لم تكن القدرة على العمل عن بعد لقطاع تكنولوجيا المعلومات شيئًا مميزًا ، بل كانت ميزة.
اليوم ، خلال فترة الخروج من الحجر الصحي والعودة إلى النظام المعتاد ، يُلاحظ موقف مشوه قليلاً وليس واضحًا تمامًا أن الإكراه المفاجئ على العمل دون زيارة المكتب والنهج المنهجي لتنظيم سير العمل عن بُعد هما أمران مختلفان تمامًا.
لا يمكن أن تكون اتجاهات الموضة والضجيج ، التي بدأ يُنظر إليها على أنها فرصة لتقليل عدد تكاليف المكتب بشكل كبير ، حقيقةً نهائية لأي فريق. في الواقع ، لا يعد الانتقال إلى العمل عن بُعد دائمًا قرارًا بسيطًا وتوفيرًا ، بل إنه في الواقع عملية جادة إلى حد ما ، ولكنه في الواقع مشروع يجب تنفيذه بمشاركة نشطة من الموارد البشرية ومديري المشاريع والفرق.
1. تحليل الفرص:
1) تأكد من أن كل موظف جاهز من خلال المناقشة مباشرة مع كل عضو في الفريق ، وأن يكون لديه مقدمة شخصية للقائد ، تثق في مشاعرك.
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن كل شخص لديه نهج خاص به للتنظيم الذاتي وفرص للعمل خارج المكتب. بالنسبة للبعض ، يمكن أن تكون هذه فرصة ممتازة ، ولكن بالنسبة للآخرين قد تكون عملية غير مريحة للغاية مع خسارة مقابلة في الكفاءة.
2) مساحة للعمل خارج المكتب (أولاً وقبل كل شيء في المنزل) ، فهي ليست مجرد مكان مادي حيث يمكنك الجلوس للعمل ، مما يعني:
أ. من الضروري أن توضح مع الموظف ما إذا كان من الممكن تخصيص مكان للعمل المريح في المنزل ، وما إذا كانت هناك عوامل مزعجة ومتداخلة ، ما إذا كان العمل في المنزل سيخلق إزعاجًا له وللآخرين.
ب. مكان العمل المريح هو أداة ضرورية وظروف عمل:
- يحتاج شخص ما إلى كمبيوتر محمول للعمل ، ولكن غالبًا ما تحتاج فرق التطوير إلى جهاز كمبيوتر كامل أو حزمة شاشة كمبيوتر محمول.
- بيئة العمل في مكان العمل - سواء كان لدى الموظف مكتب مريح أو كرسي مكتب أو كرسي بذراعين ، أو سيحتاج إلى دعم إضافي.
- توفر الاتصالات - سماعات رأس أو سماعة رأس ، كاميرا ويب.
- توافر الاتصالات (الإنترنت ، الاتصالات المتنقلة).
- سهولة الوصول إلى الأنظمة الداخلية.
بعد تقييم جميع الاحتمالات والاحتياجات ، من الممكن فهم ما إذا كان شكل العمل هذا ممكنًا حقًا للفريق بأكمله أم بشكل انتقائي ، وكذلك توفير الشروط اللازمة إذا لزم الأمر.
2. يختلف العمل الكامل عن بعد بشكل كبير عن الشكل المعتاد في المكتب ويتطلب مناهج جديدة في الاتصالات والعمليات:
1) تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في تحديد الإطار الزمني ليوم العمل ، والذي يتحقق من خلال التحكم الأساسي والقواعد البسيطة للتنظيم الذاتي.
تحيات الصباح للمجموعة العامة مع بدء العمل ، كما اعتدنا جميعًا في المكتب.
الإبلاغ عن "المغادرة" لأخذ استراحة أو الحاجة إلى الذهاب بعيدًا في العمل ، مما سيساعد بشكل كبير في تبسيط لحظة الشعور بنظام العمل المستمر ، كما أنه من الأسهل تناول غداء هادئ عندما لا يكتب لك أحد ، ولا يتصل ولا يتوقع حلاً عاجلاً لمشكلة عملك.
قم بإنهاء يوم العمل "توديعًا" ، وربما تلخيص ملخص سريع في المجموعة العامة ، وبالتالي تشكيل النهاية الفعلية لفترة العمل.
تمت مشاركة حالة مثيرة للاهتمام من قبل الزملاء من فريق منتج واحد ، عندما بدأ هو وزوجته كل يوم في الساعة 18.30 في مشاهدة المسلسل على إحدى خدمات الفيديو ، وبذلك أنهوا يوم العمل الافتراضي بوضوح تام.
