.



أنا لا أدعي أنني الحقيقة المطلقة. يختار الجميع آلة موسيقية حسب ذوقهم وظروفهم. لكني آمل أن تكون أداتي مفيدة لشخص ما.





^{ليس بالضرورة رسميًا. الشيء الرئيسي وحده. صورة تشارلز ديلوفيو على Unsplash}



أعتقد أن المحادثات 1-1 هي أساس العلاقات مع الزملاء. بدون ذلك ، تفقد المحادثات الإدارية الأخرى نصيب الأسد من فعاليتها ، وتصبح العديد من العمليات مستحيلة تمامًا.



لماذا ا؟ فيما يلي بعض الأسباب من ممارستي:

• ( « », ). , . , - , , , . , .
• . - , . , , . , .
• , , , , .., «» «» ( «» «» — )?
• , , , , , .
• ..

ما زلت أتذكر بألم شديد رحيل أحد الموظفين. في مقابلة خروج (أحاول التحدث إلى شخص في اليوم الأخير من عمله) قال لي: "يا وشاح ، كنت تتحدث معي كثيرًا ، مرة كل شهر إلى شهرين ، ثم توقفت. كنت أتأرجح في نفسي ، ولم يكن لدي أحد لأشاركه ، وبدأت أعاني من مشاكل في المنزل ، وبدأت أشعر بالإرهاق في العمل. لكن لم يأبه أحد. أنا لا يتوقع المساعدة النفسية . أردت فقط الحد الأدنى من الاهتمام ، على الأقل في العمل ". وهذا ما قاله رجل كان ينضح بالتفاؤل ، ولا يمكن أن تقول إنه يحترق أو يعاني من مشاكل. هذا ليس عذرا بالنسبة لي. هذا الآن بمثابة تذكير لي أنه من المستحيل ، على الرغم من أي "انطباعات" ، التوقف عن التواصل مع الفريق كأفراد.

إذن ما هو 1-1؟

هناك وجهة نظر مفادها أن 1-1 هو اجتماع محدد ، وعادة ما يكون دوريًا بشكل صارم ، وغالبًا ما يكون مصحوبًا بأسئلة دقيقة.



أنا موافق. تستطيع فعل ذلك. في بعض الأحيان يحتاج الأمر إلى القيام به. وهذا مفيد جدا.



لكن! بالنسبة لي ، هذا ليس بالضرورة اجتماعًا فرديًا مُرتبًا مسبقًا ، وليس حدثًا رسميًا. بالنسبة لي ، 1-1 هي وسيلة للتعرف على الناس وبناء علاقات شخصية معهم .





^{أثناء التجديف ، وهو أمر تقليدي بالنسبة لفريقي ، تكون الاجتماعات صادقة بشكل خاص. Photo by Priscilla Du Preez on Unsplash}



مرة واحدة شهريًا لإخطار زملائك مسبقًا ، يمكنك التحدث مع كل عضو إذا كان ذلك مناسبًا لك ^{وللفريق} .



أفضل التحدث مع الناس بشكل دوري ، ومعرفة ما يحدث في حياتهم ، وأين يذهبون ، وما هي المشاكل التي يواجهونها. أنا أحب رفاقي ، لأنه حتى لو لم يكن لدي اهتمامات مشتركة مع شخص ما (ومن الصعب أن أجد الاهتمام مع كل من مئات الأشخاص) ، أحاول أن أفهم ما يدفعهم ، وما الذي يثير اهتمامهم ، وكيف يمكنني المساعدة.



من المهم عدم الخلط بين 1-1 ومراجعة الأداء. هذان شكلان مختلفان تمامًا من التفاعل ، يخدمان أغراضًا مختلفة ، ويتم تنفيذهما على فترات مختلفة. وإذا كان وجود مراجعة للأداء في شركة ما ، فأنا أعتبره غير ضروري (تتبع الشركات المختلفة التقدم بطرق مختلفة ، وتضع أهدافًا ، وما إلى ذلك) ، إذن هناك حاجة إلى 1-1 بغض النظر عن تنظيم عمليات الإنتاج والتعليم ونظام تحديد الأهداف.

