خارطة طريق لإدخال بوابة الشركات Bitrix24 في شركة كبيرة. الأهداف والمراحل والمكان في البنية التحتية

جوهر المقال قصير

غالبًا ما يُنظر إلى Bitrix24 على أنه "مجرد CRM" أو أداة تعقب المهام.

الشركات الكبيرة لها تفاصيلها الخاصة ، فهي بحاجة إلى "نافذة واحدة للوصول إلى الخدمات".

هذه هي بوابة الشركة.

تقدم المقالة خارطة طريق مفصلة للتنفيذ في شركة كبيرة وتوضح تسلسل الخطوات.

المشكلة: التواصل في فريق مكون من 150 شخصًا

كلما زاد عدد الموظفين في الشركة ، كان الأمر أسوأ مع حقل معلومات واحد. يتوقف الناس عن التعرف على بعضهم البعض عن طريق البصر ، ويصبح حل مشكلات العمل أكثر تعقيدًا ، والاتصالات ممزقة.



والسبب في ذلك بسيط - فالإنسان كنوع بيولوجي يعمل بشكل مريح مع 5-10 أصدقاء مقربين ، والحد "النظري" للمعارف هو 150 شخصًا. هذا هو الحجم الأقصى "للقبيلة" البدائية.



في القرن الحادي والعشرين ، أصبح الناس قادرين على حل المشكلات الخطيرة وجمع فرق كبيرة لهذا الغرض. لكن مشاكل علم الأحياء لم تذهب إلى أي مكان - فبدون وسائل خاصة ، سيكون التواصل في مجتمع كبير ضعيفًا.



السيئة بطيئة وغير فعالة وتستهلك الكثير من الورق. لا أحد يحب البيروقراطية ، ولكن دائمًا ما تعاني شركة كبيرة (حتى الشركة الحديثة) من هذا بالضبط - تعقيد تدفق المستندات.



قد يبدو غريبًا أن تقنيات المعلومات الحديثة تضيف مشاكل. "المستودع" له برنامجه الخاص ، "البائعون" لديهم برنامجهم الخاص ، المحللون يعملون في Excel ، الطريقة الرئيسية للتبادل هي البريد الإلكتروني والمحادثات.



كل هذا يؤدي إلى انخفاض في الكفاءة. المفارقة: في القرن الحادي والعشرين ، يعمل فريق مكون من ثلاثة أشخاص لكل موظف بشكل أكثر كفاءة بعدة مرات من "مبنى مكتبي" يضم 3000 متخصص.



ولكن يجب أن يكون العكس هو الصحيح: يساعد توحيد الشركة في تقسيم العمل ويجب أن ينقذ الأشخاص في العمليات غير الأساسية. يمكن للجميع التركيز على أنفسهم.



ما هي المشكلة؟ أين هو عنق الزجاجة في المكتب الحديث؟ الكثير من المعلومات والأشخاص و "البرامج". غير قادر على التركيز على مجال عملك عند استبدال لوحة المفاتيح يتطلب مذكرة.

الحل: بوابة الشركة - عدد أقل من "البرامج" لموظف واحد

يجب أن يكون Bitrix24 "نافذة واحدة" للوصول إلى معلومات وخدمات الشركة. تقلل بوابة إنترانت الشركة عدد "البرامج" التي يعمل فيها كل شخص.



توضح المقالة كيفية القيام بذلك ، وما تحتاج إلى إعداده في كل مرحلة. سوف تتلقى خريطة طريق مفصلة لمثل هذا التنفيذ الشامل.



يتكون التنفيذ من خمس مراحل ، كل منها بخمس خطوات. كل شركة لها خصائصها الخاصة ، ولكن المنطق العام لتنفيذ وتكوين Bitrix24 يجب أن يكون هو نفسه تمامًا.



الكتل مترابطة ، ولكن من السهل فصلها. إذا كانت كتلة معينة غير مناسبة لشركتك ، فاستبعدها من خطة التنفيذ ، فلن يتأثر الباقي.

ما هي الشركات التي تناسب سيناريو التنفيذ هذا؟

السيناريو مناسب لشركات التصنيع والتشييد والخدمات من 150 إلى 3000 شخص ، حيث يوجد 3 أو أكثر من مستويات التسلسل الهرمي والإدارات والفروع.

