ما هي الصفقة الكبيرة؟
ربما لا شيء بالنسبة للبعض. لكن واجهتنا مشكلة. نحن منخرطون في بناء وأتمتة أنظمة المبيعات ، وتنفيذ CRM ، وإنشاء بنية أساسية سحابية للأعمال. بالإضافة إلى أقسام التطوير والإنتاج ، غالبًا ما تشمل مشاريع العملاء المسوقين والبائعين والمحاسبين والموظفين الآخرين. وبدأنا نفكر في كيفية تنظيم عملية إدارة مشروع فعالة.
إذا تم تنظيم عملية التطوير والإنتاج في نظام أساسي مثل Jira أو GitLab ، فلا أحد باستثناء التطوير يفهم ما هو . لتوصيل موظف من جهة خارجية بالمشروع ، تحتاج إلى مقابلته ، وشرح السياق ، وإصلاح المهمة في مكان ما ، ثم مراقبة مستوى الاستعداد في محادثات العمل ، والحصول على النتيجة من خلال الدردشة ، وإضافتها إلى Jira. وهكذا في كل مرة.
التنمية معزولة عن الأقسام الأخرى في الشركة ، فهم لا يعرفون كيف يجذبوننا ، ولا نعرف ما إذا كانوا بحاجة إلى مشاركتنا.
قبل عامين اكتشفنا منصة Asana. في هذا المقال أريد أن أخبركم كيف نظمنا عملية إدارة التطوير والإنتاج بحيث:
- عملت الشركة بأكملها في نظام بيئي واحد ،
- كل شخص لديه وظائف كافية ،
- كان من الممكن تقدير تكلفة كل مشروع بالساعات والمال ،
- كان العمل مع العملاء طويل الأجل: ليس في إطار مهمة واحدة ، ولكن في إطار مشروع بأكمله مع تراكم مستمر للأفكار.
قليلا عن التعرف على أسانا
قضيت 10 سنوات في البحث عن برنامج مناسب لإدارة المشاريع. لم يجتاز Trello و Jira و Planfix و Megaplan و Bitrix24 وعشرات من متتبعات المهام الأخرى اختبار القوة. ثم وجدت أسانا. وقد نجح كل شيء.
في رأينا ، إنه النظام الأساسي الأفضل والأسرع نموًا لإدارة المهام والمشاريع. اليوم Asana هي الشركة الرائدة عالميًا في الشعبية ورضا المستخدم. يتضح هذا من خلال الرسم البياني لتصنيف g2.
نحن معجبون بـ Asana ، حتى أننا حصلنا على شهادة لنكون قادرين على تنفيذه للعملاء.
سوف أصف بإيجاز العملية من البيع إلى تنفيذ المشروع
نظرًا لأننا نبيع خدمات تكنولوجيا المعلومات ، فإن مسار التحويل لدينا طويل جدًا ، وفي النهاية يدخل في قسم الإنتاج وفي بعض الأحيان قسم التطوير.
يقوم قسم المبيعات بإجراء عمليات التلاعب القياسية: التدقيق ، الموافقة على العرض التجاري ، توقيع الاتفاقية ، نقل المعاملة إلى الإنتاج. قد لا يقبل الإنتاج العقد: يجب أن يشير بالضرورة إلى الميزانية ، وتاريخ النقل إلى الإنتاج ، والوقت المقدر لتنفيذ المشروع.
بفضل الجمع بين amoCRM + Asana ، عندما يتم نقل المعاملة من قسم المبيعات إلى الإنتاج والعكس صحيح ، لا يتم مقاطعة العمل في أي مكان. يشار إلى منطقة مسؤولية قسم المبيعات باللون الأزرق ، منطقة مسؤولية قسم الإنتاج ، باللون الوردي لقسم التطوير.
من المهم ألا يشارك قسم التطوير ، على عكس قسم المشروع ، في كل مشروع. في بعض الأحيان لا يتطلب إعداد النظام حلولاً مخصصة.
لذلك ، عندما قبل المدير المشروع في الإنتاج ، ينتقل مدير المبيعات بنقرة واحدة إلى Asana (لقطة شاشة). من amoCRM ، يتم إنشاء المشروع تلقائيًا في Asana.
مهمة (مهمة) مع خريطة المشروع ، يتم إنشاء العروض التجارية تلقائيًا على اللوحة العامة لمشاريع العملاء. يتم عرض جميع العملاء الذين هم حاليًا في مرحلة الإنتاج هنا. هنا يتم تعيين مدير مسؤول ، ويتم تحديد المواعيد النهائية ، ويتم تحديد نوع العمل ، ويتم تغيير حالات المهام.
يمكن للمدير بدء أي من عمليات الأعمال التلقائية المقترحة في مهمة:
- البحث عن / إنشاء مشروع العميل + إرفاق مهمة هناك
- املأ المهمة بمعلومات عن الصفقة
- قم بإنشاء صفقة من المهمة الحالية
المشروع مليء بجميع البيانات المحددة في amoCRM. اعتمادًا على نوع الخدمات ، يتم إنشاء مجموعة من المهام الفرعية على الفور لتنفيذ مجموعات العمل ذات الصلة. كل ما تبقى لمدير المشروع هو تحليل المهام التفصيلية وتعيين الأشخاص المسؤولين والمواعيد النهائية.
