محامون لمديري تكنولوجيا المعلومات: نصائح حول إبرام المعاملات وصياغة العقود (مراسلة ، العمل بدون عقد ، اتفاقية عدم الإفشاء)

تحدث المحامي الحديدي لشركة Redmadrobot Marina Buturlina عن الموقف عندما يكون العميل جاهزًا لطلب العمل ، ومع توقيع العقد ، يكون كل شيء معقدًا ويتم تأجيله باستمرار. إذا كنت تريد فهم كيفية المضي قدمًا حتى لا يفوتك أي شيء ، ولكنك لست محاميًا ، فهذه النصائح لك.



أنت وكيريل تعرفان بعضكما البعض منذ عام كامل. حتى أنه يتابعك على Instagram ويحب الصور. "لن يخذلك بالعقد" ، لقد وافقت على أنه سيمرر الدفع لشركتك مقابل الخدمات المقدمة. فماذا لو لم يكن هناك عقد؟ وعد سيريل.



على الجانب الآخر ، سيريل الذي يكتب لك رسالة تفيد بأن إدارته وافقت للأسف على ميزانية لا تحتوي على اسم شركتك ، وعليك الانتظار حتى يتم الدفع. وبالمناسبة ، لم نوقع عقدًا ، لذا اسحبوا المحامين. نهاية الاتصال.



تبدو مألوفة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد توقعت كل شيء مقدمًا ( اقرأ كيف ، ووقع الأوراق ). وإذا كان مناسبًا ، فلنكتشف ذلك.



***



بالمناسبة ، يعمل العديد من الأشخاص عن بُعد ، ويبدو أن هذا الموضوع أكثر أهمية من أي وقت مضى ، حيث يصعب التوقيع على أوراق "مباشرة" في الواقع الحالي.



نادراً ما تبدأ الصفقة مع العميل فور توقيع العقد. القصة تبدأ "قبل وقت طويل" - عندما نجري مفاوضات ومراسلات. تواكب التشريعات والممارسات القضائية رقمنة كل شيء وكل شخص ، وهذه ليست المرة الأولى التي يتم فيها الاعتراف بالمراسلات كإجراء مهم من الناحية القانونية.



وهذا يعني أن جميع شروط الصفقة والمواعيد النهائية والحديث عن الدفع ومختلف "أقسم بأمي" المذكورة في مراسلات البريد الإلكتروني يمكن التعرف عليها منذ زمن بعيد على أنها اتفاقيات لها قوة قانونية حتى بدون توقيع الأوراق.

العمل بدون عقد - وأنت تريد ، وخزات

في أي شركة ، كقاعدة عامة ، هناك نوعان من المعسكرات: أولئك الذين يبيعون ويجذبون الأموال للشركة ، والذين يحمون الشركة من الخطوات الخاطئة. المدير (مدير المشروع ، مدير المبيعات ، وربما حتى مالك المنتج نفسه ، يعتمد على هيكل الشركة) والمحامي ممثلون بارزون لهذه المعسكرات.



في بعض الأحيان ، يواجه المدير موقفًا عندما يرغب العميل في بدء العمل في أقرب وقت ممكن ويبدو أنه مستعد للدفع دون تأخير ، ولكن هذا هو الحظ السيئ - ستستغرق الموافقة على المستندات من جانبه شهرًا أو حتى شهرين.



عندما نعمل وفقًا لمعادلة الوقت والمواد (هذا عندما لا تحدد التكلفة الإجمالية للعمل ، ولكن تحدد معدلات المتخصصين ويتم الدفع لك مقابل العمل بناءً على عدد الساعات التي تم قضاؤها خلال فترة التقرير) ، تصبح مسألة الدفع حادة للغاية ، حيث يتم تقسيم العمل إلى أوامر شهرية (أو سباقات السرعة الأخرى في المدة) وحتى يقبل العميل ويدفع مقابل العمل بالطلب الحالي ، فليس من المربح لنا كمنفذين أن ننتقل إلى المرحلة التالية. ويجب تنسيق كل طلب.



هناك خيار - انتظار الموافقة ، وربما تفويت العميل ، أو بدء العمل بدون عقد. إذا اخترت الخيار الثاني ، إذا سارت الأمور وفقًا لسيناريو سيئ ، فسيظهر أن العمل قد تم ، وأنك جاهز لتسليمه للعميل ، ولم يعد مهتمًا به أو لم يعد لديه فرصة للدفع مقابلهم. كما في القصة مع كيريل حيث "لم يتم الاتفاق على الميزانية".



