كيف تتحدث مع الموظفين. 7 جوانب منسية

لا يعني التحدث إلى الموظفين "التحدث" حقًا . وليس عن طريقة "الاستماع النشط". لا أحب كل هذه "التقنيات" الاصطناعية على الإطلاق. وهنا لن نتحدث عن تقنيات جذب الانتباه والتلويح باليدين والمدة المحددة للتواصل البصري. المحادثة مع الموظف هي أكثر بكثير من مجرد محادثة. وإذا كنت في بداية مسيرتي المهنية كمدير قد فهمت هذا بشكل سيئ ، فبعد أكثر من 10 سنوات من الإدارة أدركت أن بعض الأماكن المشتركة ليست كذلك على الإطلاق.





_{ثم حان الوقت للتوقف والتفكير في الأخطاء التي يرتكبها الناس في أغلب الأحيان. © Unsplash}

1. الغرض

أول شيء يجب فهمه هو أن المحادثة يجب أن يكون لها دائمًا هدف .



قد يكون الهدف هو تحسين الانضباط ، وتطوير بعض التدابير لتغيير الأداء ، والحصول على معلومات لمزيد من التحليل ، وما إلى ذلك. بالمناسبة ، قد يكون الهدف هو تحسين العلاقة مع الموظف. لكن يجب أن يكون هناك هدف.



إذا تضمن الهدف بعض الإجراءات من جانب الموظف ، فنتيجة للمحادثة ، يجب أن يفهم ما يجب تغييره ، ويجب أن تكون لديه الرغبة في القيام بذلك .



أكرر مرة أخرى: لست أنت من يجب أن تعتقد أن الموظف يفهم ، ولا ينبغي أن تكون لديك الرغبة في تغيير شيء ما. عليك التأكد من أن الموظف لديه كل شيء .



وغالبًا ما يحدث أن يأتي المدير ، كما قال ، وغادر. أجاب كومسومول "نعم" الحزب قال "يجب". كيف فهم الموظف؟ ماذا سيفعل؟ ألن يحول كل شيء إلى إضراب إيطالي بسبب الخلاف الداخلي وعدم الرغبة؟

2. الموضوع

من الضروري التحضير للمحادثة. عليك أن تفكر مسبقًا في كيفية إجراء المحادثة. على الأقل بشكل عام. وفي الحالات الصعبة - وتحدث بالمحادثة. في عملية التحضير ، عندما تتلاعب في المواقف الصعبة ، قد يتبين أنك بحاجة إلى معلومات إضافية ، وستحصل عليها قبل المحادثة ولن تبدو غبيًا في نظر موظفك.



يعد خطأ الإعداد الشائع موضوعًا غير معروف .





هل تحب أن تكون عاجزًا ولا تعرف ماذا سيحدث لك؟



غالبًا ما يكون الموضوع غير المعروف أيضًا أسلوبًا للتلاعب والتأثير النفسي ، مصممًا لحرمان المحاور من الحجج والأساس في المحادثة. كنت محظوظًا - لدي فريق رائع منفتح جدًا ولا يحب التلاعب. لكن هناك حالات مختلفة.



قبل أن يحبوا مخاطبتي بالكلمات: "ساشا ، نحتاج أن نتحدث". لقد خرجت من الجدول الزمني ، ووافقت على التحدث ، لكن اتضح أن الشخص بحاجة لمناقشة شيء ما عمليًا ، والذي سيكون في غضون بضعة أشهر. موضوع لا علاقة لي به على الإطلاق. لماذا ضيعنا وقتنا؟ بالمناسبة ، تمكنا من تحويل هذا الوضع إلى ميزة - أدركت أن هناك فجوة في إحدى العمليات ، لكن المعنى العام ، كما أعتقد ، واضح.