المرحلة 1 "الإعداد الأولي. دعوة الموظفين "

يمكنك أن تقود حصانًا إلى مكان للري ، لكن لا يمكنك أن تجعله يشرب.

الهدف من المرحلة الأولى هو توفير الحد الأدنى من مجموعة الخدمات القابلة للتطبيق بحيث يمكن للموظفين البدء في استخدام النظام.



في هذه المرحلة ، يتم تحميل الهيكل التنظيمي والمعلومات الأساسية حول الشركة والموظفين ، ويتم تقديم الخدمات المفيدة الأولى.



من المهم أن يسعد الأشخاص في الشركة بتلقي دعوة إلى بوابة إنترانت Bitrix24 بحيث تكون هناك معلومات محدثة وخدمات مفيدة. بحاجة الى "حلوى". كل شركة لها خاصتها.



مثال على الصفحة الرئيسية لبوابة إلكترونية لمؤسسة كبيرة (تظهر واجهة مدير الموارد البشرية):

أسئلة

إذا كنت مدير المشروع لإنشاء بوابة إنترانت داخلية ، لتحقيق النجاح في المرحلة الأولى ، ستحتاج إلى الإجابة على الأسئلة التالية:

1. ما هو نظام البرمجيات الذي يخزن حاليًا معلومات محدثة عن الهيكل التنظيمي للشركة: الأقسام والأقسام والمديرين؟
   
   الاستجابات النموذجية:
   
   - MS Active Directory.
   
   - 1C: إدارة الرواتب وشؤون الموظفين ؛
   
   - لا مكان (في هذه الحالة ، تصبح Bitrix24 "نقطة الحقيقة" حول الهيكل).
   
   
   
   الإجابات التي ستجعل المرحلة الأولى أطول:
   
   - هيكل الأقسام في م ، والمواقع وتكوين الأقسام في ZUP.
   
   - لدينا عدة "مجالات" ونسخ من ZUP ؛
   
   - يتم تخزين حقوق وصول الموظف في نظام طرف ثالث ؛
   
   - كل شيء معقد ، تحتاج إلى تبادل في الوقت الفعلي.
   
   
2. أين يتم تخزين المعلومات الرسمية للشركة الآن؟ من سيعد منشوراتها؟
   
   
3. هل الوظائف الشاغرة منظمة رقميا؟ هل يوجد برنامج متخصص أو حساب شخصي في موقع العمل؟ كم مرة تظهر الوظائف الشاغرة الجديدة؟ هل تحتاج إلى نشر تلقائي للوظائف الشاغرة في البوابة؟
   
   
4. ما "اللطيف" الذي يمكننا تقديمه للموظفين في المرحلة الأولى؟ متغيرات الإجابة:
   
   - قائمة أقرب مقهى أو مقصف شركة
   
   - دليل بأرقام الهواتف وأعياد الميلاد
   
   - لأتمتة العملية "المؤلمة" (حتى من المرحلة التالية).
   
   

مصادر

لكي تنجح المرحلة الأولى ، تحتاج إلى المشاركة

1. منفذ Bitrix24 المختصة مع كفاءات التكامل. يعد اختيار الترخيص وتركيب نظام وإنشاء رؤية مشتركة مع قادة المشروع في الشركة أساس النجاح.
   
   
2. متخصصو تكنولوجيا المعلومات. سيتم احتساب التكوين وعدد الخوادم للحمل المطلوب (القرص ، عدد المستخدمين ، مهام الحوسبة ، عمليات الدمج) من قبل الشركة المنفذة.
   
   
3. أقسام الموارد البشرية والتسويق والعلاقات العامة لتوفير المعلومات.
   
