ما هو الإعداد؟
إن الإعداد أو الإعداد هو عملية التعرف على شركة ، وتعلم مناهج حل المشكلات ، بالإضافة إلى بناء عمليات للتفاعل مع الفريق. بشكل عام ، باختصار ، الإعداد هو قبول شخص جديد في الشركة ومرافقته حتى نهاية فترة الاختبار أو أي فترة أخرى تحددها الشركة.
الهدف الرئيسي لصاحب العمل هو أن "يصل" الموظف الجديد إلى أقصى مستوى من الكفاءة في أسرع وقت ممكن ، من أجل الاندماج في ثقافة الشركة. هذا هو السبب في أن العديد من المؤسسات يتم إيلاء الكثير من الاهتمام لهذه العملية وأتمتة جزء منها على الأقل ، ومن الناحية المثالية ، تعتبر العملية برمتها جانبًا مهمًا للغاية. تبدأ هذه العملية بتوظيف شخص جديد في المنظمة أو بحركات داخلية من منصب إلى آخر.
ما المهام التي تحلها عملية "صعود" الوافد الجديد على متن السفينة؟
- بداية مريحة للعمل - من المهم جدًا أن يشعر الشخص الجديد بالراحة على الفور ، من اليوم الأول للعمل في الشركة.
- التعرف على المنتجات وهيكل الشركة - يحتاج الموظف الجديد إلى فهم المنتجات التي سيتعين عليه العمل عليها وماهيها.
- التعرف على الفريق وإنشاء الاتصالات - غالبًا ما لا يكون الموظفون الجدد على دراية بالفريق الذي سيعملون فيه ، وبالتالي فإن إحدى المهام المهمة هي تعريف الفريق بالموظف الجديد وإنشاء اتصالات معينة بينهما ، بحيث يفهم الجميع من هو المسؤول عن ماذا.
- – , « », . , , , . , .
- – , , « ».
- – , , , , , , .
ما هي بعض النقاط الرئيسية للتكيف الناجح؟
- الأول هو الاتصال المنتظم بالمدير المباشر وتقديم الملاحظات. خلال فترة تجريبية أو فترة أخرى تحددها الشركة ، من المهم أن تكون دائمًا على اتصال بالشخص وتلقي تعليقات منه بشكل منتظم.
- من المهم أيضًا تلقي المعلومات وتوفيرها على الفور ، وكذلك حل المشكلات التنظيمية المختلفة.
- تدريب الموظفين الجيد هو أيضًا مفتاح التكيف الناجح.
- تعد الاستجابة لإشارات الموظف أيضًا عنصرًا مهمًا في التكيف.
- حسنًا ، هناك عامل آخر من العوامل المهمة وهو المشاركة في الحياة الاجتماعية للشركة ، والأحداث المختلفة ، والاجتماعات ، وبناء الفريق ، وما إلى ذلك.
في كل هذه المراحل ، بطريقة أو بأخرى ، يشارك شخص معين تحت الاسم الرمزي "الأصدقاء" أو "الشريك". "الصديق" هو الشخص الذي يرافق المبتدئ ، ويساعده على الراحة في العمل ، ويجيب على الأسئلة ، ويتنقل ويعيد التوجيه إلى الأشخاص المناسبين ، إذا كان السؤال الذي طرحه المبتدئ يحتاج إلى نقله إلى شخص آخر. في العديد من الشركات ، في كل قسم ، هناك عدد من هؤلاء الأصدقاء الذين يشاركون في مساعدة الوافدين الجدد على التكيف. يتم تخصيص عدد معين من المبتدئين إلى Buddy (عادة لا يزيد عن 3).
إذن ، كيف يمكن أن يعمل Microsoft Power Platform مع Microsoft 365 لأتمتة عمليات الإعداد المختلفة؟
ميزة كبيرة تتمثل في أن Power Platform عبارة عن مجموعة من منتجات البرامج لإنشاء التطبيقات وتنظيم منطق الأعمال وإنشاء التقارير بدون برمجة ، مما يسمح لك بتكوين العديد من العمليات أثناء التنقل وإجراء تغييرات على التطبيقات والمنطق يستغرق وقتًا أقل بكثير مما لو كان كذلك. تمت برمجته من الصفر. باستخدام Power Apps ، يمكنك بسهولة إنشاء نماذج وتطبيقات ، والاتصال بسهولة بمصادر البيانات المختلفة (على سبيل المثال ، Microsoft SharePoint).