2) التواصل المنتظم ، دائمًا بالفيديو ، يخلق شعورًا بالوقوف المكتبي المألوف ، ويتكيف مع إجراءات العمل ، ولا يسمح لك بالاسترخاء ، ويذكرك بالطقوس المعتادة للعمل المكتبي. في هذا الوضع ، من الجيد جدًا أن تشعر بحالة الجو في الفريق ، سواء في النجاحات أو العكس ، في المشاكل.
في بعض الفرق ، تلقى هذا التنسيق تنسيقًا أكثر تقدمًا ، مكالمات موضوعية ، أعطت مشاركة أكبر وإيجابية إضافية للعملية.
3) التواصل الفردي الدوري لفهم الحالة المزاجية للجميع ، والمباشرة في مناقشة المشاكل المحتملة وتقييم ما إذا كان كل شيء في الفريق طبيعي أو يتطلب تفصيلاً منفصلاً
4) الدردشات والمكالمات واتصالات الفيديو - في هذا الترتيب تقريبًا من الشعبية ، نستخدم قنوات الاتصال. من المهم أن العديد من المهام والأسئلة يمكن تحديدها ببساطة مع النص ، وبالتالي تحديد جوهرها ، ومن ثم نقلها بسهولة إلى المهام أو الأعمال المتراكمة. يتم حل الأسئلة الأكثر تفصيلاً بشكل أفضل على الفور عن طريق الصوت. بالنسبة للاتصال الفردي ، من الأنسب استخدام اتصال هاتفي أو مكالمة صوتية إلى برقية أو نشاط.
5) المشاكل ، يجب حل النقاط المهمة فقط عن طريق الصوت ، ومن المهم للغاية نقل وفهم الحالة المزاجية ، وإعطاء رسالة واضحة دون تشويه وعدم ترك سوء الفهم.
لمناقشة القضايا بمشاركة العديد من الأشخاص ، من السهل جدًا وبأسعار معقولة تنظيم مكالمة جماعية باستخدام اتصال هاتفي منتظم (لا يستخدمه الكثيرون).
6) للمناقشات الجماعية والعروض التقديمية - مشاركة الشاشة من قبل المتحدث ، أثناء المناقشات باستخدام أدوات عبر الإنترنت ، مثل نظير اللوح الورقي في وضع عدم الاتصال.
7) من المهم بشكل خاص أن ينتبه قادة المشروع / الفريق إلى التغذية الراجعة وأن يستخدموا الاتصالات الشخصية بفعالية للتحفيز ، خاصة في القضايا الإشكالية.
3. التواصل غير الرسمي والعادات والاحتياجات ، جزء مهم في اتصالات الفريق:
1) OpenSpace / Kitchen / Smoking room هي مساحة مألوفة للجميع لمناقشة كل من العمل والموضوعات المجردة ذات الاهتمام.
يمكن توفيره من خلال أدوات مختلفة عبر الإنترنت مثل الغرف الافتراضية في discord.com (تأثير غرفة المطبخ / التدخين ، وغرف الهوايات ، والأجواء وخلفية المساحة المفتوحة).
2) اتصال Tet-a-tete ، والذي يمكن تطويره وتحفيزه بنشاط.
على سبيل المثال ، تم تطوير روبوت Telegram لفريق Vodafone Ukraine - وهو مشروع ظاهري لتطوير الاتصالات عبر الإنترنت داخل شركة Vodafone أثناء الحجر الصحي
3) تطوير الأنشطة عبر الإنترنت - الألعاب والمهام والمشاهدات المشتركة وما إلى ذلك.
4) تنظيم اجتماعات منتظمة غير متصلة بالإنترنت.
الاستنتاجات من الوضع الحالي ، وتحليل الخطوات الضرورية والأمثلة الموجودة في الانتقال إلى العمل الجزئي أو الكامل عن بعد يمكن أن تكون كما يلي:
1. العمل الجماعي عن بعد أو في المكتب - هذان نوعان مختلفان في مناهجهما ، وهما الشكلان اللذان يحدثان.
العمل المكتبي ليس اعتقادًا قديمًا أو نقصًا في الكفاءات الإدارية ، حيث يبدو أحيانًا متهورًا ، ولكنه تنسيق يعمل جيدًا للتفاعل الجماعي.
2. يمكن تنفيذ شكل العمل عن بعد في فرق ، كليًا أو جزئيًا ، مع فهم هذه الاحتمالية أو حسب الحاجة ، ولكن على أي حال يتطلب تفصيل وتحليل وإعداد وتنفيذ تدريجي مدروس ، ولكن ليس اتباع الاتجاهات أو "الموضة".
الخيار الأكثر فعالية هو وسيظل دائمًا المرونة وتنوع الأساليب والتفكير والجدوى في أي قرار.