الخيار الثاني ، عندما يقولون ذلك ، ثم تبدأ نوعًا من المحادثة الصعبة ، والتي تتطلب منك في الواقع إثارة الاتفاقيات القديمة مع هذا الشخص (والذي يبدو أنك تتذكره دائمًا ، لأن هذا الشخص هو الشخص الوحيد ، أليس كذلك؟ في رأيه؟ - نعم). وقد كنت بالفعل على حين غرة. وإذا كان المتلاعب مؤهلاً ، فلا يُعرف إلى أين ستقودك المحادثة ، ويمكن اعتبار أنك غير قادر على اتخاذ قرارات ، أو اتخاذ قرارات خاطئة ، فقد يرغب الموظف حتى في رؤية رد فعلك على كلماته واستخلاص بعض الاستنتاجات بعيدة المدى.



لحسن الحظ ، هذه السيناريوهات نادرة الحدوث ، ولكنها تحدث أيضًا: يحتاج الموظف حقًا إلى التحدث إليك. لكن منذ إذا لم تكن تعرف الموضوع ، فقد استمرت المحادثة ، لذلك كان من الضروري المقاطعة ، أو كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية يمكنك طلبها أو العثور عليها إذا كنت تعرف ما يحدث مسبقًا.



تعلم الموضوع . فقط اسأل: "أخبرني ، ما الذي تريد التحدث عنه حتى أفهم ما هو مطلوب للمحادثة؟" لا تصرف الموظف بعبارة: "ما الموضوع وإلا لا أجد لك وقت؟" انت القائد. أنت متاح ومفتوح. أنت قائد ، ولست شخصًا يجلس في مكان مرتفع ، ولا يمكن الوصول إليه حتى لأولئك الذين تعمل معهم. إن عصر البراعم الكبيرة التي يتعذر الوصول إليها يمر. للإدارة بنجاح ، تحتاج إلى التفاعل والتفاوض والانفتاح بنجاح.



بالمناسبة ، كان لدي موظفين أحبوا تسمية موضوع ما ، ثم جاءوا بموضوع آخر. علاوة على ذلك ، من خلال نفاد صبرهم وبصورة عامة من خلال سلوكهم ، كان من الواضح أنهم سيرفعون الثاني. هذا أيضًا تلاعب. إذا كنت غير مرتاح الآن بمناقشة موضوع جديد تم التراجع عنه ، فلا تخف من أن تقول : "عذرًا ، لم تعبر عن هذا الموضوع ، لذا فأنت لست مستعدًا للتحدث عنه. دعونا نناقشه بعد قليل ". بعد مرة أو مرتين ، يتوقف الموظفون عن فعل ذلك عمدًا.

3. الحقائق

لا تحتقر الحقائق والإحصاءات والوثائق وما إلى ذلك. في بعض المحادثات (مثل الانضباط أو الأداء الضعيف) ، لن تصل إلى أي مكان بدونه.



هل يعمل الشخص بشكل سيء؟ على أي أساس تعتقد ذلك؟ كيف تقيس؟ متى تغير هذا؟



علاوة على ذلك ، فإن الإجابة "يعتقد فاسيا أن بيتيا لا تعمل بشكل جيد" غير مقبول. آراء الأطراف الثالثة لا تعتبر حقائق . خاصة إذا كان الطرف الثالث ليس سلطة كافية في نظر الموظف.

4. الإعدادات

إذا ذهبت إلى محادثة مع الأفكار "لن يتغير ، فقد كان دائمًا على هذا النحو" ، "إنه لا يمكن السيطرة عليه وغير منضبط" ، "لقد قررت بالفعل كل شيء" - لا تذهب إلى هذا الاجتماع . لماذا تضيع وقتك؟



يجب أن تفهم بوضوح: قد تكون مخطئًا ، وقد لا تعرف شيئًا ، وقد يكون لدى الشخص سبب لمثل هذا السلوك الذي لا تعرف عنه. يجب أن تدرك أنهما معًا قادران على حل المشكلة .