سيسمح لك Power BI كبرنامج شامل لذكاء الأعمال (BI) بإنشاء تقارير حول بياناتك.
Power Virtual Agents هي خدمة لإنشاء مساعدين افتراضيين أو ، بشكل أكثر بساطة ، روبوتات دردشة ، والتي ستساعد في تخصيص منطق تفاعل المستخدم مع الروبوتات ، مما يسمح لك بتنفيذ عمليات مختلفة لإعلام أو تقديم خدمات متنوعة بسرعة وكفاءة
حسنًا ، يعد Power Automate مثل الغراء ، حيث سيسمح لك بالاتصال وتوحيد البيانات والعمليات في نظام واحد من Microsoft.
كيف قمنا بتنفيذ بعض سيناريوهات الإعداد؟
تظهر لقطة الشاشة أدناه بعض أجزاء النظام. يتم استخدام SharePoint Online كمصدر للبيانات ، ويتم استخدام PowerApps لتخصيص التطبيقات والنماذج.
باستخدام قائمة التنقل ، يدخل المستخدم القائمة الرئيسية للتطبيقات المدمجة ، حيث يمكنه فتح بطاقة التطبيق. يوجد في شكل كل تطبيق زر للانتقال إلى الإجراءات على التطبيق ، حيث يتم عرض بعض الأزرار بناءً على حقوق المستخدم. على سبيل المثال ، زر "Assign Buddy" ، الذي يقوم بتعيين Buddy إلى مبتدئ (أو مبتدئ إلى صديق) ، متاح فقط للمستخدمين الذين لديهم دور محدد في النظام. هؤلاء هم ما يسمى بمسؤولي الإعداد.
في الوقت نفسه ، إذا لم يكن الشخص الذي يفتح البطاقة مشمولاً في دور المسؤولين هذا ، ولكنه كان Buddy في قسمه ، فسيكون قادرًا على النقر فوق الزر "Take a Ward" ، ولكن في هذه الحالة ، يجب أن يمر تعيين وافد جديد إلى صديق خلال مرحلة الموافقة مع مدير التوظيف ... ويمكن للمدير إما تأكيد هذا الارتباط أو رفضه وتعيين صديق للمبتدئين بمفرده.
أي ، اتضح أنه في الحالة الأولى ، يكون "تعيين صديق" ممكنًا بدون موافقة ، ولكن من الضروري أخذ المحمي خلال عملية الموافقة. في الوقت نفسه ، إذا لم يتم تعيين رفيق في الجناح خلال فترة معينة ، فسيتم تلقائيًا اختيار صديق مجاني داخل القسم وتعيينه له. يحتفظ كتيب Buddy تلقائيًا بإحصائيات حول من لديه عدد الأجنحة الآن.
بالإضافة إلى ذلك ، من الإجراءات ، يمكنك تغيير تاريخ الخروج (إذا قام الموظف أو شخص آخر بنقل تاريخ الخروج إلى تاريخ آخر) ، وتأكيد الخروج ، وتفويض التطبيق إلى مدير توظيف آخر ، وكذلك إلغاء التطبيق ، وهو ما يعادل إلغاء خروج الموظف. بالطبع ، جميع الإجراءات متاحة لأدوار مستخدم مختلفة ، على سبيل المثال ، يمكن فقط لمدير تطبيق التوظيف الحالي أو مسؤول الإعداد تفويض تطبيق إلى مدير توظيف آخر.