في هذا الوقت ، لا يعرف المحامي الوضع بعد ، وسيتم الاتصال به لاحقًا ، عندما يخبرون بأعين كبيرة أن الطقس ليس سيئًا في الخارج ، فقد حان الوقت للتنزه في المحكمة.



لمنع حدوث ذلك ، يجب على المدير والمحامي اتباع ثلاث قواعد بسيطة.

تبادل المعلومات وتحقيق الفهم

لن يتم دائمًا إبلاغ المحامي بما يعرفه المدير. يبدو أنه "غير ضروري". لكننا (المحامون) في Redmadrobot نطلب دائمًا إخبارنا:

• ;
• ;
• , .

كل هذا يمكن أن يكون ذا أهمية كبيرة للفحص القانوني للاتفاقيات والعقد المستقبلي.



في المقابل ، لا يمكن للجميع فهم الرأي القانوني للمحامي دون معرفة خاصة. اطلب من المتخصصين الترجمة من القانونية إلى الروسية ، فهذا سيساعد كلا الطرفين في المستقبل.



نحاول دائمًا التواصل مع بعضنا البعض بلغة عالمية مفهومة لأفراد المبيعات والمحللين والمحامين وفرق الإنتاج. كما نمارس الرسم فيما بيننا من أجل الوضوح. يؤدي انعكاس المشروع في شكل رسم تخطيطي على A4 عادي أحيانًا إلى إزالة الأسئلة بشكل أسرع من المفاوضات المطولة.



لذلك ، يجب ألا تبخل بإبلاغ الطرف الآخر في بداية المشروع وتعلن موقف الشركة فيما بينها في فئات مفهومة.

تذكر أنك تلعب لـ "فريق واحد"

الجميع يحاول الدفاع عن مصالحهم بطريقة أو بأخرى. وهناك شركات تتمتع بشفافية في العمليات الداخلية ، ويمكن مناقشة أي قضية مع الرئيس التنفيذي أو المدير المالي ، وفي أي وقت يمكنك ترتيب لقاء مع ممثلي الإدارات التي تعمل في المشروع.



إذا كان هيكل شركتك أكثر صرامة ، وتم إضفاء الطابع الرسمي على العمليات ، فحاول على الأقل التعبير عن موقفك علانية في الرسائل وتقديم الحلول ، لأن الآخرين لا يكمنون دائمًا في السطح

الانخراط في المفاوضات معًا

سيتمكن المحامي من اقتراح كيفية "تزيين" الرسائل للعميل من وجهة نظر قانونية (المزيد حول ذلك أدناه). في رأينا ، الرأي القائل بأن المحامين يتفقون فقط على المستندات قد عفا عليه الزمن بالفعل.



الآن في شركات تكنولوجيا المعلومات ، يعد تعيين محام في المرحلة الأولى من عملية التفاوض علامة على مرونة الفريق واحترافه. يمكن إزالة العديد من القضايا المثيرة للجدل قبل وقت طويل من توقيع الوثائق. لذلك ، لا تنس أن تشغل مقعدًا لمحاميك على طاولة المفاوضات.



عندما حددنا الأولويات من جانبنا ، ننتقل إلى التمرين الأول.

نكتشف العميل الذي نتعامل معه

يوجد أدناه رسم تخطيطي لمساعدتك على فهم العمليات التي يمكن مواجهتها داخل شركة العميل.







من المرجح أن تواجه شركة تكنولوجيا المعلومات المتوسطة الأنواع الثلاثة. ما الذي يجب توقعه لكل منهم.

بدء

بدء تشغيل صغير أو شركة خدمة واحدة. هناك خطر من أن الأموال قد تنفد في مرحلة ما. هذا ، بالطبع ، ليس ضروريًا ، لكن الأمر يستحق التفكير فيه.



لذلك ، على الرغم من سهولة الاتصال ، يجب تسجيل جميع الاتفاقات. على الأقل في المراسلات.



لن يكون من الضروري التحقق من الطرف المقابل: تحقق من المصادر المفتوحة ( nalog.ru ، google فقط ) والخدمات الخاصة المدفوعة ( spark ، glavbukh.ru ، إلخ) الحالة المالية ، والديون الضريبية ، والمشاركة في المحاكم ، وسلسلة المالكين ، إلخ.

كبار العملاء

من المرجح أن يكون كيريل من تاريخنا ممثلًا لمثل هذه الشركة. يبدو أن وجوده يساعد المدير في تحقيق النتائج ، لكن يمكن أن يضعف يقظته ، كما يقولون ، كل شيء سيكون على ما يرام ، يوثق - إذن.