يساعدك هذا المنتدى على تنفيذ مشاريع جديدة. لكن من غير الملائم التحكم في الأوضاع الحالية ووجود المشاريع في منطقة الخطر عليها.
كيف نقوم بتجميع مهام العميل ومشاريعه
من اللوحة العامة لجميع المشاريع ، يضيف المدير المشروع إلى 3 لوحات أخرى:
- لوحة العميل الشخصية ؛
- مجموعة من العملاء النشطين ؛
- محفظة مدير.
لنكتشف لماذا نحتاج إلى كل من الكيانات.
في لقطة الشاشة يمكنك رؤية اللوحة الشخصية للعميل.
لماذا هذا المنتدى؟
كنا نفكر في المهام. أكملت المهمة ، وذهبت للقيام بمهمة أخرى. اتضح أننا نقوم بالضبط بكمية العمل التي طلبها العميل. لكننا أردنا بناء علاقات طويلة الأمد ، لذلك انتقلنا من العمل مع المهام إلى العمل مع العملاء.
نتأكد من كتابة جميع الأفكار من أجل التحسينات للعميل. حتى لو كانت فكرة طرحها العميل في الهواء عن طريق الخطأ ، فإننا نصلحها وننهيها. هذه هي الطريقة التي يتم بها تشكيل المهام المتراكمة ، لا ينتهي العمل مع العميل.
ماذا يوجد في هذا المنتدى؟
ترتبط أسانا لدينا بالعديد من الخدمات:
- نظام CRM (للتفاعل مع قسم المبيعات) ،
- TimeDoctor (لتتبع الوقت) ،
- ERP- ( ).
لقد أضفنا لوحة تحكم سريعة في الموارد إلى Asana. تحوم فوق اللوحة فوق المهمة وترى من ومقدار العمل في المهمة ، والمكافأة التي حصلوا عليها.
يتم تقدير عمل قسم الإنتاج بالساعة ، لذلك كان من المهم بالنسبة لنا أن نتتبع بدقة مقدار الوقت الذي يستغرقه كل موظف لحل مشاكل العميل.
ما فائدة استخدام السبورة؟
نتيجة لذلك ، في نظام ERP ، نرى تقرير المشروع . حالة المعاملة والمشاركين في المشروع وميزانية المشروع وساعات العمل والمواعيد النهائية.
يمكننا التنبؤ بتكلفة مشاريع التطوير المماثلة ، ويصبح حساب مؤشرات الأداء الرئيسية شفافًا تمامًا ولا يوجد مجال للوهم بأن التطوير يستغرق بضع ساعات فقط. إذا لزم الأمر ، لدينا دائمًا واجهة يمكننا إظهارها للعميل لإعداد التقارير.
حقائب أسانا
تم تنفيذ هذه الوظيفة في Asana لفترة طويلة. لكننا لم نقدر ذلك على الفور. في البداية ، جمعنا للتو جميع مشاريع مديرينا في محافظ. اتضح أنه خلال عمله في الشركة ، عمل Denis Kiselev مع 61 عميلًا.
من الممتع معرفة ذلك ، ولكن ليس كافيًا لتبرير الوقت الذي يستغرقه الجمع. وسجلنا على المحافظ. تغير كل شيء عندما قارننا المشروع في Asana بصفقة واحدة في نظام CRM.
في السابق ، اشترك المدير في جميع المشاريع وتلقى إشعارات بجميع التغييرات في صندوق الوارد (موجز الإعلام). في كل تحديث للحالة ، تم عرض تعليق جديد في الخلاصة ، بدءًا من الأحدث. يوم الإثنين ، جلس القائد وأجرى مهام البريد الوارد بالتتابع. كانت الأولويات غير واردة ، وفي بعض الأحيان لم تصل المهام المهمة إلى أيديهم.
الآن هناك محفظة الموظفين ومحفظة إدارة المشروع. في الأول ، يدير المدير مشاريعه ، والثاني يمنح المدير وظائف التحكم لعبء العمل الحالي لجميع الموظفين.
محفظة قسم المشروع
في لقطة الشاشة ، يمكنك رؤية المشاريع مرتبة حسب الموظفين.
مرة واحدة في الأسبوع ، يقوم مدير المشروع بتحديث حالة كل مشروع. يكتب ما تم إنجازه الأسبوع الماضي وما هو مخطط له في اليوم التالي. تحدد واحدة من ثلاث علامات: تحت السيطرة ، في خطر ، هناك مشاكل.
يمكن للمدير أن يقيم بسرعة:
- الحجم الحالي للعملاء في قسم التصميم ،
- عدد المشاريع في العمل لكل مدير ،
- عدد المهام المتأخرة حسب المشاريع ،
- وجود المشاكل والحاجة للانخراط في المشاريع ،
- المواعيد النهائية للمشروع والوقت المستغرق ومرحلة التحويل وأولوية المشروع.
