تقليديًا ، تم حل هذه المشكلة من خلال الجمع المتسلسل لجميع المشاركين في الفصول الدراسية ، حيث أجرى الزملاء الأكثر خبرة تدريبات - أظهروا ما يجب القيام به وشرحوا بوضوح سبب الحاجة إليه ، ومدى سوء الأمر بالنسبة لهم إذا لم يتعلموا ذلك. كان العرض والقصة مصحوبين بالضرورة بمهام عملية قام بها الطلاب في الفصل تحت إشراف العديد من المدربين.
جعل فيروس كورونا التجمع في الفصول الدراسية مستحيلًا. لكن لم يكن أحد سيؤجل إطلاق النظام ، الذي تم في إعداده استثمار أموال جادة للغاية. كان من الضروري التوصل إلى طريقة أخرى لنقل المعرفة إلى المستخدمين في المستقبل وتطوير المهارات للعمل في النظام الجديد.
تم اتخاذ القرار الواضح لإجراء التعلم عن بعد مع التعزيز في شكل مهام عملية إلزامية. لكن بعض التفاصيل مهمة هنا.
أولا ، التقنية. يتطلب التعلم عن بعد أجهزة كمبيوتر مزودة بمكبرات صوت وميكروفونات. لم يتم تجهيز جميع أماكن العمل في المصنع بهذه المعدات. لم يكن هناك حاجة لإنتاجه. كان من الضروري إجراء مراجعة لأماكن العمل وتعديلها التحديثي في وقت قصير.
لم يكن الناس في أماكن العمل قادرين على التعلم في كل مكان بسبب البيئة الصاخبة والمحمومة. لمثل هذه المواقع ، تم تنظيم أماكن العمل المؤقتة في أماكن منفصلة وتم إعداد جدول زمني يحضر المستخدمون بموجبه إلى هذه الفصول للمشاركة في التعلم عن بعد.
ثانيًا ، أعطى عدد المستخدمين مضروبًا في عدد العمليات التجارية (~ 2500) ، مع مراعاة التحول وتوافر المستخدمين ، عددًا كبيرًا من الدورات التدريبية. تختلف العمليات التجارية - من الأبسط إلى الأكثر تعقيدًا. تقرر تطبيق نهج مشترك. في أبسط المواضيع ، طُلب من المستخدمين قراءة التعليمات والقيام بمهام مستقلة. بالنسبة للأكثر تعقيدًا ، وحيث كان هناك العديد من المستخدمين ، تم تسجيل مقاطع الفيديو. حيث كان هناك عدد أقل من المستخدمين وخيارات أكثر لاستخدام النظام ، فقد أجروا دروسًا عبر الإنترنت عبر سكايب. وأخيرًا ، بالنسبة إلى الأكثر تقدمًا ، حيث كان هناك 1-3 أشخاص ، تم إجراء استثناء وتم إجراء تدريب بدوام كامل.
ثالثًا ، بالإضافة إلى التدريب ، كان من الضروري توفير تنفيذ المهام العملية. بدون ذلك ، ستكون مشاهدة مقاطع الفيديو والمشاركة في تدريب سكايب مضيعة للوقت - فقد طارت في أذن واحدة ، وطارت في الأخرى. للقيام بذلك ، شكلنا خطة لأداء المهام العملية ، والتي بموجبها يتعين على كل مستخدم إجراء عمليات معينة ، على سبيل المثال ، الدخول في مهمة إصلاح أو إنشاء طلب على المواد. علاوة على ذلك ، كان عليهم القيام بذلك ليس في وقت واحد ، ولكن عدة عمليات في اليوم لمدة شهر.
للتحكم في تنفيذ المهام العملية ، تم عمل تقرير في النظام يحدد المعاملات في النظام ، وباسم المستخدم ، يحدد ما إذا كان الموظف قد أكمل العدد المطلوب من العمليات في النظام. تمت مقارنة الخطة والحقيقة في Excel وكل يوم ، في اجتماع تشغيلي لقادة المجموعة ، نظروا في النتائج. بالنسبة لأولئك الذين كانوا وراء الخطة ، فقد قدموا معلومات إلى رؤساء المتاجر ، الذين قدموا ملاحظات ودوافع المتقاعسين.