قد تتغير جهة اتصال في هذه الشركة فجأة إلى جهة اتصال جديدة. بدلاً من كيريل ، سيكون هناك أوكسانا ، الذي ليس على علم باتفاقاتك السابقة. سيتم تشكيل مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بها من مقاولين آخرين ، قد لا تكون هناك. هنا ، مرة أخرى ، تحتاج إلى حفظ جميع المراسلات ، حتى لا "تتراجع" في المفاوضات عند الاتصال بمدير جديد ، ولكن تستمر من المرحلة التي انتهيت منها.

عميل الدولة

يعرف أي شخص سبق له أن لعب مناقصة تحت 223-FZ أو 44-FZ مدى مرونة هذا الإجراء. هذا هو الخيار الأكثر خطورة لبدء العمل بدون عقد ، لأنه يبرم عميلك العقود فقط للميزانية التي تخصصها الدولة.



وإذا بدأت العمل (لأنك طلبت الكثير لتبدأ به) ، ولم تقم بتخصيص الميزانية ، فلن يكون هناك عطاء ولن يوقع أحد على عقد. خطر عدم الحصول على أجر مقابل العمل المنجز بدون عقد أمر كبير.



يجدر أيضًا النظر في حقيقة أن أحكام القانون المدني بشأن ما يسمى بـ "الشرط الرجعي" لا تنطبق على العلاقات بين الأطراف التي تنظمها 44-FZ و 223-FZ ، والتي سنتحدث عنها بعد قليل ( خطاب من وزارة المالية بتاريخ 01.07.2019 برقم 24- 03-07 / 48249 ، البند 2 من المادة 425 من القانون المدني للاتحاد الروسي).



لذلك فإن دائرة الدليل على أنك بدأت العمل قبل إبرام العقد تضيق أمام أعيننا.

نكتب الرسائل

أعطت الإدارة الضوء الأخضر لبدء العمل بدون عقد ، لكن المحامي لسبب ما ناقش شيئًا بمرح مع زملائه ، والمدير يعتني بنفسه بآلة صنع القهوة الجديدة.



لماذا الجميع هادئ جدا؟ لأن الرجال وافقوا على كتابة خطابات مختصة للعملاء.



دعنا ننتقل إلى قائمة التحقق لما يجب التحقق منه والقيام به:

• اختر المرسل إليه الصحيح ،
• وصف الشروط الأساسية للعقد المستقبلي ،
• تشير إلى الظروف المواتية لك ،
• إرفاق المستندات اللازمة ،
• التوقيع على اتفاقية عدم الإفشاء ،
• بكفاءة "تسليم" العمل.

والآن المزيد من التفاصيل.

اختيار الشخص المخول

يجب أن يتمتع مستلم الخطاب الذي يقول "حسنًا" بالسلطة لاتخاذ مثل هذه القرارات.



يعتمد من نضعه كمرسل إليه على هيكل شركة العميل: مدير المشروع ، مالك المنتج ، قائد الممارسة ، وأحيانًا المدير المالي أو المدير العام . نقوم دائمًا بإجراء التحليلات المتعلقة بالعميل ولدينا فكرة مسبقًا عن من يجب أن يكتب عن المشكلات.

نحن نحدد بوضوح شروط العمل و / أو الخدمات التي نبدأها

حان الوقت للاتصال بمحام للحصول على المساعدة والإشارة إلى الشروط التالية في خطاب (مثل اتفاقية).





نموذج في محرر مستندات Google



عندما يحين وقت توقيع العقد ، من الضروري أن تعكس بند "الرجعية".



من القانوني إلى الروسي - هذا هو الوقت الذي سيتم فيه تمديد شروط العقد "مرة أخرى" ، أي ، سيكون ساري المفعول حتى إبرامها.



على سبيل المثال ، سيكون العقد مؤرخًا في 1 يونيو 2020 ، وقد بدأت العمل في المشروع في 1 أبريل 2020. من خلال التحديد في الاتفاقية أن "أحكام الاتفاقية تنطبق على العلاقة بين الأطراف التي نشأت في 1 أبريل 2020" ، فإنك تسجل أن الاتفاقية سارية اعتبارًا من 1 أبريل 2020 ، عندما بدأ العمل فعليًا ، وبالتالي يجب دفعها.