5. الإخلاص

أحيانًا يصعب عليّ أن أهنئ الأشخاص الذين أختلف معهم أو الذين لست سعيدًا معهم ، وهذا ضروري أحيانًا. التهنئة تظهر موقفي تجاه الناس. لذلك ، أولاً ، أحاول ألا أهنئ الأشخاص الذين أنا غير سعيد معهم ، وثانيًا ، أحاول دائمًا العثور على شيء جيد. وبعد ذلك تخرج التهاني بسهولة وبساطة.



أيا كان الفاعل الذي أنت عليه ، يشعر بالنفاق . ويصد. لا تلعب .



من الجدير بالذكر هنا بشكل خاص الفصل. لأن لها علاقة كبيرة بموضوع الإخلاص.



النار في الوقت المحدد . عند المغادرة ، تحدث دائمًا (مقابلة الخروج من العبارة العصرية الآن ، والتي أود أيضًا كتابة مقال عنها). خلال المحادثة ، شكراشخصًا لما فعله من أجل الشركة ومن أجلك. من خلال طردك ، تحصل على شخص من خارج شركتك سيخبر الآخرين عن شركتك. ماذا تريد منه أن يقول عنها؟





_{يمكنك أن تكون مثل هذا الجنوم الشرير ، ولكن بعد ذلك لا تتفاجأ أنه من الصعب عليك تعيين موظفين وأن برنامج الإحالة الخاص بك لا يعمل. © Unsplash}



إذا قمت بتأخير _طردك ، فلن تتمكن من شكر الشخص بصدق . إذا كنت لا تستطيع أن تشكر شخصًا ما بصدق على شيء ما على الأقل (لقد عمل أيضًا معك لبعض الوقت ، ثم تمكن من فعل شيء جيد على الأقل) ، ثم انسحبت من الفصل. هذا مؤشر! هذا يعني أن الموظف قد نجح بالفعل في إيذائك أكثر من نفعه. وينبغي أن يكون إخلاصك مؤشرًا على حسن التوقيت بالنسبة لك.



بالمناسبة ، لا تنس مشاهدة كلامك . في العديد من المحادثات ، ما تقوله وكيف تقوله يكون أحيانًا أكثر أهمية من بقية الإعداد.



في بعض الأحيان ، قبل الاجتماعات المهمة جدًا (على سبيل المثال ، مع الإدارة) ، حتى أنني أنطق الحوارات ، كما كان الحال قبل المفاوضات ، واختيار الكلمات ، والحجج ، والترنيم. يساعد هذا لاحقًا في المحادثة على التنقل بسرعة والاستجابة للنسخ المتماثلة.



قارن: "سمعت أن جدتك ماتت. حسنًا ، أنا أتعاطف. والآن دعونا نناقش المشاكل المرتبطة بعملك "و" أفهم مدى خطورة الصدمة العصبية والنفسية التي تعاني منها الآن بسبب وفاة أحد أفراد أسرتك. ربما ، الآن من الصعب عليك التركيز وبالتالي يمكنك ارتكاب بعض الأخطاء. دعونا نناقش ما يمكننا القيام به هنا ". بالنسبة للبعض ، إنها فوضى ، لكن بالنسبة للآخرين ، ستصبح بعد ذلك أفضل مدرب في العالم .



لكن تذكر: بصدق!

6. الانحرافات

من أكثر الأسئلة إيلاما بالنسبة لي. واحدة من أكبر مشاكلي في المحادثة.

نحن جميعًا رجال خارقون. يمكننا جميعًا القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت. حسنًا ، على الأقل يدعي الكثير من الناس ذلك.



أتحدث مع شخص وفي نفس الوقت بالضغط على الحرف الذي جاء؟ الاستماع والرد بسرعة على شيء في الدردشة؟ ليس هناك أى مشكلة. نحن نعلم ، نستطيع ، نحن نمارس. واحسرتاه.