ماذا تسأل؟

من الصعب البدء. من الصعب بلا سبب أن تكتب إلى الموظف "مرحبًا ، كيف حالك؟" خاصة إذا لم تقم بذلك من قبل. لذلك ، يجب أن نحاول تنفيذ هذه الممارسة من اليوم الأول ، حيث ينضم الشخص إلى الفريق.



رفاقي يعرفونني بالفعل ، لذا فهم لا يتفاجئون بسؤالي: "كيف حالك؟ كيف تشعر؟ كيف يعمل؟ "



السؤال الأخير الذي غالبًا ما أقوم باستبداله أو استكماله وفقًا للحالة: "كيف هو تعليمك في مدرسة لتعليم القيادة؟" ، "هل تمكنت من تسجيل طفلك في روضة أطفال؟" إلخ



تعرف على فريقك ولن تضطر إلى معرفة كيفية البدء.



أثناء المحادثة ، حاول معرفة:

• - , . . , , « ?»: « ». — , — . - «» — , , - .
• . , , ? , ? . ) . .
• , , . - « ?». , , , , , , . , .
• . , - : « ?» — , . , , . , . , ) , , .
• . , . « » , . : — Internet of Things , ! , , , ( - — , , , — ).

ليس من الضروري أن تتعلم كل شيء أو أن يكون لديك نفس الخطة لكل محادثة. فقط حاول الاحتفاظ بإجابات هذه الأسئلة دائمًا في مجال رؤيتك وتحديث معلوماتك عنها بتكرار معين.

ما هو المهم؟

كن صادق!

^{"اجعل الناس يشعرون بأنهم محبوبون اليوم". صورة من Clay Banks على Unsplash}



بالنسبة لي ، هذا هو أهم شيء: أن تكون صادقًا وأن تبدي اهتمامًا بشخص ما. قوائم وهمية للأسئلة المفتعلة ، والابتسامة القسرية ، وتقنية "الاستماع الفعال" - انسى الأمر كله. إذا كنت لا تستطيع أن تكون صادقًا في مصلحتك - فمن الجدير التفكير في عقد اجتماع رسمي 1-1. من الضروري أيضًا إظهار الاهتمام بصدق ، لكن المتطلبات أقل بكثير من تلك الخاصة بالمحادثات غير الرسمية.



بالمناسبة ، التكاليف العاطفية المرتفعة هي أحد أسباب استحالة عقد العديد من الاجتماعات في يوم واحد. حافظ على توازنك العاطفي. عادة ما يكون الحد الأقصى 3-4 اجتماعات في اليوم .

احصل على تعليقات

أعضاء فريق الاجتماع لا يقتصر فقط على التعرف على الشخص بشكل أفضل. يتعلق هذا أيضًا بالتعرف على نفسك بشكل أفضل وفهم ما يجب تغييره في نفسك وفي الشركة. اسأل عنه ، وضح ما ينقصك ، وما ينقصك في طريقة حديثك معه ، وكيف تقدم ملاحظاتك.



أنا لا أحب إبداء الملاحظات في الاجتماعات ، كما هو موصى به في العديد من المواد 1-1. وهناك عدة أسباب لذلك:

• يجب أن يكون الثناء في الوقت المناسب . وهذا يعني: من أجل مدح شخص ما ، لا يتعين عليك الانتظار لمدة شهر حتى اللحظة التي "تحصل فيها على فرصة للتحدث". الثناء بمجرد أن يستحق الموظف ذلك. لذلك سوف يفهم ما تتوقعه منه ، وهذا سيحفزه على فعل الشيء نفسه في المستقبل.
  