لكن. ماذا يحدث عندما ينقر المستخدم على الزر؟ إذا نظرت إلى لقطة الشاشة ، يمكنك أن ترى أنه تم استدعاء مربع حوار ، تحتاج فيه إلى تحديد شيء ما وتأكيد الإجراء. وماذا يحدث لنا في هذه الحالة؟ من الناحية النظرية ، يجب إطلاق تدفق Power Automate من شأنه تغيير شيء ما وإرسال رسائل وإشعارات أخرى. ولكن نشأت الحالة التالية أثناء التنفيذ.
بناءً على المتطلبات ، احتجنا إلى إرسال طلبات HTTP داخل العمليات واستخدام إجراءات أخرى من فئة Premium. لكن العميل لم يشتر تراخيص من فئة Premium لجميع المستخدمين وكان من الضروري الخروج بطريقة ما من هذا الموقف.
وبدلاً من Power Automate ، اخترنا Logic Apps ، حيث كان لدى العميل اشتراك Azure.
تعتبر تطبيقات Power Automate و Logic Apps أخوين توأمين ، لكنهما بالتأكيد لديهما اختلافات كبيرة خاصة بهما عن بعضهما البعض. أهم شيء في Logic Apps هو أن جميع الموصلات المميزة متوفرة في Logic Apps بدون تراخيص إضافية.
ومع ذلك ، هناك تحذير واحد. لا يمكن بدء تشغيل Logic Apps مباشرة عن طريق الزر من PowerApps. ولذا توصلت أنا وزملائي إلى حل بقائمة منفصلة للإجراءات في SharePoint.
جوهر القائمة هو أنه عندما ينقر المستخدم على الزر ، يتم إنشاء عنصر في هذه القائمة بقيم سمات معينة ، والتي نحددها في تطبيق PowerApps نفسه. على سبيل المثال ، كما ترى في لقطة الشاشة هذه ، تحتوي قائمة الإجراءات هذه على حقل ActionType ، وحقل Request ، و ApprovalResult ، والتعليق ، وما إلى ذلك.
في ActionType ، نكتب اسم الإجراء الذي يتم تنفيذه حاليًا ، على سبيل المثال ، الموافقة على صديق ، وتغيير الموعد النهائي ، وإلغاء أحد التطبيقات. نكتب معلومات إضافية في الحقول المتبقية.
وبالفعل عند إنشاء عنصر في هذه القائمة ، نقوم بتشغيل تدفق تطبيقات Logic ، والذي لا يبدأ بواسطة زر ، ولكن بمشغل بسيط. بعد ذلك ، يلتقط مؤشر الترابط قيم الحقل ويقوم بعمله بناءً على قيم الحقل.
ما هي مزايا هذا النهج مع قائمة منهجية من الإجراءات؟ حسنًا ، إلى جانب حقيقة أنه بدونها ، لا يمكن بدء تشغيل Logic Apps بشكل طبيعي؟
- التنفيذ غير المتزامن للإجراءات. هذا يعني أنك لست مضطرًا إلى انتظار بدء سلسلة رسائل أو تنفيذ إجراء قبل مغادرة النموذج. لقد نقرت على الزر وذهبت إلى عملك ، في هذا الوقت يتم إنشاء عنصر في قائمة النظام في الخلفية ويبدأ الموضوع.
- . , , .
- , – Azure Logic Apps
- , «», . ,
- . , , , - . .
تُظهر لقطة الشاشة أدناه جزءًا صغيرًا من نفس سلسلة الرسائل التي يتم تشغيلها عند إنشاء عنصر في قائمة النظام.
كما ترى ، أثناء تنفيذ التدفق ، يتم تحليل حقل ActionType - نوع الإجراء. واعتمادًا على نوع الإجراء ، أي على نوع الزر الذي تم النقر عليه ، يمر التدفق على طول فرع أو آخر ، على سبيل المثال ، يحدد المشاركين ، ويشكل قائمة بعناوين البريد الإلكتروني التي يجب إرسال الرسائل والرسائل إليها إلى برامج الروبوت. يمكن نقل بعض المتغيرات والبيانات إلى كتلة منفصلة في أعلى الدفق ، حتى لا يتم تحديدها في كل فرع في كومة من المرات.