   

مخطط جانت للمرحلة الأولى من التنفيذ

ماذا سيكون جاهزا بعد نهاية المرحلة الاولى:

1. يتم استيراد المخطط التنظيمي ، ويتم تحديثه تلقائيًا عند حدوث تغييرات في الأنظمة الرئيسية.
2. يقوم الموظفون بتسجيل الدخول إلى بوابة الإنترانت باستخدام كلمة مرور لمجال واحد (أو كلمة مرور منفصلة).
3. جميع المعلومات الرسمية المطلوبة من قبل الموظفين متاحة.
4. تتوفر تحديثات الحياة غير الرسمية وأحداث الشركات والإعلانات.
5. الأوامر والأوامر والأخبار والأحداث معروفة للموظفين من مصدر واحد.
6. , .
7. , “” .

1. 
   
   
2. 24
   
   
3. Bitrix24 Active Directory.
   
   

2 “ ”

.

في المرحلة الثانية ، مهمتنا هي "بدء الحياة" داخل بوابة الشركة. إذا قدمنا ​​في المرحلة الأولى كلمة "حلوى" لتسهيل البدء ، فسيتم في المرحلة الثانية إطلاق العديد من الأقسام المفيدة دفعة واحدة.



المرحلة الثانية هي المفتاح. الآن سيتمكن الموظف من حل مشروعه ومهامه التنظيمية في Bitrix24 كل يوم.

مثال على صفحة الموظف الجديد

أسئلة

بالنسبة للمرحلة الثانية ، ستحتاج إلى جمع المتطلبات لإعداد الكثير من المعلومات:

قاعدة المعرفة.

1. كيف يتم تقديم قاعدة بيانات الشركة؟ على سبيل المثال:
2. هل تحتاج إلى تقسيم الوصول إلى قاعدة المعرفة (حسب المسمى الوظيفي أو القسم)؟

ادارة مشروع.

1. ما هي الأنظمة المستخدمة في الشركة لإدارة المشاريع؟
   
   - PlanFix / Jira / Youtrack / Redmine / MS Project / برامج خاصة؟
   
   
2. ? (, “ 24”?)
   
   — , 24
   
   — , 24 . “ 24, ” “ 24”
   
   
3. ? :
   
   —
   
   —
   
   —
   
   — : , , ,
   
   , 24 , MS Project.
   
   
4. , ? ?
   
   

. .

1. 1: ? ?
   
   – “ ”
   
   
2. 3-5 HR-?
   
   

.

1. “”? ? ? ? ?
   
   
2. (- -) ? ?
   
   
3. - ?
   
   
4. - 24?
   
   — , 24 -
   
   — , 24 . “ 24 ”.
   
   
5. ما هي العمليات في المكتب التي غالبًا ما يتم تكرارها وغير فعالة؟ على سبيل المثال ، كيف تبدو رحلة العمل في الحياة؟

تدفق ثيقة

1. ما هي أنظمة إدارة الوثائق المطبقة في الشركة؟ هل أنت راضٍ عنهم؟ ما مقدار سير العمل المطلوب الذي تغطيه هذه الأنظمة؟
   
   
   
   ما هي المستندات التي يجب الاتفاق عليها بسرعة على طول المسارات البسيطة (بالنسبة لهم ، سيتم تكوين العمليات التجارية بواسطة Bitrix24)؟ أمثلة:
   
   - طلبات الدفع مع الإيداع في تقويم الدفع.
   
   - مساعدة؛
   
   - عروض تجارية.
   
   
2. ? , , ? ( “ 10” – - 24 ).
   
   7.0.97-2016 , , ?
   
   ( – 1: 24).
   
   

1. .
2. .
4. تلقت الإدارة أدوات للرقابة الشفافة على العمليات المختلفة وصورة لتوظيف الخدمات.

روابط ذات علاقة

1. خدمة النافذة الواحدة Bitrix24
   
   
2. كيفية تنظيم تدفق المستندات في Bitrix24؟ 6 مهام و 4 طرق لحلها
   
   
3. منهجية تطوير طرق الموافقة على الوثائق في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية
   
   
4. إدارة المشروع النموذجية
   
   
5. طلبات الخدمة والدعم الفني على Bitrix24
   
   

المرحلة الثانية هي المرحلة الرئيسية في المشروع. كقاعدة عامة ، هذا هو بالضبط سبب رغبة الشركة في تنفيذ بوابة إنترانت تعمل. لكن هناك الكثير من الأسئلة حول هذا الموضوع.