  
• لا ينبغي تأخير ردود الفعل التصحيحية . لماذا الانتظار حتى الاجتماع إذا كان لدى الشخص مشاكل الآن؟ على أمل أن "تشفي نفسها"؟ مرحبًا بمدير القيادة الذاتية.
  
  
• لا تخلط بين المحادثة حول الشخص والتعليقات التصحيحية . لماذا أخلق سابقة: "سكبت روحي عليه ، وعلى الفور بدأ يطالبني بالمطالبات"؟

الاستثناء هو عندما تأتي التعليقات إلى المحكمة.



"لقد أحببت مشكلة XXX" - "بالمناسبة ، لقد فعلت ذلك على أكمل وجه ، شكرًا للمساعدة!"



"بسبب مدرسة القيادة هذه ، ليس لدي وقت لفعل أي شيء" - "نعم ، أتذكر ، تحدثنا عن هذا السؤال. أرى أنه يتم حلها ببطء. كيف يمكنني المساعدة هنا؟ "



إلخ.



إذن لماذا يدافع الكثير من المديرين عن هذا النهج؟ أرى سببين رئيسيين:

1. إضفاء الطابع الرسمي
2. لا يتم إجراء المحادثة بتقرير مباشر.

من الصعب تقديم الملاحظات في الوقت المناسب إذا كنت لا تعمل عن كثب مع الشخص ، لذلك عليك أن تعطيها عندما تتحدث واحدًا لواحد. لا يوجد خطأ في هذا. هذه هي الظروف. وهذا هو أسلوب الإدارة. لكل منها خاصته. أظن أنني قد أصل إلى نفس الشيء يومًا ما.

لا تصدق دائما ما يقال لك

كان لدي موظف ذكر في محادثة كيف يود أن ينمو ليصبح مهندس أتمتة (أحد خيارات التطوير لمتخصص اختبار). عندما قلت أن لدينا مشروعًا حيث يمكنك تعلم ذلك ، وكنت على استعداد للمساعدة ، تراجع على الفور ، معترفًا أنه قال هذا فقط لأن "التطوير مشجع في قسمنا ، وإذا لم تتطور ، تبدأ في التفكير بشكل سيء ". هذا هو. كم عدد الأسباب للتفكير هنا؟ )



للأسف أو لحسن الحظ ، ولكن في بعض الأحيان يحاول الموظفون تخمين رغبات المدير وإرضائه. إنه أمر سيء عندما يتطور إلى نظام!



هذا موضوع لمقال آخر ، لكن يستحق التذكر: إذا لاحظت أن الناس في كثير من الأحيان ينتظرون قراركبادئ ذي بدء ، إنهم ينتظرون سماع رأيك في هذا الأمر ، لذا فأنت تقوم بقمع المبادرة... يصعب على البرعم الصغير أن ينمو تحت شجرة منتشرة. هذا خطر كبير - يمكن للفريق أن ينزلق إلى الرقابة الإدارية ويصبح غير فعال للغاية. غالبًا ما تحدث مثل هذه المحنة مع القادة الأقوياء ، الكاريزماتيين ، أو القمعيين. هناك مجموعة من الأمثلة: من رئيس مزرعة جماعية يوبخ لأي سبب (حتى لو كان غائبًا) ويعلم الجميع وكل شيء كيفية حلب وقص ومعالجة واستخراج الزيت ، إلى مدير يتبين أنه في كثير من الأحيان على حق والناس معتادون على ذلك إذا لم يحلوا المشكلة سيأتي عم جيد ويقرر كل شيء. النتيجة على المدى الطويل هي نفسها دائمًا: فريق غير قادر على العمل المستقل ، وعدم القدرة على تفويض المهام بشكل كافٍ ، ونتيجة لذلك ، عدم القدرة على النمو بسبب حقيقة أن كل شيء مغلق على شخص واحد. زعيم صعب جداغالبًا ما يكون سوء إدارة هدوئه هو نفسه بالنسبة لشركة مثل الديكتاتور بالنسبة لبلد ما . يمكن أن يساعد حتى على المدى القصير ؛ على المدى الطويل يؤدي إلى الفشل.





