لم يكن لدينا أي فكرة عن كيفية العيش بدون اجتماعات عفوية وقهوة لذيذة وتجمعات ممتعة في وقت الغداء أو بعد العمل. ولكن تمكنا من تقليل فقدان الكفاءة والاستفادة من التجربة الجديدة للعمل عن بعد بالنسبة لنا. فيما يلي القرارات التي اتخذت وما أدى إلى.
الادوات
حتى قبل التحكم عن بعد ، قمنا بتعيين المهام في Jira أو Trello ، وتم التواصل عبر Telegram وفحص الوقت في TimeDoctor. مع الانتقال إلى تنسيق العمل عن بعد ، أصبحت هذه الأدوات مطلوبة بشكل أكبر. إن التجربة الإيجابية لاستخدام الخدمات الثلاثة الأولى غير مشروطة ، ولكن ذكر كلمة "متتبع الوقت" في دوائر تكنولوجيا المعلومات يعطي احتمالية عالية بأن يبدأوا بصق السم عليك. ولكن بالنسبة لنا ، فإن هذه الأداة تجعل عملنا أكثر راحة: فبفضلها ، نختار أنفسنا متى نأتي إلى العمل ، وكم من الوقت نتناول الغداء وعدد مرات صب القهوة ونذهب إلى المكتب التالي لمناقشة من قضى عطلة نهاية الأسبوع.
كما يسمح لك أيضًا بتحليل فعاليتك ببرودة - فكل أنواع التقارير تمنحك فهمًا للمهام التي استغرقت وقتًا أطول من المخطط لها ، والقدرة على تصحيح مثل هذه المواقف في المستقبل. يظهر TimeDoctor في بضع نقرات إحصائيات عن الموظفين ونسبة الوقت الذي يقضونه في حل المهام لمشروع معين. هذا يساعد على حل مشكلة الأعمال بدقة في حساب تكاليف الرواتب لكل اتجاه للشركة.
لقد سمح TimeDoctor بالتبديل دون عناء إلى العمل عن بعد في يوم واحد: نواصل العمل في جدول زمني مجاني ولا أحد لديه أي أسئلة عما إذا كان الموظف يعمل حاليًا أو يبرد في dacha بهاتف في متناول اليد.
تقليديا ، يستمر يوم العمل لدينا 7 ساعات فعالة. ندرك أن الظروف المتغيرة هي حالة مرهقة ، في أبريل اختصرنا هذه المرة بساعة ، مما سمح لنا بالاعتياد على الحقائق الجديدة بهدوء أكبر.
في البداية ، واجه العديد من الأطفال حقيقة أن مكان العمل غير مجهز في المنزل وليس هناك معدات قوية ضرورية للعمل المريح ، والجلوس على كرسي المطبخ لمدة 7 ساعات يثبط بشكل ملحوظ الرغبة في أن يصبح موظفًا في الشهر. لذلك ، ليس فقط أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، أحادية الكتلة والاكسسوارات ، ولكن أيضًا الكراسي المريحة المألوفة انتقلت إلى الجميع. إذا كانت هناك حاجة لمعدات أو برامج جديدة ، فقد اشترت الشركة بسرعة كل ما هو مطلوب.
أصبح Zoom أداة جديدة بالنسبة لنا عن بعد. بمساعدتها ، نقوم بإجراء مكالمات عمل ودعم الاتصالات غير الرسمية. من بين أمور أخرى ، يقارن بشكل إيجابي بالقدرة على تسجيل المؤتمرات ، وتأخر أقل مع عدد كبير من المشاركين ، بالإضافة إلى تغيير بسيط في المتحدثين. استخدمنا بنشاط وظيفة تغيير الخلفية.
على الرغم من التنظيم الجيد للعمل عن بعد ، لا تزال لدينا مهام مكتبية. لذلك ، كان من الممكن الهروب من جار مستمر مع خرامة في منزل الشركة ، ولكن مع مراعاة عدد من الشروط:
- تأتي فقط عن طريق التعيين ؛
- تنفيذ جميع تدابير النظافة ؛
- لتكون في الداخل في عزلة رائعة.