نحتفل بشروط مواتية

لا تتردد في وصف شروط الصفقة المستقبلية التي تناسبك على وجه التحديد ، فالبريد الإلكتروني سيتحمل كل شيء. إذا اضطررت فجأة إلى الذهاب إلى المحكمة ، فسيكون لهذه المراسلات قوة قانونية. لكن تذكر: لتسهيل إثبات اتفاقياتك لاحقًا ، عليك أولاً الإشارة إلى الشروط الأساسية (الموضوع ، الشروط ، السعر) بالحروف.



لا تتجاهل الشروط المألوفة بشكل مؤلم لممثلي مجال تكنولوجيا المعلومات:

• فترة الضمان للميزات الفردية وتعديلات البرامج والبرامج الجاهزة (بحيث تبدأ بالضبط من التاريخ الفعلي لتسليم العمل ، دون انتظار توقيع العقد) ؛
• وصف لتدرج الأخطاء وتوقيت إصلاحها (إذا كان لديك اتفاقية مستوى خدمة جاهزة ، فقد حان الوقت لإرسالها إلى العميل) ؛
• إجراء نشر البرنامج في مرافق العميل ، إلخ.

إذا وافقت على العمل في سباقات السرعة القصيرة والوظائف المغلقة على أساس شهري ، تصبح هذه الشروط ضرورية.



واحرص على انتظار إجابة واضحة من الجانب الآخر ، بحيث يتم التعبير عن الاتفاق مع الشروط المدرجة بوضوح. "ابدأ ، سنتفق على كل شيء مع الإدارة في الوقت الحالي" - لن ينجح. لا ، لا ، سننتظر.

نرفق الوثائق اللازمة

إذا كان لديك قوالب مستندات مناسبة لهذه الأعمال ، فلن يكون من الضروري تعبئتها وإرسالها إلى العميل.



سيظهر هذا أن لديك فهمًا واضحًا لما سيبدو عليه سير العمل. بالإضافة إلى ذلك ، سيؤدي ذلك إلى تقليل الموافقة الإضافية على المستندات للتوقيع من جانب العميل بشكل كبير.

نوقع اتفاقية عدم الإفشاء

يصبح هذا المستند مهمًا في المرحلة المبكرة جدًا من المفاوضات مع العميل. قد يتم إبرام اتفاقية عدم إفشاء (أو اتفاقية عدم إفشاء ، اتفاقية عدم الإفشاء) من قبل الأطراف فيما يتعلق بالمشاريع المستقبلية.



من المستحسن التوقيع عليه على الفور ، يمكنك توفير تبادل عمليات الفحص الموقعة في نص اتفاقية عدم الإفشاء نفسها ، وهذا من شأنه تبسيط حياتك للعميل ونفسك.



في ذلك يمكنك تحديد:

• ما هي المعلومات التي تعتبر سرية ،
• كيفية تبادل هذه المعلومات ،
• ما هي المسؤولية التي سيتحملها الطرف المخالف.

يحدث أنه حتى قبل بدء المشروع ، نحتاج إلى تبادل المعلومات مع العميل من أجل إجراء التحليلات أو وضع اقتراح تجاري. من المرجح أن تكون هذه المعلومات سرية.

نقوم بتسليم العمل المنجز بكفاءة

عندما يحين الوقت لتسليم العمل المكتمل ، على سبيل المثال ، في غضون شهر ، نتصرف وفقًا لنفس المبدأ كما هو الحال عند كتابة خطاب حول بداية العمل.



مرحبًا كيريل!

أكملنا العمل لشهر مايو 2020 بالكامل ، ونرفق معلومات عن الساعات التي قضاها.



هل تؤكد نتائج العمل هذه؟



إذا كان كل شيء على ما يرام ، فإننا نتوقع منك دفع مبلغ 560.000 روبل ، بما في ذلك. ضريبة القيمة المضافة 20٪ ، حتى 5 يونيو 2020. لن يكون



ملف Excel الذي يحتوي على معدلات وساعات تفصيلية غير ضروري.

النتيجة

لذلك ، تعلمنا فهم العملاء وكتابة الرسائل لهم في المواقف التي لا يكون فيها العقد في الأفق بعد. لقد أدركنا أيضًا مدى أهمية عدم الخوف من الإشارة إلى ظروفك وجمع المستندات اللازمة.



نيابة عن جميع المحامين ، أود أن أقول إنه لا ينبغي أن تفوتك فرصة إشراكنا حتى قبل توقيع العقد ، وبالتحديد في عملية التفاوض نفسها. سيساعد هذا في تقليل المخاطر حتى قبل بدء العمل وتوفير الوقت والمال. شكرا للجميع!







شاركت مارينا بوتورلينا ، كبيرة المساعدين في Redmadrobot ، تجربتها.