إنه أيضًا مدير ...



لقد قلت مرات عديدة عن المحادثات الرسمية التي تستحق الخوض فيها بمزيد من التفصيل.

الصياغة 1-1

كما قلت من قبل ، لا حرج في إضفاء الطابع الرسمي على المحادثات. هذا هو الاسلوب. لكل منها خاصته.



لا يمكنني تقديم سوى بعض التوصيات التي طورتها عندما جربت هذا النهج ، والتي ظهرت كنتيجة لملاحظات الأشخاص الذين يتبعون هذا النهج.

انتظام

في النهج الرسمي ، الانتظام له أهمية قصوى. الناس ينتظرون الاجتماع . علاوة على ذلك ، قد لا يبلغ الأشخاص عن المشكلة حتى تلتقي. وإذا لم تكن قد عقدت اجتماعًا ، فعندئذٍ: أ) لم تكن قد علمت بالمشكلة ؛ ب) تلقيت شحنة سالبة قوية في اتجاهك. سيعتبر الناس ذلك بمثابة إخفاق في الوفاء بوعدك.... حتى لو لم تعد بشيء. يذكرني باستدعاء حفيدي لجدتي. أحب الحفيد جدته كثيرًا ، لذلك اتصل بانتظام بتردد محدد بدقة. وبطريقة ما فاتني المكالمة. في المرة التالية بدأت المحادثة بعبارة "حسنًا ، مرحبًا ، أيها الحفيد. نسيت جدتك تمامًا ، فأنت لا تحبها. أنا منتظر. لقد اتصلت من قبل ، لذلك اتفقنا على أنك ستتصل ، لكنك لا تتصل ". هل توافق؟ O_o تذكر الحفيد الدرس ، أصبحت المكالمات أكثر فوضوية. لم يكن هناك المزيد من الشكاوى من هذا النوع ، رغم أنه في المتوسط ​​لم تكن هناك مكالمات أكثر أو أقل.



كان أحد موظفيي ، الذي كان في الفريق مع مدير يفضل المزيد من الاجتماعات الرسمية ، لديه مشكلة في المشروع. لم يعمل بشكل جيد مع أحد أعضاء الفريق لدرجة أنه كان مستعدًا للاستقالة. لكنه لم يخبرني أو يخبر أي شخص عنها. كنت أتطلع إلى الاجتماع.احتفظ الرجل بكل شيء لنفسه لمدة شهر تقريبًا وكان يغلي. وتم حل المشكلة في غضون يوم واحد . واعترف بأنه كان على علم بفرصة الذهاب إلى المدير والتحدث ، ولكن منذ ذلك الحين يكرم عمليات ووقت الآخرين ، لم يفعل ذلك ، وتوقع الاجتماع القادم.



بالمناسبة ، هذه الميزة للنفسية البشرية تجعل الاجتماعات الرسمية أكثر ملاءمة من الاجتماعات غير الرسمية للأشخاص الذين ، بحكم طبيعتهم ، غير قادرين على طرح أي أسئلة أو اللجوء إلى القائد أولاً. لقد التقيت أكثر من مرة بموقف كان فيه الموظفون الهادئون والمتواضعون يفضلون الانتظار حتى أتواصل معهم ، ثم طرحوا مجموعة من الأسئلة. وأعتقد أنه لم يُسأل الجميع بسبب عفوية مثل هذه الاجتماعات. حاولت أن أجعل الاجتماعات معهم أقل عفوية وأكثر رسمية. إذا كان لديك مثل هؤلاء الأشخاص في فريقك - انتبه لذلك. من المحتمل أن يكون من الأسهل عليهم التحضير للاجتماع مسبقًا ، مما يعني أنه يجب التفاوض معهم على 1-1 ، وربما حتى إضفاء الطابع الرسمي إلى حد ما ، وليس بشكل تلقائي.