العمليات
بالطبع ، لا يمكن أن يؤثر الانتقال إلى تنسيق العمل عن بُعد ونقل جميع الاتصالات إلى Telegram و Zoom إلا على خصوصيات التفاعل داخل الفريق. إذا قمنا في مساحة المكتب بحل بعض المشاكل الصغيرة على الفور ، ببساطة عن طريق سؤال زميل يجلس بجوارها ، علينا الآن النقر على النص على لوحة المفاتيح وانتظار كابل الألياف الضوئية لإحضاره إلى المرسل إليه. في السابق ، عندما كان لدى الموظف فكرة ، ناقشناها على الفور ، يمكن للجميع إضافة التفاصيل. تبادل الزملاء من المجالات ذات الصلة تجربتهم ، وقدموا أمثلة على التنفيذ الجيد أو السيئ لذلك. نمت الأفكار العفوية في كثير من الأحيان إلى شيء جدير بالاهتمام. على الإنترنت ، ليست هناك رغبة في إزعاج الفريق لإجراء محادثة تافهة. وربما هذا هو أحد العيوب الملموسة للتحكم عن بعد.
حتى لا تضيع المعلومات القيمة ويسمع كل موظف ، فقد تخلينا عن الاجتماعات الأسبوعية لصالح المكالمات اليومية إلى Zoom. لا تستغرق عادةً أكثر من 20 دقيقة. داخل الأقسام ، يشارك الجميع نتائج العمل المنجز ، ويتحدثون عن المشكلات أثناء التنفيذ والخطط لليوم الحالي. وبالمناسبة ، فإن هذه المكالمات ليست مجرد وسيلة للإعلام والتحكم المرن ، ولكنها أيضًا دافع إضافي: أريد أن أكمل مهماتي في أقرب وقت ممكن حتى يكون هناك شيء لأخبر عنه غدا.
قبل الوباء ، التزمنا بمبادئ معينة لإدارة المشاريع الرشيقة ، لكننا لم نطيع أي شيء تمامًا. بعد الذهاب عن بعد ، بدأنا في تنفيذ منهجية سكروم موحدة بنشاط في عمليات فرق التطوير. في رأينا ، فإنه يحل بشكل فعال مشاكل الفرق الموزعة. نخطط لمواصلة استخدامه بعد مغادرة المكتب.
أجبر شكل العمل الجديد على تخفيض أفق التخطيط بشكل كبير ، وتضييقه إلى شهر بدلاً من الثلاثة المعتادة. بالإضافة إلى ذلك ، انتهى الأسبوع الفصلي تقليديًا بأحداث مع عروض نتائج العمل ، والتي حضرها جميع موظفي المكتب. نظرًا لأن لدينا ثلاثة مكاتب ، يمكننا فقط مشاهدة خطابات زملائنا من مدينتنا شخصيًا ، والاطلاع على نتائج المشاريع الأخرى في التسجيل. هذه المرة ، جمعنا ممثلين من جميع المكاتب وتحدثنا عن نجاحات وإخفاقات الفترة المنتهية على الهواء. بالنسبة للبعض ، ذهب هذا التنسيق أكثر.
التحفيز
في ظل ظروف الواقع الجديد المشوه مؤقتًا ، تضيق نطاق الخيارات لتحفيز الفريق بشكل كبير. الحمد لأولئك الذين يصنعون حزم ملصقات Telegram ، حيث يسهل العثور على حيوان أو شخصية مشهورة تظهر إبهامًا! ولكن بجدية ، من المهم للغاية أن تُظهر للموظفين نتائج عملهم ومساهمتهم في النجاح العام للمشروع ، وإن كان كتابة. هل لديك حضور قياسي في اليوم؟ نحن نشارك هذه الأخبار العظيمة. هل أدت الوظيفة الجديدة التي قدمها المبرمجون إلى تحرير وقت المتخصصين في الدعم؟ نرسل أشعة الامتنان إلى الزملاء.
نتأكد من أن الحالة المزاجية للاكتئاب لا تتطور في فرق المشروع ، ونحاول تحديد نغمة إيجابية للمكالمات العامة وتذكير الموظفين بأنهم يعملون في فريق وأن أفعال كل منهم مهمة للعقد بأكمله. وكما كان الحال من قبل ، فإننا نثني على المبادرات الواعدة ونكافئها بجوائز. خلال ثلاثة أشهر من العمل عن بعد ، تلقى موظف واحد ترقية.
أحد الظروف المهمة لجميع الموظفين هو أنهم لن يخسروا أرباحهم ، ولن يكون هناك تخفيضات للموظفين. بالكاد عانى مجال تكنولوجيا المعلومات من الانتقال إلى الإنترنت ، لذلك كان هذا القرار مبررًا تمامًا.
إذا رأينا أداء شخصًا متدهورًا ، كما كان من قبل ، فإننا نستخدم نهجًا فرديًا: مع الموظف ، نبحث عن ما يتعارض مع العمل ونحاول إصلاح المشكلة. أصبحت الاتصالات والتحفيز واحدة من المهام الرئيسية للمديرين في البيئة الجديدة.