بطريقة ما جاء إلي زميل (دعنا نسميها لينا) بمشكلة. بدأوا يتحدثون ، بالتوازي أجريت عدة محادثات ، حيث كنت أقرأ بهدوء من وقت لآخر وأجبت ، أو لم أجب. لكن بإصرار شديد وبوضوح أبقى موضوع المحادثة مع لينا. وفي مرحلة ما بعد قراءة الرسالة التالية ، فكرت. لمدة 5-10 ثوانٍ ، لا أكثر! وفي نفس اللحظة أخبرتني لينا بشيء أو حتى سألتني. انا لا اعرف. لأنني اختبرت.



تنهدت وقالت بهدوء: "ساشا ، لا يعمل هكذا" .



وهو لا يعمل حقًا. حتى لو كنت إنسانًا خارقًا. حتى لو كنت تعرف كيف تستمع وتفعل شيئًا آخر. حتى لو حافظت على موضوع المحادثة. الشخص الذي يتحدث معك لا يعتقد ذلك. نعم ، قد يكون مخطئا. يمكنك أن ترغى من فمه ونفسك لتثبت أنك لست مشتتًا. لكن الاحترام لك يتلاشى في مثل هذه اللحظات . هل أنت متأكد من أنك تريد أن تفقد الثقة والاحترام ، وأنك ستفوز بثمن رائع ، لمثل هذا الشيء الصغير؟



فقط استمع ، فقط لا تشتت انتباهك.

7. الإنجاز

ونعود إلى النقطة الأولى. عن الهدف والتفاهم والرغبة.



لا تتردد في أخذ توضيح للمحاور كيف أدرك ما تتحدث عنه. لا ، لن يخبره أنك تعتقد أنه غبي.



يمكنك فقط أن تقول: "إذن ، لنتحدث عما قررت أنا وأنت أن نكون على نفس الطول الموجي؟"



استخدم أسئلة مثل "هل ما زلت مرتبكًا بشأن قراراتنا؟" وآخرون مثلهم للتحقق من دوافع الاتفاقات ونهائيتها (فقط لا تنس - كل فريق له لهجة عامية خاصة به ، في مكان ما قد يبدو هذا السؤال رسميًا للغاية وسيكون من الأنسب طرح سؤال بأسلوب "كل شيء جيد؟ متفق عليه؟ أم أن هناك خطأ آخر؟" أو حتى "يا أخي ، لماذا كئيب جدًا؟ ألم يطحنوا كل شيء؟" ، لكنني لم أعمل في مثل هذه الفرق مثل الفريق الأخير).



في بعض الحالات ، يمكنك حتى أن تطلب كتابة "ملاحظات المتابعة" - الاتفاقات ، والخطوات الواجب اتخاذها ، والاستنتاجات الأخرى للاجتماع. بالمناسبة ، هذا مفيد جدًا إذا قمت ، على سبيل المثال ، بتمديد الفترة التجريبية أو الاتفاق على ما يحتاج إلى تحسين في عملك. لذلك لاحقًا لن تتاح لك أو للموظف الفرصة لقول "آه ، لا ، لم نتفق بهذه الطريقة".



إذا كان هدفك هو تحسين العلاقات ، فمن المناسب أن توضح: "هل هناك أي شيء آخر يمكنني مساعدتك؟" ، "هل هناك أي شيء آخر يزعجك؟" فقط بصدق. لا تعتقد أن هذا "للأمريكيين فقط". كما يتوقع شعبنا التعاطف ، ويريد المشاركة. فقط ليس دائمًا وليس مع الجميع. ونحن بحاجة إلى العمل على هذا. لكن هذا موضوع مختلف تمامًا.



نفس الموضوع ، في الواقع ، لا ينضب من الناحية العملية ، ولكن هنا أردت الكشف عن تلك اللحظات التي غالبًا ما يغض الناس الطرف عنها ، معتبرين أنها مبتذلة ، وبالتالي يرتكبون عددًا كبيرًا من الأخطاء فيها.



اسمحوا لي أن أعرف إذا وجد أي شخص هذا مفيد.



شكرا للجميع.