زمن

تحديد وتيرة الاجتماعات مع كل على حدة. يجب أيضًا أن يكون الموظفون مستعدين عقليًا للاجتماع. ليس من الضروري مقابلة الجميع مرة كل أسبوعين أو مرة كل شهر. تحديد التردد المناسب لكلا الطرفين.



إحجز موعد. الاجتماع رسمي ، ويجب أن تكون أنت والمحاور مستعدين له. سيكون هذا أكثر إنتاجية ، ومثل هذا الاجتماع لديه فرصة أفضل بكثير لتغطية القضايا الهامة.



لا تسحب الاجتماع. أوصي بتخصيص حوالي 30 دقيقة لكل (و 60 دقيقة في التقويم ، فقط في حالة):

• 10 دقائق لأسئلة الموظفين ومشاكلهم ؛
• 10 دقائق للتعليقات وردود الفعل والنظر في الاتفاقات التي تم التوصل إليها سابقًا ؛
• 10 دقائق حول المهام القادمة ، والأفكار ، وتطلعات الموظف ، والعمل وتحديد بعض القرارات.

من الواضح أن الوقت تقريبي. أنا لا أقف أبدًا مع ساعة توقيت وأخصص الكثير من الوقت الذي تستغرقه. في بعض الأحيان يجب تقسيم الاجتماع إلى عدة اجتماعات ، إذا ظهرت بعض اللحظات التي ليس لدينا وقت لتغطيتها.

النتائج والاستنتاجات

من الجيد جدًا ، بناءً على نتائج محادثتك ، أن يصف الموظف أو أنت بنفسك ما توصلت إليه. من الصعب أن أتخيل عدد المرات التي صادفت فيها حقيقة أن كلا الجانبين يعتقد أنهما توصلا إلى قرارات معينة. لكن عند وصفها ، اتضح أن هذه الحلول مختلفة تمامًا.



إذا قررت أنك بحاجة إلى القيام بشيء ما ، فمن المؤكد أنه يجب إصلاحه على الفور.



لا تخجل من الاحتفاظ بسجلاتك الخاصة. قلم رصاص باهت هو أكثر حدة من الذكريات الأكثر حدة. نميل إلى النسيان ، وخاصة التفاصيل. اكتب الأشياء المهمة التي اكتشفتها بنفسك. عد إلى هذه الملاحظات.



بالمناسبة ، تنطبق النصائح الواردة في هذا القسم على الاجتماعات غير الرسمية أيضًا. إنه فقط أن الانضباط يتطلب أكثر من ذلك بكثير.

المواضيع

عادة ما تكون الموضوعات مماثلة للاجتماعات غير الرسمية:

• أسئلة شخصية؛
• تطوير؛
• مواضيع تصميمية؛
• أسئلة تهدف إلى فهم الشخص والموظف ؛
• سؤال عن الشركة
• أسئلة تصحيحية.

بشكل عام ، الاجتماعات الرسمية هي الأنسب لتوضيح القضايا التي تتعلق أكثر بالعمل ، والاجتماعات غير الرسمية للحفاظ على الاتصال وإقامته. لا تهمل أيًا من الجانب أو الجانب الآخر ، مهما كان شكل العمل الذي تختاره.

أسئلة

كما وعدت سابقًا ، حاولت جمع وتلخيص بعض القضايا التي أثيرت في الاجتماعات ، ورأيي عنها.











باختصار ، ما وصفته هو منصة انطلاق للمحادثات. لقد استغرق الأمر وقتًا طويلاً لصقل مهاراتي وتطوير أسلوبي الخاص في إجرائها ، ولا يمكنني القول إنني حتى في منتصف الطريق). لكن ليس لدي شك في أن هذا المسار صحيح وضروري.



بعد كل شيء ، كل شيء يتم حتى يكون هناك الأشخاص المناسبون حولك. والأشخاص المناسبون هم أهم شيء يمتلكه كل مدير. لا تفوتهم.