المرحلة 3 "راحة الموظف". مهام الموارد البشرية

- وقبلة؟

المهمة الرئيسية بعد بدء جميع العمليات الرئيسية في Bitrix24 هي سعادة الموظفين والناس. نمت الشركة ونمت معها شبكة إنترانت. إنه عالم كامل للفرز. أنت بحاجة إلى جعل الناس "سهلين".

أسئلة قبل المرحلة الثالثة "سعادة الموظف ووظيفة الموارد البشرية"

1. ? ? :
   
   — , “ ”?
   
   — ?
   
   — “ ” ?
   
   
2. ? :
   
   — , ;
   
   — , .
   
   
3. “ ”? Learning Management System?
   
   — , iSpring Moodle;
   
   — , .
   
   “, ”, 24 “ ”. .
   
   
4. , ? KPI?
   
   
5. OKR (Objectives and Key Results « ») ?
   
   
6. OKR KPI?
   
   
7. HR- ?
   
   
8. ?
   
   
9. , , , ?
   
   ,
   
   
10. ? ?
    
    

:

1. .
2. .
3. - .
4. KPI , OKR ( , ).
5. ,
6. 24 .

1. HR 24
2. Bitrix24 كبوابة للموارد البشرية ومركز تطوير الموظفين وجامعة الشركات
3. مثال على جمع مؤشرات الأداء الرئيسية للموظف حول سرعة العمل في CRM
   
   
4. تقارير أداء خاصة
   
   
5. Chatbot للبحث السريع عن المستندات

المرحلة الثالثة هي جلب الفرح للعمل. إنه مهم جدًا لمستقبل الشركة ومناخها الداخلي. عندما يكون التعامل مع الموارد البشرية أسهل ، يبتسم الموظفون كثيرًا. انه مهم.

المرحلة 4 "المبيعات"

المال هو دماء الأعمال.

البيع للعملاء هو قضية أساسية لجميع الشركات التجارية. عند إنشاء بوابة إنترانت لشركة كبيرة ، لا يظهر موضوع المبيعات على الفور.



لماذا ا؟ بعد كل شيء ، يتم وضع Bitrix24 كنظام CRM ، كأداة مبيعات؟ هناك العديد من الأدوات الجاهزة للعمل مع العملاء: الخطوط المفتوحة ، المبيعات في المحادثات ، تحليلات احتمالية التجارة ..؟



أولاً ، لدى الشركة المكونة من 150 شخصًا عمليات مبيعات وخدمة عملاء دائمًا. قد لا تكون مثالية ، لكنها كذلك. المبيعات ليست هي الألم الرئيسي ، وهذا ليس سبب تقديم البوابة.



ثانيًا ، غالبًا ما تكون هذه العمليات معقدة للغاية. أنواع كثيرة من العقود ، أسعار الجملة ، المدفوعات المؤجلة ، مبيعات المشاريع ، المطالبات. Bitrix24 CRM غير مناسب لهذا خارج الصندوق.



نحن بحاجة إلى تكييف CRM مع عمليات شركة كبيرة ووحدة إدارة تاجر وتقارير إدارية ومراقبة حسابات القبض وتحليلات عمل موظفي قسم المبيعات.



هذا هو بالضبط ما تم القيام به في المرحلة 4 "المبيعات".

أسئلة قبل تنفيذ المرحلة الرابعة من B24 في شركة كبيرة "مبيعات"

1. كيف يتم تحويل عمليات المبيعات وخدمة العملاء في الشركة إلى صيغة رقمية الآن؟ هل يوجد CRM وتسجيل لطلبات العملاء وتحليلات المبيعات في سياق القنوات الإعلانية؟
2. - إذا كانت الإجابة بنعم ، فهل يعتبر قسم مبيعات Bitrix24 أن Bitrix24 منصة جديدة؟
3. ما هي الميزات المحاسبية للعمل مع العملاء في المؤسسة الآن؟ على سبيل المثال ، "حيازة هياكل العميل" ، في حين أنه ، في الواقع ، يمكن أن يكون هناك العديد من العملاء في عميل واحد:
   
   - الكيانات القانونية
   
   - فواتير الدفع
   
   - جهات الاتصال
   
   - المرسل إليهم
   
   
4. ( )?
5. ? , :
   
   — ,
   
   — (, , , )
   
   — -
   
   —
   
   — ,
6. ( ) , ?
   