حياة الشركات
مع بداية العزلة الذاتية ، أغلقت الصالات الرياضية ومدارس الرقص وحتى المكتبات. قررنا تحفيز الموظفين الذين يشعرون بالملل من التطوير الذاتي بطريقتنا الخاصة: أطلقنا حركة الشركات الداخلية #MarathonModeco.
لمدة شهر ، تنافس الرجال مع بعضهم البعض في ثلاثة اتجاهات: تحسين العقل أو الجسم أو العالم من حوله. فقد شخص ما وزنا وأكل بشكل صحيح ، بينما قرأ أحدهم كتبًا ودرس اللغة الإنجليزية وقام بعمل تطريز. استلهم الكثير من فكرة إزالة الأنقاض في الشقة ، لأنه قبل ذلك لم يكن هناك وقت كاف لذلك.
يمكن لأي موظف مستعد للقيام بالمهام اليومية في إطار البرنامج المختار المشاركة. من أجل التنفيذ الناجح ، حصل على نقاط ، تنمو في حالة استكمال مستمر لسلسلة المهام. ونتيجة لذلك ، في كل فئة ، حددنا الفائزين الذين حصلوا على جوائز وتقدير من الفريق.
لقد جمعنا أيضًا جميع النقاط التي حصلنا عليها وحولناها إلى صندوق نقدي سننفقه على تنسيق الحدائق فولغوغراد وفورونيج.
لقد وضعنا في الماراثون ليس فقط فكرة التغلب على أنفسنا ، ولكن أيضًا سد نقص التواصل المباشر. كان على الرجال الخروج من منطقة الراحة الخاصة بهم أكثر من مرة ، لكن الشعور بالوحدة مع الفريق والإثارة لم يسمح لهم بالابتعاد. ونتيجة لذلك ، تمكنا من تنفيذ العديد من المهام:
- التعرف على الزملاء من مدن مختلفة بشكل أفضل ؛
- إيجاد الدافع لنموهم الشخصي ؛
- لتعزيز الروح المؤسسية للموظفين المحبوسين في المنزل.
لقد انتقلت التجمعات في المكتب التي نحبها إلى تنسيق الحفلات. بالطبع ، لا تحدث كثيرًا وبأعداد كبيرة ، ولكن هذا سبب لارتداء ملابس جميلة مرة أخرى ، وأخيرًا إخبار جميع الأخبار الأخيرة ، وبالطبع ، لعب شيء مضحك ومضحك. أولئك الذين يحبون الترفيه الأكثر جدية لم يقفوا جانبًا أيضًا - تمكن معجبينا من KVIZ أيضًا من الاتصال بالإنترنت.
مساوئ العمل عن بعد أو لماذا ما زلنا نحلم بالعودة إلى المكتب
لقد حددنا لأنفسنا عددًا من العيوب الملموسة للتحكم عن بعد:
- . , . . , . .
- : . , , .
- , , , , . . , , , « », , .
ذهبنا إلى مكان بعيد في 16 مارس ، مما يعني أننا في الشهر الرابع الآن لم نر زملائنا إلا من خلال كاميرات أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر. بالنسبة للبعض ، أصبح هذا اختبارًا حقيقيًا ، لذلك بالإضافة إلى القفازات والأقنعة والمطهرات ، قمنا بشراء أجهزة إعادة تدوير للجراثيم ومجففات الأيدي للمكاتب ، ومنذ يونيو قمنا بزيادة عدد الموظفين المسموح لهم بالتواجد في المكتب في نفس الوقت إلى ثلاثة أشخاص.
نحن نتطلع إلى العودة إلى حياتنا المكتبية المعتادة. لرعاية صحة موظفينا ، تركنا وضع الإنترنت في الوقت الحالي ، على الرغم من الرفع الرسمي للقيود. مسألة الاستمرار في العمل من المنزل حتى بعد الحجر الصحي لا يستحق ذلك ، نحن لا نؤمن بالعمل عن بعد تمامًا. التواصل المباشر والحل الجماعي للمشكلات ، وتوليد الأفكار المجنونة وتنفيذها المشترك لنا هو الشيء الأكثر قيمة في عملنا.
خلال فترة العزلة الذاتية بأكملها ، لم نقطع توظيف الموظفين. بيننا هناك أولئك الذين لم يلتقوا شخصيا بالزملاء وتجربة فوائد العمل في المكتب. في غضون ذلك ، نواصل العمل عن بعد ، ونواجه بنجاح كبير معظم الصعوبات.