تساعدنا الحقائب أيضًا في إعداد التقارير. بعد تحديث حالة المشروع ، يتم إرسال التقرير عن العمل المكتمل والمخطط تلقائيًا إلى الدردشة مع العميل.
محفظة الموظفين
حتى رئيس قسم المشروع لديه محفظته الخاصة. إذا تخلى ، pah-pah-pah ، عن سلطاته ، فسيرى الشخص الجديد جميع المشاريع الخاضعة للرقابة التي يجب عليه متابعة تتبعها.
كما أعرب الموظفون المباشرون عن تقديرهم لراحة جدولة أعباء عمل المحفظة. في علامة التبويب "التحميل" ، يحلل Asana حجم المهام مع مراعاة المواعيد النهائية ويحذر ما إذا كان الموظف قد خطط لقدر لا يطاق من المهام. يمكنك تغيير المواعيد النهائية وتعديل التفاصيل دون مغادرة علامة التبويب هذه.
إصلاح الأخطاء والتطوير المخصص
فريق منفصل مسؤول عن تطويرنا. في إطار العملية التجارية ، يتلقى المهام نوعين:
- خلل برمجي،
- تطور جديد.
يتم فحص الأخطاء وتقييمها من حيث الأهمية وتقديمها إلى خدمة الدعم الفني.
تأتي مهام التطوير إما من تراكم المنتجات الداخلية للشركة ، أو من مدير المشروع ، إذا طلب ذلك من العميل.
تبدو عملية التطوير بشكل عام هكذا.
ضربت المهام مجلس التطوير في Asana. ها هي ذا.
يحدد مدير المهام النوع "Bug" أو "Feature" ، ويحدد درجة الأهمية ، ويشير إلى العميل ، والإدارات الداخلية للشركة التي تتأثر بالمهمة. عندما تفي المهمة بجميع متطلبات اللوائح الداخلية ، ينقر المرسل على رمز صاعقة البرق في الشريط العلوي أعلى المهمة ويبدأ عملية الأعمال التلقائية "التقييم في التطوير".
يتلقى رئيس قسم التطوير إشعارًا حول مهمة جديدة للتقييم ، ويتم نقل المهمة نفسها إلى لوحة منفصلة تحمل نفس الاسم طوال مدة التقييم.
بعد التقييم ، يقوم المدير بنقل المهمة إلى السباق المطابق لشهر الإكمال المخطط له. تكون المهام دائمًا على لوحات متعددة في نفس الوقت:
- على السبورة الشخصية لمدير المشروع ،
- على لوحة الدعم الفني ،
- على لوحة التطوير.
يمكن لجميع المشاركين والموظفين الذين يتحكمون في المهمة رؤية تقدم المهمة وتلقي الإعلامات وإجراء المناقشات مباشرةً في التعليقات على المهمة. عند اكتمال المهمة ، "يأخذ" مدير المشروع أو أخصائي الدعم الفني المسؤول هذه المهمة إلى جانبهم لمواصلة العمل في المشروع.
ماذا حدث عندما أعدنا أقسام التطوير والإنتاج إلى بيئة واحدة مع الفريق؟
أولاً ، أصبحت مشاريع العملاء طويلة الأمد. نظرًا للتراكم الذي يتم تحديثه باستمرار ، فقد زاد متوسط الشيك.
ثانيًا ، تحسنت جودة المشاريع بشكل كبير ، حيث يمكن لقسم التطوير في أي وقت طرح سؤال على التسويق والمبيعات والمحاسبة ، إلخ. لقد أتيحت لنا الفرصة لربط كفاءات الفريق اللازمة في الوقت المحدد وتقديم حلول بمستوى مختلف تمامًا.
ثالثًا ، حصل الموظفون والمديرون والعملاء على شفافية كاملة في المهام المخطط لها والمكتملة. لقد تعلمنا إدارة المشاريع ، وأدركنا أن هذه عملية فنية تمامًا يمكن من خلالها القضاء على العامل البشري بالكامل تقريبًا.
الرابعةأصبح الفريق أكثر تماسكًا. في السابق ، كان لدى الموظفين فكرة قليلة عما تفعله أقسام التطوير والإنتاج الأسطورية.
الآن ، رؤية عملية التطوير والتكوين الفني للأنظمة:
- يجد قسم المبيعات أفكارًا وإلهامًا في كيفية البيع ،
- يأخذ المسوقون بانتظام محتوى مفيدًا للمنشورات والمقالات والمواضع ونسخ الإعلانات ،
- يقوم المديرون بتحليل احتياجات وسلوك العملاء ، وتعديل الاستراتيجية.
والنتيجة هي تحول مربح للجانبين ، حيث فزنا نحن وعملائنا وشركاؤنا. سأكون سعيدًا إذا شاركت رأيك في التعليقات: هل كان هناك أي شيء مفيد في مقالتي وما هي طرق إدارة المشروع التي تستخدمها في التطوير!