الرابع ، وربما الأهم ، هو تشكيل مسؤولية عمودية لمرور التدريب. لا يمكن لأحد ، باستثناء إدارة الشركة ، ضمان مشاركة الموظفين في هذه الأحداث. لقد فهم مدير المصنع ذلك تمامًا ، لذا فقد أحضر للمديرين على جميع المستويات أنه لا يوجد خيار آخر أمام الناس سوى التعلم والبدء في العمل في النظام الجديد. كان رؤساء المحلات مسؤولين أمام مدير المصنع عن الحضور ، وتنفيذ المهام العملية ، وكانت مهمتهم - ضمان مرور التدريب للموظفين.
بالطبع ، لم يكن بدون صعوبات. كانت هناك شكوك حول الحاجة إلى التخطيط التفصيلي والرصد اليومي لتنفيذ المهام العملية. بالطبع ، تطلب هذا الجهد والوقت المبذولين في التخطيط والتحكم. ومع ذلك ، بعد فترة ، تم تعديل النظام ، وأدى إيقاع العملية إلى ضمان مهارات عالية الجودة للمستخدمين في العمليات النموذجية.
بالفعل أثناء التدريب ، كان هناك العديد من التوضيحات. سرعان ما أصبح واضحًا أن القائمة الأولية للموظفين وتفويضاتهم لا تتطابق مع ما كان من المفترض أن يفعله الناس بالفعل. بغض النظر عن كيفية شرحنا لجوهر المهام المستقبلية في النظام الجديد ، عندما بدأ التدريب ، كان علينا تعديل قائمة العمليات التي يجب تعليمها للمستخدمين - يقوم شخص ما بإضافة مهام جديدة ، أو على العكس من ذلك ، قم بقطعها. كان هناك إعادة توزيع للسلطات.
لقد استغرق الأمر وقتًا طويلاً لتصحيح التقرير الخاص بتنفيذ التمارين العملية. تم وضع الخطط في Excel مع وجود عدد كبير من الأخطاء - تم تحديد اسم المستخدم بشكل غير صحيح ، وتمت كتابة العملية بشكل غير صحيح ، وتم تضمين شخص ما في الخطة عن طريق الخطأ ، أو مرض شخص ما أو في إجازة وكان بحاجة إلى تغيير الجدول ...
عندما بدأ النظام في العمل ، وجد أن البعض يرتكب الموظفون أخطاء جسيمة ، والتي كانت نتيجة واضحة للتدريب السيئ غالبًا في مثل هذه الحالات ، يتم إلقاء اللوم على النظام ، ولكن عندما تتوفر البيانات المتعلقة بأداء المهام العملية ، تتوقف هذه المناقشات بسرعة كبيرة.
بالطبع ، هناك أشخاص أكثر صعوبة في الدراسة ويحتاجون إلى تدريب أطول. وقد ساعدهم المستخدمون الرئيسيون الذين تلقوا تدريبات أكثر تعمقًا في المراحل السابقة من المشروع وشاركوا في اختبار النظام وقبوله. تم تحديد المستخدمين الرئيسيين بوضوح من خلال توجيهات الشركة ، ويعرف الموظفون الآخرون بمن يتصلون في حالة وجود صعوبة.
كانت هناك مخاوف جدية بشأن المشاكل أثناء العملية التجريبية. لم نطلق نظامًا في مثل هذه المؤسسة الكبيرة بدون مستشار محلي واحد. ومع ذلك ، في النهاية ، تم إطلاق النظام في الوقت المحدد ، وكان الإطلاق أفضل مما كان متوقعًا نظرًا للعمل عن بُعد. إلى حد كبير بسبب جهود التدريب ، بسبب المثابرة والعمل الضخم الذي قام به أعضاء فريق المشروع أثناء التحضير للإطلاق.