روبوتات الدردشة
بالمناسبة ، حول روبوتات الدردشة. هنا ، تُظهر لقطة الشاشة هذه مثالًا صغيرًا للرسائل التي تصل إلى روبوت الدردشة Microsoft Teams عند استدعاء أحداث مختلفة.
توجد بطاقات منفصلة للموافقة على مرور فترة الاختبار لفترة معينة. في حالتنا ، هناك ثلاث نقاط ، هذا شهر واحد من تاريخ الإصدار ، بعد شهرين وبعد 3 أشهر. في كل نقطة من هذه النقاط الزمنية ، يتم إطلاق سلسلة محادثات خاصة ترسل إلى مدير التوظيف مثل هذه البطاقة في Teams للمدير إما لتأكيد أو رفض الإكمال الناجح لهذه الفترة التجريبية. مع الإشارة إلى التعليقات.
هناك أيضًا بطاقات تحتوي على معلومات مختلفة حول الصديق ، على سبيل المثال ، يتم رفض المشاركة في دور الصديق أو إذا لم يتم تعيين صديق للمبتدئين. بالإضافة إلى ذلك ، يتم إرسال الإخطارات إلى نقاط زمنية مختلفة من الضروري إجراء استطلاع. في حالتنا ، تُظهر لقطة الشاشة بطاقة بها اقتراح لإجراء استطلاع للمبتدئين بنفسه.
استطلاعات الرأي
إذا تحدثنا عن استطلاعات الرأي ، فسيتم تنفيذها على أساس نماذج Microsoft. بشكل عام ، تعد Microsoft Forms خدمة ملائمة بشكل لا يصدق لإنشاء استطلاعات في غضون دقائق.
وكمثال على استطلاعات الرأي - في لقطة الشاشة.
يتم إرسال هذه الاستطلاعات إلى المبتدئ بعد فترة معينة ، على سبيل المثال ، بعد الأسبوع الأول ، بعد الشهر الأول من العمل. أثناء الاستبيان ، يمكنك أن توضح للموظف ما إذا كانت هناك جولة في المكتب ، وكيف تم تزويد مكان العمل ، وكيف تسير الأمور مع المهام ، ومدى وعي الشخص بالمهام التي لديه خلال الفترة التجريبية.
يمكن طلب كل هذا من المبتدئين باستخدام استطلاعات Microsoft Forms. من المهم تلقي التعليقات من الموظف والرد عليها في الوقت المناسب إذا حدث خطأ ما فجأة. بالطبع ، يتم إرسال مثل هذه الاستطلاعات إلى كل من المدير والصديق فيما يتعلق بالمبتدئين نفسه ، حيث من الضروري فهم الصورة الكاملة للموظف.
قوائم المراجعة
بالمناسبة ، عند مناقشة استطلاعات الرأي ، لا يسع المرء إلا أن يتطرق إلى عنصر مهم مثل قوائم المراجعة. نظرًا لأن عملية الإعداد لا تزال عملية ، يمكن ترتيب التحقق من مرور مراحل معينة من الإعداد في شكل قوائم مراجعة ، والتي قد تكون موجودة للمبتدئين والصديق والمدير. في حالتنا ، يتم عمل قوائم التحقق في شكل تطبيق PowerApps ، حيث يمكن لكل مشارك الدخول والتحقق من المربعات التي مر بها في مرحلة زمنية معينة. على سبيل المثال ، يوجد الآن في لقطة الشاشة جزء صغير من قائمة التحقق للمبتدئين ، حيث تحتاج في كل فترة زمنية (الآن في الأسبوع الأول) إلى تحديد المهام التي تم إكمالها من القائمة الرئيسية. بدلاً من ذلك ، يُلاحظ هنا أن الشخص قد بدأ في أداء مهام العمل وحضر نوعًا من الأحداث التمهيدية.
وتظهر لقطة الشاشة هذه جزءًا من قائمة التحقق الخاصة بالصديق. نظرًا لأن الصديق هو الرفيق أولاً وقبل كل شيء ، فإن مهامه هي الرفيق. تحدث خارج المكتب ، وناقش انطباعاتك ، وتهنئتك على المقطع وأشر إلى أي تعليقات إضافية.