   
   
   24 ? :
   
   — 1:
   
   — Microsoft Power BI
   
   — MS Dynamics
   
   — , CRM 24
7. , -?
8. ( )? , , ?
   
   

:

1. CRM 24 .
2. .
3. - .
4. .
5. -.

• -
  
  
• 24
• . .
  
  
• CRM
  
  
• CRM.

تشمل المرحلة الرابعة خدمة المبيعات والتجار في مجال معلومات واحد للشركة. هذه خطوة أخرى نحو حل مهمة رئيسية: هناك عدد أقل من البرامج ، والمزيد من الابتسامات ، والإدارة أكثر وضوحًا.

المرحلة 5. الحسابات الشخصية

حساب شخصي للجميع!

الحسابات الشخصية عبر الإنترنت لحل مشاكل العمل الخاصة تكمل التطبيقات الخمسة الكبرى. هذه المكاتب تربط الموظفين والمديرين والعملاء والتجار في حقل معلومات واحد.



تتكامل الحسابات الشخصية مع العمليات التجارية للشركة وتجعل العمل بشكل عام أسرع وأفضل.

أسئلة قبل تنفيذ المرحلة الخامسة من B24 في شركة كبيرة "الحسابات الشخصية"

ترتبط وظائف كل خزانة بعمليات الشركة. لدى الشركة دائمًا مواصفات وميزات يجب مراعاتها عند التنفيذ. على سبيل المثال ، تسلسل بدء التشغيل أو ميزات العمليات في LC.



يجب على مدير المشروع اختيار 3-5 أنواع من مستخدمي الأعمال أو الشركاء ، والعمل معهم أكثر من "يضر": البيروقراطية ، المشاكل ، الشكاوى ، السرعة المنخفضة والكفاءة.



هل تحتاج إلى فهم كيفية تنفيذ العمليات الآن؟ ما هي الحسابات الشخصية المطلوبة؟

النتائج المتوقعة لمرحلة إطلاق الحسابات الشخصية:

1. يتم دمج الاتصالات مع "العالم الخارجي" في بوابة الإنترانت: التجار والمقاولون والعملاء.
2. تغطي عمليات الأعمال الخاصة ببوابة الإنترانت الشركة بأكملها.
3. من السهل على المديرين التنفيذيين تتبع التعامل مع الشكاوى والتجار والمتخصصين.
4. زادت سرعة الاتصالات في جميع الاتجاهات بسبب الحسابات الشخصية المريحة.
5. المقاولون والتجار والشركاء والموظفون يقولون "شكرًا لك ، هذا جيد".

روابط حول موضوع "الحسابات الشخصية"

1. أفضل مشروع على الإنترنت للترويج لمصنع في البيع بالتجزئة 2018
2. 17+ وظائف لمتجر B2B بالجملة عبر الإنترنت. أمثلة على الواجهات
3. الحساب الشخصي لعميل EVRAZ
4. معالجة المطالبات في حسابك الشخصي

تشمل المرحلة الخامسة متخصصين وشركاء ومقاولين في مجال معلوماتي واحد للشركة. قامت الشركة بحل مشكلة رقمنة أنشطتها.

النسخة الكاملة من خارطة الطريق

لا يسمح Habr بإدخال الرمز من iframe ، لذا فإن الخريطة متاحة عبر الرابط .

مجموع

يسمح تنفيذ بوابة الإنترانت في شركة كبيرة بما يلي:

• تقليل عدد التبديل بين برامج الموظفين المختلفة ؛
• تقليل الأعمال الورقية
• خلق بيئة معلومات موحدة ؛
• زيادة الكفاءة في جميع مجالات العمل من خلال التكامل مع برامج الشركة ؛
• لجعل الموظفين والمديرين والقادة في الشركة أكثر سعادة.

خارطة الطريق الموضحة في المقالة هي الأساس لمشروع تنفيذ محدد. استخدمه!