بالمناسبة ، نسيت أن أقول أنه لإكمال قائمة التحقق ، يتم منح نقاط معينة ، والتي ستلعب دورًا بعد ذلك.
التقارير
بالطبع ، من الضروري جمع وعرض إحصائيات معينة على أساس قوائم المراجعة. لهذا الغرض ، يتم استخدام أداة تحليلات الأعمال Microsoft Power BI ، بمساعدة التقارير التي تم إنشاؤها على عناصر قائمة التحقق التي تم إكمالها والتي لم يتم إكمالها. يوجد عامل تصفية حسب الموظف بحيث يمكنك على الفور ، في سياق كل منهما ، في هذه الحالة ، معرفة الأصدقاء من فعل ماذا.
نقاط المكافأة لـ Buddy
وبالعودة إلى موضوع قوائم المراجعة وتعبئتها ، أود أن أشير إلى أنه عند إكمال المهام ضمن قوائم المراجعة ، يتم منح الموظفين الأصدقاء نقاط إضافية. هناك نقاط قياسية يتم منحها لإكمال المهام ضمن قوائم المراجعة ، وهناك نقاط إضافية يتم منحها للمهام الفردية التي تم تعيينها خارج النظام. تشكل هذه النقاط تقييم الأصدقاء النهائي في سياق القسم وفي سياق الشركة بأكملها. يمكن تحديد أفضل رفيق. لهذا ، يتم استخدام تدفقات Logic Apps الخاصة ، والتي تعمل وفقًا لجدول زمني ، وتحسب التصنيف بناءً على البيانات من قوائم التحقق.
روبوتات الدردشة مرة أخرى
كما تعلم ، داخل Microsoft Power Platform ، يوجد منتج مثل Power Virtual Agents ، والذي يمكنك من خلاله تخصيص منطق chatbot بسهولة وتطوير مربعات حوار منفصلة لعمليات مختلفة. على سبيل المثال ، في لقطة الشاشة ، يمكنك رؤية منطق حوار الروبوت عند طلب المساعدة 2ndfl. يمكن استدعاء هذا الطلب من قبل أي مستخدم في المؤسسة من خلال روبوت الدردشة. يكفي كتابة عبارة تشغيل رئيسية لبدء مربع حوار ، ثم يقوم الروبوت بطرح الأسئلة المضمنة فيه ، وحفظ الإجابات على المتغيرات ، ثم إرسال الإجابات إلى Power Automate من خلال تدفق يمكنه إنشاء عنصر وإرسال رسالة وتنفيذ مليون عملية أخرى مختلفة.
بشكل عام ، باستخدام chatbot ، يمكنك الجمع بين العديد من العمليات المختلفة في نافذة Microsoft Teams واحدة دون إجبار المستخدم المبتدئ على محاولة فهم مكان وجود خدمة معينة في المؤسسة. يكفي فتح علامة التبويب مع الروبوت وكتابة الرسالة التي تريد القيام بها.
بدلاً من ذلك ، تُظهر لقطة الشاشة أدناه طلبًا للحصول على معلومات حول تسجيل dms. يمكن دمج هذه المعلومات في قاعدة معارف الشركة وسحبها بواسطة الروبوت أثناء التنقل.
بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام الروبوت ، يمكنك إنشاء طلبات لتوفير ، على سبيل المثال ، شهادات ومقتطفات مختلفة ، وإنشاء طلبات لخدمات المكتب وتوفير القرطاسية. وبعد تأكيد الطلب ، تبدأ عملية Power Automate أو Logic Apps تحت الغطاء ، والتي ستنشئ طلبًا لتلبية طلب المستخدم. حسنًا ، يمكن إنشاء الطلبات نفسها بالفعل على بوابة منفصلة لعمليات الأعمال في SharePoint Online.
في المقالات التالية ، سنلقي نظرة على المزيد من السيناريوهات التي يمكن أتمتتها باستخدام Microsoft Power Platform. يوما سعيدا للجميع!